縣級事業(yè)單位檔案管理工作的常態(tài)問題與對策

文/浙江廣播電視大學(xué)長興學(xué)院（長興教師進(jìn)修學(xué)院）　胡有紅

縣級事業(yè)單位檔案管理工作的常態(tài)問題與對策

文/浙江廣播電視大學(xué)長興學(xué)院（長興教師進(jìn)修學(xué)院）胡有紅

做好檔案工作是深化事業(yè)單位改革的一個重要保障。但是，縣級事業(yè)單位的檔案管理還存在著認(rèn)識不足、基礎(chǔ)工作薄弱、管理設(shè)施老化和人員素質(zhì)低等問題，文章針對這些問題，提出了創(chuàng)新改革的思路。

縣級事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

檔案是事業(yè)單位重要的信息資源，它在事業(yè)單位的發(fā)展中起著查考利用、歷史憑證、科學(xué)研究和服務(wù)社會等重要作用。作為事業(yè)單位的檔案部門和檔案工作者，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹十八大精神，圍繞地方經(jīng)濟社會發(fā)展戰(zhàn)略，解放思想，實事求是，最大限度地激發(fā)創(chuàng)新精神，以創(chuàng)新來驅(qū)動檔案工作的改革。在深化改革的進(jìn)程中，通過做實基礎(chǔ)工作，打造管理網(wǎng)絡(luò)化和存儲數(shù)字化，提升管理水平。通過編寫發(fā)展史、大事記匯編、組織沿革等方法，開發(fā)利用檔案的信息資源來服務(wù)社會，在服務(wù)社會中提升自我價值，實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

一、檔案管理概述

（一）檔案管理的概念。檔案是機關(guān)、企業(yè)、社會組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、聲音、圖像及其它載體的有關(guān)文件。檔案管理就是建立檔案實體秩序，使保存的檔案材料實現(xiàn)條理化、有序化的基礎(chǔ)工作。檔案管理工作從微觀的角度看包括收集、整理、統(tǒng)計、保管、鑒定、檢索、編研、提供利用八個部分。從宏觀的角度看有檔案室工作、檔案館工作、檔案教育科研等。

（二）檔案管理應(yīng)遵循的原理。1.系統(tǒng)原理。系統(tǒng)原理是現(xiàn)代管理科學(xué)的一個最基本的原理。檔案管理要遵循的系統(tǒng)原理是指檔案管理工作中，運用系統(tǒng)的觀點、理論和方法對檔案管理活動進(jìn)行充分的系統(tǒng)分析，以達(dá)到檔案管理的優(yōu)化目標(biāo)，即從系統(tǒng)論的角度來認(rèn)識和處理檔案管理中出現(xiàn)的問題。事實上，檔案管理的工作對象就是一系列的檔案，對檔案進(jìn)行管理需要一套系統(tǒng)的方式與原則。只有加強對檔案的系統(tǒng)管理，對檔案信息資源進(jìn)行大力的開發(fā)，才能夠節(jié)省相應(yīng)的人力與物力，從而獲得更大的社會效益與經(jīng)濟效益。2.整分合原理。檔案管理整分合原理就是在整體中合理安排檔案管理的八個部分工作，從而在分工上進(jìn)行綜合利用。使每部分依照自身的責(zé)任，制定具體的工作目標(biāo)，發(fā)揮自身的職能和優(yōu)點，實施計劃和提升工作效率。3.反饋原理。檔案管理反饋原理是指檔案信息輸出時實現(xiàn)的經(jīng)濟效益、社會效益以及存在的問題的反饋與改進(jìn)。檔案信息在被社會和事業(yè)單位自身利用的同時，也承受著檢驗。檔案管理部門要及時收集檔案使用過程中存在的缺陷反饋意見，及時對檔案管理進(jìn)行完善與糾正。

二、事業(yè)單位檔案管理的常態(tài)問題分析

（一）對檔案工作的重視程度不夠。從檔案工作的性質(zhì)來說，它是二線甚至三線的工作。一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并不把這項工作放在重要議事列程。有的領(lǐng)導(dǎo)說起來重要，做起來想不到，忙起來干脆忘掉。也有個別領(lǐng)導(dǎo)連說起來也不重要。領(lǐng)導(dǎo)不重視又怎么能調(diào)動檔案管理員的工作積極性和創(chuàng)造性呢？難怪有些檔案管理工作人員自己也認(rèn)為是在做單位的輔助工作，只需簡單重復(fù)地做，不需求創(chuàng)新和研究。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作問題多。1.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有待提高。有些事業(yè)單位檔案管理不夠標(biāo)準(zhǔn)化，沒有形成統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，存在檔案缺失，特別是有些中層部門，他們平時忙于工作，不注重積累資料，到收集檔案材料時，他們就隨意拿一些材料應(yīng)付，使得好些能反映主題的核心材料丟失；有的檔案員沒有經(jīng)系統(tǒng)培訓(xùn)，對材料的分類不明確，造成卷宗混亂、檔號無序等管理不規(guī)范問題。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，縣級許多事業(yè)單位存在檔案案卷標(biāo)題不規(guī)范，標(biāo)題缺少基本要素、有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容、沒有案卷標(biāo)題等問題。還有的事業(yè)單位檔案組卷有的按職能部門組卷，有的按時間組卷，也有的按照管轄權(quán)限組卷等，真是五花八門。2.檔案管理制度不完善。有些事業(yè)單位在檔案收集、鑒別與歸檔、整理、檢查、查找、保密、轉(zhuǎn)遞等方面的制度建設(shè)不夠完善。如《綜合檔案室工作職責(zé)》《檔案人員工作職責(zé)》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案室管理制度》等不健全；有的單位就是有幾項制度也是寫在紙上，掛在墻上，形同虛設(shè)，從來也沒有真正落實，更沒有建立起嚴(yán)格的責(zé)任追究和獎懲機制。這一切直接影響到檔案管理“質(zhì)”的提升。

（三）檔案室現(xiàn)代化設(shè)施缺乏。檔案管理現(xiàn)代化就是指管理者堅持現(xiàn)代管理理念，采取現(xiàn)代管理方式與方法，利用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備與技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、智能化和系統(tǒng)化。但是，筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，縣級事業(yè)單位檔案室的現(xiàn)代化管理設(shè)施相對落后。例如，數(shù)字檔案系統(tǒng)是檔案管理發(fā)展的趨勢，它是利用數(shù)字化手段，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化收集和管理，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)。但是，縣級事業(yè)單位有些沒有建立數(shù)字檔案系統(tǒng)。有的單位甚至連符合要求的檔案專門庫房、檔案箱、固定檔案架、活動式密集架、檔案柜等都沒有。

（四）高層次檔案管理人才缺乏。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，縣級事業(yè)單位的檔案管理隊伍雖然比較穩(wěn)定，但是，許多從事檔案管理工作的人員年齡偏大，文化程度不高，特別是信息化水平比較低，有些還是被照顧的職工“家屬”。他們不同程度地存在著思想觀念落后、創(chuàng)新能力不強的問題。縣級事業(yè)單位檔案管理更是缺乏具有專業(yè)學(xué)歷的、專業(yè)職稱的高層次人才。另外，從事檔案工作的人員少、不專業(yè)、事情雜，整天忙于簡單的瑣碎的工作之中。缺乏培訓(xùn)與再學(xué)習(xí)的機會，業(yè)務(wù)水平提高受限。

三、加強事業(yè)單位檔案管理的對策

（一）積極推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新。事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)到職工都要認(rèn)真學(xué)習(xí)十八大精神，堅持創(chuàng)新驅(qū)動，把改革創(chuàng)新作為檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的強大引擎。堅持解放思想、實事求是、與時俱進(jìn)，積極推進(jìn)檔案工作改革，不斷為檔案工作注入新的活力與動力。深入研究檔案工作發(fā)展新趨勢，認(rèn)真總結(jié)檔案工作新經(jīng)驗，準(zhǔn)確把握工作特點和規(guī)律。特別是充分認(rèn)識服務(wù)創(chuàng)新是檔案工作的重中之重。增強主動服務(wù)意識，堅決克服重業(yè)務(wù)、輕服務(wù)的觀念，真正變關(guān)起門來管檔案為打開門來搞服務(wù)，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，使檔案部門由“冷部門”變?yōu)椤盁岵块T”，不斷提高檔案工作對社會經(jīng)濟發(fā)展、黨委政府和事業(yè)單位的工作大局、維護(hù)職工利益的貢獻(xiàn)度。在服務(wù)大局中找到自己的位置、發(fā)揮獨特的作用。積極推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。

（二） 做實檔案管理基礎(chǔ)工作。習(xí)總書記指出：“空談?wù)`國，實干興邦”。我們要做實檔案管理基礎(chǔ)工作，從檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化入手，實現(xiàn)檔案全程管理的規(guī)范化。一是應(yīng)用全面質(zhì)量管理思想，積極引入IS09001質(zhì)量管理體系，實現(xiàn)檔案庫、文件柜、辦公、閱覽、庫房等防火、防潮、防光、防塵管理的標(biāo)準(zhǔn)化。對檔案管理的收集、整理、保管、著錄、鑒定等各個環(huán)節(jié)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和程序開展工作。特別注意實行文檔一體化管理。通過文檔一體化管理，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)字化文書信息，使文書檔案工作中文件的收發(fā)、登記、承辦、運轉(zhuǎn)、催辦和文件的整理、收集、立卷與歸檔、統(tǒng)計、利用形成一個有序的整體。還有注意規(guī)范電子文件格式與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對重要電子檔案還要及時進(jìn)行異質(zhì)異地備份，確保電子檔案長期保存、安全可靠、便于共享。二是科學(xué)完善各項管理制度。建立和完善檔案收集、鑒別與歸檔、整理、檢查、查找、保密、轉(zhuǎn)遞各方面的管理制度。實現(xiàn)各環(huán)節(jié)的管理工作都有章可循。明確職責(zé)和獎罰激勵機制。三是要保證電子檔案管理的安全性。通過電子檔案管理的專一性和開啟防火墻模式來提高存儲設(shè)備的安全性能。定期對電子檔案進(jìn)行護(hù)理和及時升級，保持存儲設(shè)備的穩(wěn)定性。同時，做好檔案信息的更新備份工作，避免發(fā)生檔案丟失不能找回，電子信息再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用的安全性。

（三）實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。隨著信息技術(shù)發(fā)展的日新月異，檔案工作迎來了管理網(wǎng)絡(luò)化和存儲數(shù)字化的時代。因此，檔案管理必須加大投入，提升硬件，全面革新技術(shù)手段，實施數(shù)字化帶動戰(zhàn)略，加快推進(jìn)檔案存儲數(shù)字化步伐和檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化步伐，形成一條“信息高速公路”，實現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的跨越。事實上，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，不僅是個技術(shù)問題，而且是個戰(zhàn)略問題，關(guān)系檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，各級事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視、花大力氣推進(jìn)。

（四）打造檔案工作人才隊伍。檔案管理專業(yè)性強、責(zé)任性重。要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，懂政策懂法律，又要有扎實的檔案管理專業(yè)知識與基本技能。因此，事業(yè)單位要加強組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)技能。通過邀請專家講座，走出去與互相交流等方法，提高檔案管理人員對工作重要性的認(rèn)識。學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識與技能。學(xué)懂弄透檔案管理的有關(guān)法律規(guī)定、文件制度，比如學(xué)習(xí)中組部印發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)》等規(guī)范性文件。

除此以外，縣級各事業(yè)單位管理機構(gòu)中，多種檔案信息資源都存在著一定的邏輯關(guān)系。因此，我們還要規(guī)范全縣的檔案管理機制，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)的暢通，資源實現(xiàn)共享。

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［3］王贏平.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（1）.

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