淺析政府采購(gòu)檔案的管理

文/余姚市招標(biāo)投標(biāo)中心　徐晶晶

淺析政府采購(gòu)檔案的管理

文/余姚市招標(biāo)投標(biāo)中心徐晶晶

政府采購(gòu)檔案，是采購(gòu)活動(dòng)各項(xiàng)決策全過(guò)程的同步記錄，做好政府采購(gòu)檔案管理工作在整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)中具有十分重要的地位，本文就政府采購(gòu)檔案管理工作的一些現(xiàn)象及規(guī)范管理的方式進(jìn)行分析。

政府采購(gòu)；檔案；管理

政府采購(gòu)是一項(xiàng)巨大的、精細(xì)化的工程，全方位、多層面的真實(shí)記錄和反映其活動(dòng)過(guò)程，形成完整、科學(xué)的檔案資料，對(duì)于政府采購(gòu)來(lái)說(shuō)具有深遠(yuǎn)的歷史現(xiàn)實(shí)意義。政府采購(gòu)檔案是反映采購(gòu)程序、記載采購(gòu)過(guò)程、維護(hù)采購(gòu)權(quán)益的重要資料，是政府采購(gòu)管理工作中形成的文字、圖表、聲像、紙質(zhì)、磁盤等不同介質(zhì)載體的真實(shí)記錄，包括采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各種文件資料，是采購(gòu)活動(dòng)的全程見證。

政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案整理目錄一般有中標(biāo)通知書、政府采購(gòu)合同、中標(biāo)（成交）公告、資金審批表、采購(gòu)文件備案表、采購(gòu)文件、投標(biāo)保證金收付明細(xì)表、開標(biāo)會(huì)議簽到冊(cè)、投標(biāo)文件接收記錄表、投標(biāo)文件密封、標(biāo)記確認(rèn)單、資格證明、技術(shù)部分評(píng)分匯總表、開標(biāo)記錄表、最終報(bào)價(jià)表、評(píng)分表、評(píng)標(biāo)報(bào)告、投標(biāo)文件等，要結(jié)合采購(gòu)項(xiàng)目的具體采購(gòu)方式制作相應(yīng)的檔案整理目錄。

一、政府采購(gòu)檔案管理的重要作用

政府采購(gòu)檔案有著重要作用，它是政府采購(gòu)當(dāng)事人在采購(gòu)活動(dòng)時(shí)所保留下來(lái)的，并且有必要較長(zhǎng)時(shí)間保存，同時(shí)有著極其重要參考價(jià)值的，較有說(shuō)服力的原始資料的總的稱呼。首先，它的存在可以解決政府采購(gòu)中一些有爭(zhēng)議的問(wèn)題，并且可以為統(tǒng)計(jì)歸檔提供有力的依據(jù)。其次，政府采購(gòu)檔案可以有效確保政府采購(gòu)程序的平穩(wěn)運(yùn)行，做到采購(gòu)過(guò)程有據(jù)可查。最后，政府采購(gòu)檔案可以為反腐倡廉以及加強(qiáng)政府的管理工作提供依據(jù)。

二、政府采購(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案管理工作是政府采購(gòu)工作的重要組成部分，《政府采購(gòu)法》有效規(guī)范了政府部門的采購(gòu)行為，但其配套的檔案管理制度卻相對(duì)滯后，制約著政府采購(gòu)工作的進(jìn)行。

第一，主體不明。《政府采購(gòu)法》中規(guī)定采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)保存政府采購(gòu)文件，但尚未對(duì)保存的責(zé)任主體進(jìn)行明確。從目前政府采購(gòu)檔案管理模式來(lái)看，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)大都建立了自己的政府采購(gòu)檔案管理制度，各自保存采購(gòu)文件，既造成管理資源的浪費(fèi)，還使政府采購(gòu)檔案管理質(zhì)量存在較大差異。

第二，管理落后。政府采購(gòu)檔案保存在經(jīng)辦人手中，經(jīng)辦人對(duì)自己辦理的采購(gòu)項(xiàng)目了然于胸，查閱調(diào)用也較為方便。隨著政府采購(gòu)范圍的擴(kuò)大，政府采購(gòu)檔案的數(shù)量越來(lái)越多，采購(gòu)檔案存放在經(jīng)辦人手中，這種比較落后的管理辦法，較難適應(yīng)發(fā)展的需要。

第三，價(jià)值缺失。檔案具有實(shí)證性、原始性的作用與功能和使用效應(yīng)，但檔案的使用效率較低。供應(yīng)商的投標(biāo)技術(shù)方案描述、技術(shù)參數(shù)、財(cái)務(wù)狀況、售后服務(wù)承諾等方面的內(nèi)容，對(duì)制作標(biāo)書與評(píng)分辦法有較強(qiáng)的借鑒參考作用，但因涉及商業(yè)機(jī)密等因素，不能借閱檔案資料，失去檔案再次利用的價(jià)值。

三、政府采購(gòu)檔案管理工作的有效途徑

筆者認(rèn)為，要提高政府采購(gòu)檔案管理工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)其檔案價(jià)值，提高歸檔效率，應(yīng)從以下幾方面著手：

（一）加強(qiáng)宣傳。要廣泛深入地宣傳檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》《政府采購(gòu)法》及《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》等相關(guān)法律法規(guī)，提高政府采購(gòu)部門的檔案管理意識(shí)和法制觀念，按照學(xué)用結(jié)合、重在實(shí)效的原則，樹立依法管理意識(shí)，形成人人重視采購(gòu)檔案，并成為招投標(biāo)各方當(dāng)事人的自覺行動(dòng)。

（二）健全制度。“依法建檔”是規(guī)范檔案管理工作的重要原則，“制度管檔”是規(guī)范管理的核心問(wèn)題，完善的規(guī)章制度是保障政府采購(gòu)檔案管理工作正常進(jìn)行的保障。建立一套完整的規(guī)章制度加強(qiáng)管理，對(duì)資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用以及銷毀等方面都有明確的規(guī)定和要求，結(jié)合采購(gòu)工作實(shí)際，制作采購(gòu)檔案模板，統(tǒng)一歸檔內(nèi)容和口徑，做到規(guī)檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，查閱有程序，從細(xì)節(jié)上保證檔案工作的順序開展。

（三）積極創(chuàng)新。要進(jìn)一步加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案信息管理。利用現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過(guò)努力開發(fā)信息資源，把檔案從產(chǎn)生、存儲(chǔ)、整理至流動(dòng)、交流、利用、評(píng)估一系列過(guò)程，整合成完整的資源管理體系，建立起與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理體系，充分將檔案的潛力充分發(fā)揮出來(lái)。

四、結(jié)束語(yǔ)

提高對(duì)政府采購(gòu)工作的重視，完善政府采購(gòu)制度，應(yīng)用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，及時(shí)總結(jié)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出切實(shí)有效的改善措施，以促進(jìn)政府采購(gòu)檔案管理工作的開展。

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