探討目前檔案管理存在問題及對策

劉欣欣

[摘 要]在企業的經營發展過程中，檔案管理工作發揮了重要的作用，為企業領導制定經營決策提供了重要的信息依據，為企業中人力資源工作的順利開展創造了有利的條件。但是現階段很多的企業沒有意識到檔案管理工作的重要性，導致檔案管理工作效率低下，無法發揮應有的作用，影響到檔案管理工作的進一步開展。文章對于檔案管理工作中存在的問題進行了分析，然后提出了解決的對策，對檔案管理工作功能的開發具有重要的意義。

[關鍵詞]企業；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作是企業經營發展中的重要組成部分，在資料的收集、技術信息的整理以及人事檔案管理方面具有重要的作用，是企業規范化運行的基礎。在企業日常發展過程中，檔案管理部門對于各種技術資料、會議資料、工程設備安裝資料以及人事資料等進行收集整理，為企業進行技術創新以及人才管理方面提供了重要的信息。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

檔案管理部門是企業中收藏重要信息的部門，為企業的經營發展提供了重要的信息支持。但是很多的企業沒有意識到檔案管理工作的重要性，所以沒有設立獨立的檔案管理部門，只是臨時抽調其他部門人員對檔案資料進行整理，缺乏專業性。對于日常生產中的技術類檔案沒有及時的收集整理，導致檔案工作無法發揮作用。沒有完善的檔案管理體系，缺乏監督力度。

（二）檔案管理手段落后

檔案管理工作是一項比較系統的工作，需要專業的管理人員對其進行細致的分工以及整理。在現代信息技術高速發展的時代，很多企業的檔案管理工作中還使用傳統的紙質檔案管理方式，不僅在收集整理方面耗時耗力，并且不利于信息的提取，無法實現信息共享，檔案管理工作不透明。在借閱的過程中，容易造成檔案資料的丟失，并且長期的翻閱，不利于保存。對于檔案的存放沒有實行分級制度，普通檔案和涉密檔案沒有分開存放，并且買有采取密封措施，對于重點檔案的保護力度不夠。

（三）檔案管理設施的缺失

企業雖然按照相關的法規政策制定了檔案管理制度，但是由于企業領導的不重視，所以在硬件設施方面不夠完善。沒有檔案放置的專用庫房、鐵質柜，存放地點沒有做好防潮、防火、通風措施，檔案資料極易損毀和丟失。因為檔案資料的收集不完整，導致裝訂不及時，管理不規范，沒有按照標準的工作流程執行，影響到檔案管理工作的正常開展。

（四）企業檔案管理人員能力的不適應

檔案管理工作需要專業人員對其管理，尤其是在現代信息化社會，更需要高水平的技術型人才。但是在很多的企業中，由于對檔案管理工作的不重視，所以檔案人員的整體水平偏低，學歷水平不高，對于專業知識的掌握以及新技術的學習方面能力較差，無法適應現代化檔案管理工作的需求。

二、做好企業檔案管理工作的對策

（一）健全管理體制，健全規章制度

規章制度要建立健全管理機構和網絡，層層配備人員以保證檔案管理工作順利開展，充分發揮制度的指導和規范作用。檔案管理人員必須有較強的責任心，每月核對查檔次數，并做好有關的保密制度，檔案工作人員不得向無關人員泄露檔案內容，違反者應視情節輕重予紀律處分。檔案規章要采取征編結合的方法，提高查找利用檔案的效率，檔案已破損和字跡褪色的檔案及時修復或復制。

（二）采用信息化管理手段

掌握現代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理信息化是信息社會對檔案工作的新要求。信息化管理對檔案工作提出了新的要求，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。檔案管理工作者要邊學習邊操作，注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，運用當代科技新成果和管理新手段，學會利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。按文件形成的先后順序排列打印，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

（三）加強檔案的服務信息建設

需要把同類文件材料歸檔在一個卷內，不斷探索檔案數字化管理，建好檔案信息管理系統，一些有保存價值的檔案必須通過讓它發揮經濟效益。檔案收集可以進一步了解企業對檔案利用的需求，注重使用者對利用效果的反饋，并把相關的信息進行綜合性的分析。充分利用現代信息化技術提供遠程服務，實現檔案信息資源共享，不斷改變以往被動服務的局面，檔案管理工作者嚴格執行國家的保密政策，為企業提供準確、周到的服務。

（四）確保檔案管理質量的提高

質量是決定檔案規范化、標準化問題的關鍵，檔案擬制格式要規范，行文不要使用不規范日期等。檔案字跡要鮮明、清晰，要求排版形式為橫寫橫排，公文幅面尺寸規格要統一，文件制法要左側裝訂，達到標準化和規范化管理。使用文種不要濫用不規范的字，完善檔案材料收集工作的協調機制，檔案要確保內容真實可靠，對檔案管理工作者要強化系統意識。

（五）提升管理人員業務素質

舉辦檔案管理員培訓，利用先進技術設備，培養提高檔案工作者素質。檔案管理者要結合自己的崗位工作，加強檔案管理業務學習，加強計算機知識、信息技術的學習和掌握，學習資料鑒定和編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，注重信息技術的學習。抓好每年歸檔工作，各類文件、材料完整地按期歸檔是能否做好檔案工作的一個基礎。

三、結束語

檔案管理是一項系統的工作，對于企業日常生產過程中的各種技術資料、會議資料以及人事資料等進行收集整理，形成重要的信息資源，進而為企業的發展提供重要的信息資源，有利于企業領導作出正確的決策。為了提升檔案管理工作的作用，應該加強企業領導的重視，建立完善的檔案管理體系，引進專業的管理人員，使用現代化的信息管理手段，提高檔案資源的利用率。

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