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檔案源于基礎管理服務于基礎管理探究與回顧

2015-11-07 08:25:22姜輝
黑龍江史志 2015年5期
關鍵詞:內涵標準學校

[摘 要]根據湖北省教委部署:“遵照國家教委的有關規定,經評估小組研究決定:合格學校參加1992年全省開展的普通中等專業學校辦學水平評估;基本合格學校要做好準備,于1993年接受省里抽查;暫緩通過的學校,省里將于1994年組織復評。”在該文件精神鼓舞下,我校立即著手準備,在92年初評為“基本合格”的基礎上,進一步彌補以往評估的不足方面,加大“硬件”建設力度。“舉全校之力”,采取一手抓“硬”,一手抓“軟”和軟、硬結合的辦學模式,經過全體師生員工共同努力,奮力拼博,終于在1995年5月被省教委以“鄂教職(1995)009號”文件確定我校為“合格學校”。實現了多年的夢想。

[關鍵詞]檔案;管理

一、方法、步驟

1994年,是學校迎接省教委“合格評估”的關鍵年。為達此目的,全校上下齊心協力,“軟件”“硬件”一齊上。按照學校評估領導小組統一部署,作為學校管理工作載體的“檔案”資料收集工作,于當年下學期正式拉開序幕。開始了它在評估工作過程中施展威力的先行之旅。俗話說:“兵馬未動,糧草先行”。9月一開學,我們的“檔案資料收集整理組”迅即投入了工作。

根據安排,我被分配的主要任務是:“合格評估指標體系”中的兩大塊。即:M4思想政治工作與M6行政管理。歷經整整一個月,盡管天氣熱、時間短、工作量大,但在校評估領導小組的精心策劃下,經個人奮發努力,終于完成任務,達到預期的目的和效果。

在收集、整理資料過程中,我的具體做法:一是根據省評估條件的內涵及標準編寫資料收集范圍和提綱;二是針對評估內涵及標準草擬篇目;三是邊收集邊整理邊“微調”。即先將所有資料籠統收下,然后逐份翻閱,視材料內容取舍、分門別類;四是精心篩選,去粗取精,去偽存真,確立主體材料,相關材料次之;五是力求材料完整,編排有序,保持事件的內在聯系,使之縱不斷線,橫不缺項,縱橫交錯,富有規律。為此,我采取的靈活有效的收集整理方法是,確立工作重點,具體在“廣”、“精”、“準”、“全”四個字上下功夫:

所謂“廣”,即“廣泛收集”。除了在學校指定的部門收集資料外,還在其它的部門或個人手中搜集和索取;

所謂“精”,即“精心篩選”。對所收集來的資料一一過目,不漏一份,全文通讀,弄清含意,分清主次。對主要資料與相關資料收藏,無用資料棄之或作備用;

所謂“準”,即“準確歸類”。根據評估內涵及標準體系的條目,將所收資料按類分裝,逐一“對號入座”,避免材料欠缺或堆砌,做到不重不漏,為準確歸類奠定基礎;

所謂“全”,也就是“材料齊全”。收集的資料完整無缺項,使資料既能為評估內涵及標準體系服務,又能客觀地反映學校各項基礎管理工作,一切由資料說話。資料就是最好的“憑證”。

二、成績、收獲

在學校評估資料收集整理工作接近尾聲時,根據學校要求,本人對自己一個月來的工作情況進行了總結與統計,具體數據如下:

1、各類文字資料3076份,經篩選整理后立卷歸檔2500份;

2、各類表冊15種,計496份;

3、繪制各類圖、表18份;

4、打印、復印各類文字材料、圖、表、證書等79份;

5、組卷、裝訂成冊25卷。

鑒于上述資料,完全滿足我合格評估指標體系”M4”和”M6”的標準要求。這兩個一級評估指標體系的檔案資料組卷情況如下:

2、按評估內涵及標準要求,經測算:10個三級指標中,有8個被學校自評為A等、2個為B等。一級指標M4占總分7.6分、M6占總分13.9分,分別比原來(學校初評為基本合格時)增加0.2分和1.02分。

三、認識、體會

眾所周知,中專學校“合格評估”是國家實施中專教育的一項重大戰略部署。其標準之高,要求之嚴,大概與“企業升級”相類似。據省教育部門的統計:1991年全省131所中專學校申請復評,經各校自評、專家小組復評、省評估領導小組復核、審定,最后評估結果為:合格學校67所、基本合格37所、暫緩通過27所。這就充分表明,要成為一所合格的中專學校,并非輕而易舉,非下大力不可。

我認為:學校的評估是關系到學校生死存亡的頭等大事,是重中之重。我校如果沒有各項“硬件”和各項“軟件”建設,沒有基礎管理工作,又哪來學校基礎檔案?沒有基礎檔案資料,又何以能通過合格評估?

通過評估,我更深刻地體會到:檔案是歷史的真實記錄,只有檔案才能全面地真實地反映學校的客觀事實,揭示事物的本質規律。

作者簡介:姜輝,男,籍貫湖北 州,1956年10月出生,初級職稱,檔案研究方向。

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