目標(biāo)管理給辦公室工作帶來(lái)的生機(jī)與活力

文/國(guó)藥中生成都生物制品研究所有限責(zé)任公司　徐萌萌　聶梓楠　陳鍵

目標(biāo)管理給辦公室工作帶來(lái)的生機(jī)與活力

文/國(guó)藥中生成都生物制品研究所有限責(zé)任公司徐萌萌聶梓楠陳鍵

面對(duì)辦公室紛繁瑣碎的工作，合理運(yùn)用目標(biāo)管理可以激發(fā)團(tuán)隊(duì)活力，樹(shù)立團(tuán)隊(duì)意識(shí)；增進(jìn)彼此感情，消除本位意識(shí)；凸顯問(wèn)題所在，加強(qiáng)危機(jī)意識(shí)，預(yù)判防范風(fēng)險(xiǎn)；掌握重點(diǎn)工作，充分發(fā)揮個(gè)人潛能，提升工作效率等，給辦公室工作帶來(lái)新的蓬勃生機(jī)與活力。

目標(biāo)管理；辦公室工作

目標(biāo)管理（Management by Objectives）是管理大師彼得·德魯克于1954年出版的《管理的實(shí)踐》一書(shū)中提出來(lái)的。這種管理既是一種管理原則又是一種管理方式，即根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃組織運(yùn)用系統(tǒng)化方式，把各項(xiàng)管理事務(wù)展開(kāi)為有主次的、可控的、高效的管理活動(dòng)，通過(guò)激勵(lì)員工共同參與，以實(shí)現(xiàn)整體和個(gè)人目標(biāo)的過(guò)程。目標(biāo)管理著重強(qiáng)調(diào)把整體目標(biāo)轉(zhuǎn)化為團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的具體目標(biāo)，使參與者能清楚了解掌控自身的成績(jī)。

一、辦公室目標(biāo)管理的運(yùn)用

如何將目標(biāo)管理運(yùn)用在辦公室管理中呢？經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的摸索和嘗試，我們初步歸納為三個(gè)步驟：

第一步，進(jìn)行目標(biāo)設(shè)置。這步由辦公室負(fù)責(zé)人完成，主要確定7項(xiàng)內(nèi)容：1.目標(biāo)是什么；2.達(dá)到什么程度；3.何時(shí)完成目標(biāo)；4.誰(shuí)來(lái)完成；5.采取什么樣的措施、手段、方法；6.配套什么樣的資源和授權(quán)；7.如何評(píng)價(jià)完成情況。其中，目標(biāo)既可以是針對(duì)辦事的業(yè)績(jī)型目標(biāo)也可以是提高個(gè)人能力素質(zhì)的能力型目標(biāo)，既可能是短期目標(biāo)也可能是長(zhǎng)期目標(biāo)，但無(wú)論哪種形式的目標(biāo)都應(yīng)擬定進(jìn)度計(jì)劃表及相應(yīng)配套資源表。

第二步，目標(biāo)過(guò)程管理。這步由辦公室團(tuán)隊(duì)共同完成。目標(biāo)管理重視結(jié)果，過(guò)程中強(qiáng)調(diào)自主、自治和自覺(jué)，但并不意味著自由散漫、無(wú)章無(wú)序，不等于辦公室負(fù)責(zé)人可以放手不管聽(tīng)之任之。相反，由于形成了目標(biāo)體系，一環(huán)失誤，就會(huì)牽動(dòng)全局。因此更需要在目標(biāo)實(shí)施過(guò)程中加強(qiáng)管理：首先進(jìn)行定期檢查，辦公室負(fù)責(zé)人利用日常的擺談自然地進(jìn)行信息反饋，糾正偏差。其次辦公室團(tuán)隊(duì)定期通報(bào)進(jìn)度，相互交流，協(xié)調(diào)目標(biāo)節(jié)點(diǎn)間的合作，在遇到困難時(shí)辦公室負(fù)責(zé)人要及時(shí)指導(dǎo)或團(tuán)隊(duì)共同討論，一起解決問(wèn)題。最后，當(dāng)出現(xiàn)意外、不可測(cè)事件嚴(yán)重影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)時(shí)，可以采取糾正和預(yù)防措施，修訂原定目標(biāo)。

第三步，總結(jié)與評(píng)價(jià)成果。達(dá)到目標(biāo)預(yù)定完成期限后，執(zhí)行目標(biāo)的團(tuán)隊(duì)人員（個(gè)人）對(duì)自己應(yīng)完成的目標(biāo)首先進(jìn)行自我評(píng)估，然后辦公室負(fù)責(zé)人與團(tuán)隊(duì)（個(gè)人）一起評(píng)價(jià)目標(biāo)完成情況，找出成功或失敗的原因，同時(shí)討論下一階段目標(biāo)，開(kāi)始新循環(huán)。如果目標(biāo)沒(méi)有完成，應(yīng)認(rèn)真分析原因，總結(jié)吸取教訓(xùn)，切忌相互指責(zé)，始終保持相互信任的環(huán)境。為更好地激勵(lì)團(tuán)隊(duì)（個(gè)人），可以根據(jù)完成目標(biāo)的質(zhì)量，與績(jī)效考核掛鉤進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

二、目標(biāo)管理給辦公室工作帶來(lái)的新氣象

結(jié)合辦公室工作的實(shí)際情況，我們?cè)O(shè)定了提升個(gè)人能力的辦公技能操作、組織協(xié)調(diào)、知識(shí)拓展等目標(biāo)；辦會(huì)籌辦準(zhǔn)備、現(xiàn)場(chǎng)管理目標(biāo)；辦文時(shí)效性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性目標(biāo)；辦事全面性、合理性、及時(shí)性目標(biāo)……這些目標(biāo)既不偏離本職又不好高騖遠(yuǎn)難以實(shí)現(xiàn)。在一個(gè)又一個(gè)，一次又一次的目標(biāo)設(shè)定與完成中，辦公室工作逐步展現(xiàn)出了勃勃的生機(jī)與新鮮的活力。

工作氛圍變得融洽。由于辦公室的工作分散多頭，雜而無(wú)形，經(jīng)常看到你在忙，我在忙，人人都在忙，忙什么？不清楚……反而事情一多大家有時(shí)就會(huì)比較煩躁，為雞毛蒜皮的小事而劍拔弩張，導(dǎo)致辦公室的氣氛緊張，影響工作心情，工作效率自然而然地就降低了。通過(guò)目標(biāo)管理，各自的工作內(nèi)容明確了，交接點(diǎn)界定清楚了，大家避免了像無(wú)頭蒼蠅飛來(lái)飛去的雜亂無(wú)章，相互間的溝通反而更容易、更順暢，大家共同分享成功的喜悅和快樂(lè)，共同出謀劃策解決問(wèn)題和困難，無(wú)形中增進(jìn)了心與心之間的交流，人與人之間的理解與信任。

主動(dòng)意識(shí)顯著增強(qiáng)。面對(duì)常規(guī)枯燥重復(fù)的工作，辦公室會(huì)逐漸呈現(xiàn)出一種“圍繞事務(wù)轉(zhuǎn)，平庸300天”的工作狀態(tài)，這種狀態(tài)就像溫水煮青蛙一樣，人越來(lái)越懶散，思想產(chǎn)生了惰性。通過(guò)目標(biāo)管理，每星期、每月、每年的新目標(biāo)使工作有了新鮮感，按期完成目標(biāo)不斷產(chǎn)生了成就感，辦公室工作人員也更加關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)、部門、基層等主要服務(wù)對(duì)象的所思、所想、所急、所需，工作思維也從“領(lǐng)導(dǎo)交辦，辦完就好”開(kāi)始向“怎樣去辦、辦就辦好”轉(zhuǎn)變，相互間也變得能主動(dòng)配合、主動(dòng)補(bǔ)位，領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情也能在第一時(shí)間積極響應(yīng)完成，不再需要催促。真是印證了俄國(guó)哲學(xué)家車爾尼雪夫斯基說(shuō)的一句話： “沒(méi)有目標(biāo)，哪來(lái)的勁頭？”

個(gè)人能力明顯提升。有人說(shuō)辦公室人員是“萬(wàn)金油”：動(dòng)手能干、張嘴能說(shuō)、提筆能寫(xiě)。可這些看似簡(jiǎn)單、人人都會(huì)的能力想要運(yùn)用好，應(yīng)用的得心應(yīng)手，卻并不是一件容易的事兒，因?yàn)檫@需要不斷地提高政治理論素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)、操作技能，需要細(xì)致周全的計(jì)劃性，需要吃透上情、了解外情、熟悉內(nèi)情的預(yù)見(jiàn)性……通過(guò)目標(biāo)管理，我們根據(jù)每位辦公室人員工作性質(zhì)和崗位職責(zé)量身訂制了學(xué)習(xí)內(nèi)容和培訓(xùn)項(xiàng)目，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的堅(jiān)持不懈，大家銳意進(jìn)取的學(xué)習(xí)能力、勝任崗位的工作能力以及積極高效的實(shí)踐能力明顯增強(qiáng)。

工作質(zhì)量顯著提高。雖然辦公室的辦文、辦會(huì)、辦事工作有規(guī)范化管理、標(biāo)準(zhǔn)化操作、程序化運(yùn)行、制度化監(jiān)督，但還是會(huì)存在磨洋工、常返工、微過(guò)細(xì)故的情況。通過(guò)目標(biāo)管理，辦公室工作日趨規(guī)范，運(yùn)轉(zhuǎn)更加有序，政令更加暢通，基本消除了漏辦、滯辦、錯(cuò)辦現(xiàn)象，形成了強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、明確責(zé)任、高效運(yùn)轉(zhuǎn)、靈敏反應(yīng)的工作模式，有力提升了工作效能和服務(wù)水平，提高了領(lǐng)導(dǎo)和職工對(duì)辦公室工作的滿意度，實(shí)現(xiàn)了“凡事有人負(fù)責(zé)、凡事有人監(jiān)督、凡事都有結(jié)果”的目標(biāo)。

美國(guó)“鋼鐵大王”安德魯·卡耐基說(shuō)：“如果你想要快樂(lè)，設(shè)定一個(gè)目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)要能指揮你的思想，釋放你的能量，激發(fā)你的希望。”當(dāng)辦公室每個(gè)人有了自己的目標(biāo)后，工作的心情變得愉悅順暢，工作的態(tài)度變得樂(lè)觀向上，工作的質(zhì)量變得高效出色，整體素質(zhì)大幅提升。通過(guò)目標(biāo)管理給辦公室工作帶來(lái)了新的氣象，形成了新的良性循環(huán)，相信在不久的將來(lái)必定能鍛造出一支自律自強(qiáng)、服務(wù)熱情、辦事高效的辦公室隊(duì)伍。