檔案源于基礎管理服務于基礎管理探究與回顧

[摘 要]根據湖北省教委部署：“遵照國家教委的有關規定，經評估小組研究決定：合格學校參加1992年全省開展的普通中等專業學校辦學水平評估；基本合格學校要做好準備，于1993年接受省里抽查；暫緩通過的學校，省里將于1994年組織復評。”在該文件精神鼓舞下，我校立即著手準備，在92年初評為“基本合格”的基礎上，進一步彌補以往評估的不足方面，加大“硬件”建設力度。“舉全校之力”，采取一手抓“硬”，一手抓“軟”和軟、硬結合的辦學模式，經過全體師生員工共同努力，奮力拼博，終于在1995年5月被省教委以“鄂教職（1995）009號”文件確定我校為“合格學校”。實現了多年的夢想。

[關鍵詞]檔案；管理

一、方法、步驟

1994年，是學校迎接省教委“合格評估”的關鍵年。為達此目的，全校上下齊心協力，“軟件”“硬件”一齊上。按照學校評估領導小組統一部署，作為學校管理工作載體的“檔案”資料收集工作，于當年下學期正式拉開序幕。開始了它在評估工作過程中施展威力的先行之旅。俗話說：“兵馬未動，糧草先行”。9月一開學，我們的“檔案資料收集整理組”迅即投入了工作。

根據安排，我被分配的主要任務是：“合格評估指標體系”中的兩大塊。即：M4思想政治工作與M6行政管理。歷經整整一個月，盡管天氣熱、時間短、工作量大，但在校評估領導小組的精心策劃下，經個人奮發努力，終于完成任務，達到預期的目的和效果。

在收集、整理資料過程中，我的具體做法：一是根據省評估條件的內涵及標準編寫資料收集范圍和提綱；二是針對評估內涵及標準草擬篇目；三是邊收集邊整理邊“微調”。即先將所有資料籠統收下，然后逐份翻閱，視材料內容取舍、分門別類；四是精心篩選，去粗取精，去偽存真，確立主體材料，相關材料次之；五是力求材料完整，編排有序，保持事件的內在聯系，使之縱不斷線，橫不缺項，縱橫交錯，富有規律。為此，我采取的靈活有效的收集整理方法是，確立工作重點，具體在“廣”、“精”、“準”、“全”四個字上下功夫：

所謂“廣”，即“廣泛收集”。除了在學校指定的部門收集資料外，還在其它的部門或個人手中搜集和索取；

所謂“精”，即“精心篩選”。對所收集來的資料一一過目，不漏一份，全文通讀，弄清含意，分清主次。對主要資料與相關資料收藏，無用資料棄之或作備用；

所謂“準”，即“準確歸類”。根據評估內涵及標準體系的條目，將所收資料按類分裝，逐一“對號入座”，避免材料欠缺或堆砌，做到不重不漏，為準確歸類奠定基礎；

所謂“全”，也就是“材料齊全”。收集的資料完整無缺項，使資料既能為評估內涵及標準體系服務，又能客觀地反映學校各項基礎管理工作，一切由資料說話。資料就是最好的“憑證”。

二、成績、收獲

在學校評估資料收集整理工作接近尾聲時，根據學校要求，本人對自己一個月來的工作情況進行了總結與統計，具體數據如下：

1、各類文字資料3076份，經篩選整理后立卷歸檔2500份；

2、各類表冊15種，計496份；

3、繪制各類圖、表18份；

4、打印、復印各類文字材料、圖、表、證書等79份；

5、組卷、裝訂成冊25卷。

鑒于上述資料，完全滿足我合格評估指標體系”M4”和”M6”的標準要求。這兩個一級評估指標體系的檔案資料組卷情況如下：

2、按評估內涵及標準要求，經測算：10個三級指標中，有8個被學校自評為A等、2個為B等。一級指標M4占總分7.6分、M6占總分13.9分，分別比原來（學校初評為基本合格時）增加0.2分和1.02分。

三、認識、體會

眾所周知，中專學校“合格評估”是國家實施中專教育的一項重大戰略部署。其標準之高，要求之嚴，大概與“企業升級”相類似。據省教育部門的統計：1991年全省131所中專學校申請復評，經各校自評、專家小組復評、省評估領導小組復核、審定，最后評估結果為：合格學校67所、基本合格37所、暫緩通過27所。這就充分表明，要成為一所合格的中專學校，并非輕而易舉，非下大力不可。

我認為：學校的評估是關系到學校生死存亡的頭等大事，是重中之重。我校如果沒有各項“硬件”和各項“軟件”建設，沒有基礎管理工作，又哪來學校基礎檔案？沒有基礎檔案資料，又何以能通過合格評估？

通過評估，我更深刻地體會到：檔案是歷史的真實記錄，只有檔案才能全面地真實地反映學校的客觀事實，揭示事物的本質規律。

作者簡介：姜輝，男，籍貫湖北 州，1956年10月出生，初級職稱，檔案研究方向。