如何提高檔案管理人員的工作水平

[摘 要]從改革開放到現在，國民經濟不斷發展，社會的進步，科技的更新，檔案成為傳承歷史的載體，檔案的管理工作越來越重要。21世紀計算機技術的發展沖擊著各種傳統行業，全球掀起了信息化的浪潮，社會各個行業發生了天翻地覆的變化，檔案管理工作正走向電子化、數字化。陳舊的檔案管理方法已經不在適應現代化的發展，傳統的紙質化檔案管理也引用了電腦化的管理。檔案管理由傳統的手工操作編輯管理過渡到了現代化管理，這對于檔案管理人員提出了更高要求。因此，本文將淺析提高檔案管理人員水平的重要性，以及如何提高檔案管理人員的工作水平。

[關鍵詞]檔案管理人員；工作水平；素質；檔案管理工作

引言

檔案有傳承歷史和各種只是的作用，它是社會實踐的真實記錄，是國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是社會的財富。檔案管理工作是國家的一項重要工作。檔案是由文件轉化而來的歷史記錄，檔案以其記錄性和原始性集于一體的特點區別于一般的歷史遺物。使用科學的方法管理檔案，保護檔案的歷史性和安全性，為以后開展工作奠定了堅實的基礎，同時對領導決策也會起到不可磨滅的作用。隨著社會的進步和科技的發展，對于檔案的工作內容和管理方式發生著極大變化。新形勢下，對于檔案管理人員提出了更高要求。檔案管理人員的工作水平對于檔案管理工作起著重要作用，也是檔案事業持續、穩定、健康發展的重要保證。如何提高檔案管理人員的素質和工作水平，在檔案管理中是非常重要的問題，也關系到人們的檔案意識。筆者認為在檔案管理中起著決定作用的是人的管理思想和管理水平，有什么樣的管理思想就決定有什么樣的管理水平，檔案保管條件的改善，只是檔案管理工作的物質改善，但不起決定性困素。因此為了提高檔案管理水平，首先我們要提高檔案管理人員的思想。下面，筆者就簡單提出提高檔案管理人員工作水平的幾點方法。

一、檔案管理人員應具備的基本素養

（一）檔案管理人員的政治素養

（1）檔案管理工作是一樣政治性很強的工作，這就要求檔案管理人員檔案管理人員除了應具備一般管理干部的素質之外，還必須具備與檔案管理工作的性質、任務相對應的更高、更嚴的要求的政治素養。檔案管理人員的政治素養是檔案管理人員應具備的基本素養，政治素養是社會各類工作人員所應共同具備的基本素養。即堅持四項基本原則熱愛中國共產黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，為了保護國家檔案的安全性，檔案管理人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。由于檔案管理工作是一項以服務為主的工作，檔案管理人員還應具備良好的為人民服務的精神。

（2）檔案管理人員的基本素養是政治素養，檔案管理人員在具備基本素養的同時還應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。由于現在傳統的手工管理檔案正被先進的計算機技術管理所取代，檔案管理人員還應熟悉使用計算機技術。

（二）檔案管理人員的敬業精神

作為一名檔案管理人員同時應具備高度的敬業精神，以高度的責任感和強烈的事業心來對待自己的工作，做到干一行愛一行，遵守職業道德規范，兢兢業業、恪盡職守，全神貫注地投入到自己的檔案整理工作當中去。在工作過程中，要時刻牢記自己的使命感，既要保證速度，同時要注重任務完成的質量和效益，謹慎、完整地、按部就班地完成每一項工作，真正做到有條不紊。

從檔案管理工作本身的性質特點考慮，其具有單調、枯燥的特性，作為檔案管理人員要擁有常人所沒有的耐心和毅力，才能堅持工作。不能因工作平凡、普通而失去努力的動力，不能因工作收入微薄而經受不住清苦放棄現有職業，我們要做的是一直堅守在自己的崗位上，默默無聞地奉獻著自己的力量，只有時常保持樂觀、積極心態的人，才能在平凡中創造出驚人的不平凡。

（三）檔案管理人員的業務素質

檔案管理人員不同于一般工作人員，擁有本行業內部特有的專業要求，需要管理人員擁有從事業務檔案所要求的基本業務素質，它是保證完成檔案管理工作最基本的要求。沒有這項素質的工作人員好比沒有金剛鉆，就不要攬那個瓷器活。

因此，作為檔案管理工作人員，首先應該熟悉黨和國家有關檔案工作下發的各項法律法規和方針政策，了解當今國家對于檔案管理的方向和背景，才能有的放矢。其次，員工要熟悉自己所從事的檔案管理業務工作，熟悉各項工作流程，掌握工作要求和具體注意事項等相關細節；掌握與檔案有關的基礎理論知識，包括檔案管理技術、檔案管理方法、檔案信息資源利用、檔案信息資源開發、檔案管理基礎原理等。

（四）檔案管理人員應嚴守機密

檔案工作從性質上具有政治性，其中資料信息記載著黨和國家在內的各種機密，這就內在地要求檔案管理人員必須保守秘密，嚴格遵守國家規定的《檔案法》、《保密法》等，認真執行其中的法律條文規定，以防止檔案內容泄露，被不法分子利用篡改、傳播等不法手段，對國家信息安全造成嚴重威脅。

這就要求相關部門盡量完善各種規章制度，結合檔案所的實際情況和員工個人特點，從檔案資料的收集、檔案資料的整理、檔案資料的分析、檔案資料的審核、檔案資料的傳送、檔案資料的借閱等環節上嚴格分工，確保每個環節有專人負責，使個人各司其職、各盡其責；一旦發生安全事故將有責任人可以追究查詢。同時加強了檔案管理工作的保密安全性，提高了工作人員的工作責任意識，提高了警惕。

二、領導重視是提高檔案管理人員水平的關鍵

檔案管理工作是我們黨和國家非常重要的一項工作，當今社會大部分人認為檔案工作只是抄抄寫寫、保管的事務性工作，輕視檔案工作。，忽視檔案工作已無法適應現在管理方面的需求。這種思想對檔案管理工作產生了消極影響。各級領導開展工作離不開檔案管理，而檔案管理工作的好壞也離不開領導的重視與支持。領導對于檔案管理工作的重視，會從計算機技術、檔案管理人員培訓、購置空調、除濕機，消毒柜、防磁柜、溫濕度自動調控儀、電腦、打印機、復印機、刻錄機全套設備，安裝防火、防光窗簾，防盜、防鼠、軟硬件設備等各個方面提供便利的條件，由于領導的重視，檔案管理人員的工作也會好開展，與其他部門同事之間的交流會增多，便于與其他部門開展合作，會形成良好的重視檔案管理之風。領導對檔案管理工作的重視，會提高檔案管理人員的工作水平，確保檔案管理工作的順利開展。對于檔案管理人員，領導的重視會通過專業培訓、繼續教育等方式提高檔案管理人員的素質，通過學生分配、社會招聘等多種渠道積極吸引高層次檔案專業管理人才，為檔案管理工作補充高素質人才；領導的重視會三是穩從維護檔案工作的長遠利益考慮，關心愛護檔案管理人員，切實解決他們的實際在政策方面，把檔案管理工作納入本單位的工作規劃，不斷建立健全和完善各項規章制度。

三、完善檔案人員考試制度，完善管理人員考核制度

公務員考試是我國第一大考，也是進入政府機構的唯一途徑，公開招考的檔案管理人員是我國人事制度的重大改革，也是提高檔案管理人員水平的有效途徑。我們要把好入口關，公開招考檔案管理人員要貫徹公平、公正、公開、平等競爭的原則，實現檔案管理人員招考的科學性和公正性。要擴大考試錄用范圍設立科學的考試內容。完善檔案管理人員考核制度，建立健全各項考試錄用規章制度。要制定科學有效的檔案管理人員考核制度，量化考核標準，定時對檔案管理人員進行考核測評。根據檔案管理人員職位等級的不同，進行不同層次的考核，實行定量測評不經能提高考核科學性，考核效率也能得到提高。其次還應加強對考核隊伍的監督。1996年《檔案法》頒布，任何單位都應加強對《檔案法》的學習，并根據檔案法管理檔案，檔案管理人員必須遵守檔案法，嚴格執法，依法治檔。檔案管理人員要認識到檔案對于國家企業的重要性，檔案從建立之初就凝聚著檔案管理人員心血和汗水。在職檔案人員要加強學習，結合實踐來管理檔案。

任何機構都要由完善的考核制度，才能得到規范化管理，適當引入競爭機制才能有效激勵員工，使他們為了提高自己的水平和素質而堅持不懈的學習，才能加強人員隊伍建設。

四、開拓視野，加強創新意識培養

隨著我國經濟社會的不斷發展，社會各個領域都在發生著深刻的變革，需要我們時刻用發展的眼光去看待周圍的一切，而不能局限在過去而停滯不前。對于檔案管理人員來說，他們的視野需要不斷拓寬，不能只關注本單位的事件和現象，會變成井底之蛙。而應該將目光放長遠，縱觀當今世界和社會上發生的熱點新聞事件，分析國內外形勢，把自身融入這個日新月異的大潮流中，隨著時代的發展而進步。

盡管檔案管理的內容是硬性規定、不可變更的，但是工作人員對檔案管理工作的組織方式是應該隨著時代的變遷和社會的進步而不斷創新的。努力引進國外先進的檔案管理藝術和技藝，幫助員工樹立創新意識和理念；提高員工的文字表達能力，熟練掌握調查研究、理論總結、等相關內容；提高員工的組織協調能力，學會協調內部各個部門之間的關系，妥善處理同事之間的相處人際，及時得到各部門的檔案資料信息；提高員工的現代管理領導能力，熟悉計算機技術、數據庫編程、復印縮印技術等先進的科學技術知識和技術操作流程，能夠把網上的檔案資源合理整理利用、編纂，為讀者提供更加方便、快捷的服務。

五、總結

隨著我國改革開放的深入發展，科技的進步，國家對于檔案的重視，檔案管理越來越現代化，同時對檔案管理人員素質的要求，水平的要求都越來越高。因為檔案管理工作的優劣是有檔案管理人員的業務能力以及水平決定的，檔案管理人員不應固步自封，要隨著時代的發展，不斷提高自身的知識儲備。黨和國家領導人也應該更加關注檔案管理對于國家的重要意義，建立健全檔案管理法。使檔案管理工作有法可依，要用規章制度來約束檔案管理人員行為，依法治檔，要及時查找檔案管理相關制度中的問題與漏洞，不斷加以完善，加強檔案管理人員對相關法律法規的深入學習與深刻理解，從而保證檔案信息的妥善管理與正確使用。檔案管理工作對于社會有著重要的作用，我們黨和國家關注和重視檔案管理工作是十分必要的，檔案是一個國家的另一種財富，我們要守住這種財富，就要加強對檔案管理人員的培養，培養檔案管理人員素質的提高，工作方法的進步。

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項目支持：楊凌職業技術學院院級項目“陜西省農民專業合作社檔案規范化管理模式研究”（編號：A2014037）的研究成果

作者簡介：甘秋歌（1979-），女，陜西武功人，館員，現主要從事人事檔案管理。