以提高檔案人員素質(zhì)　促檔案管理工作升級

文/承德市外八廟管理處　毛俊芝

以提高檔案人員素質(zhì)促檔案管理工作升級

文/承德市外八廟管理處毛俊芝

在新的形勢下，克服不良傾向，樹立良好的工作意識，提升工作能力，健全工作機制，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，是提升檔案管理工作水平的關鍵。

檔案管理；人員素質(zhì)；提高

在檔案事業(yè)的發(fā)展過程中，檔案管理人員是檔案管理工作的主體。目前，隨著當前科學技術的發(fā)展進步，使檔案管理工作的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生著巨大變化，現(xiàn)代技術也廣泛應用到檔案工作中，這就對從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求，檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務工作的效率、水平和質(zhì)量。因此，在新的形勢下，克服不良傾向，樹立良好的工作意識，提升工作能力，健全工作機制，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，是提升檔案管理工作水平的關鍵，對于不斷開創(chuàng)檔案管理工作新局面尤為重要。

一、克服四種不良傾向

（一）克服工作定位上的邊緣化。長期以來，不少基層單位認為檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因而沒有將其納入日常的工作重點來抓，而是置于邊緣位置，往往只重視財務、人事、基建等方面的管理。在科室設置上更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并的對象，也往往將檔案管理人員置于可有可無的位置，只設置兼職檔案人員，且該人員在實際工作中，自認為檔案工作是專為他人“鋪路”、當配角的工作，再加上疲于應付日常事務，忽視對檔案業(yè)務的管理，嚴重制約了檔案工作的進一步發(fā)展。

（二）克服從業(yè)人員構成的老齡化。目前，由于大多數(shù)基層單位對檔案管理這項工作沒有引起足夠的重視，檔案機構在單位相對于其他科室地位低，工作人員大都不愿從事檔案管理工作，致使檔案工作人員存在隊伍老化、缺乏后備力量等問題，工作在一線的從業(yè)人員大多年齡偏高，知識結構老化單一，無法勝任新時期檔案工作的需要，急需把一批懂業(yè)務、愛崗位的優(yōu)秀年輕同志引進來，盡快充實到檔案隊伍中去。缺少后備軍問題嚴重制約了檔案隊伍的發(fā)展壯大，使檔案管理工作長時間處于發(fā)展停滯的狀態(tài)，極大阻礙了檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（三）克服知識結構的單一化。當前，隨著高新科技日新月異的飛速發(fā)展，在新形勢下，廣大檔案工作者知識結構單一，只掌握檔案學的基本知識，與自己從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識還比較匱乏，無法適應科學技術的不斷更新，許多工作者無法掌握高新科技手段進行檔案信息的采集和篩選，缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，還滿足于手工“保管型”管理檔案，無法利用網(wǎng)絡媒體等優(yōu)勢推動檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

（四）克服主動服務意識的弱化。前面已經(jīng)提到，在實際工作中，由于基層單位大多對檔案管理這項工作沒有引起足夠的重視，檔案管理人員多數(shù)是兼職人員，崗位不固定，不被單位重視，待遇較低，工作上缺乏積極投身工作、努力創(chuàng)新工作方式方法的內(nèi)在動力，導致了事業(yè)心不強，奉獻意識與敬業(yè)精神欠缺，業(yè)務上不精益求精，產(chǎn)生了只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應付檢查、外調(diào)、查檔就行了，當一天和尚撞一天鐘，缺乏工作的主動性和服務意識，缺乏主動融入經(jīng)濟社會發(fā)展大局的工作理念。

二、樹立四大工作意識

（一）服務意識。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，沒有良好的服務，很大程度上就失去了檔案管理的意義。這就要求檔案管理人員必須樹立超前服務、主動服務的意識，正確處理檔案工作同其它各項工作的關系，明確自己的職責，自覺地做好各個環(huán)節(jié)的工作，主動、熱情、及時、準確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務經(jīng)濟社會發(fā)展。

（二）敬業(yè)意識。檔案管理工作是一項復雜而細致的工作，從檔案的收集到科學整理、安全保管、價值鑒定、登記統(tǒng)計、提供利用等，都需要檔案管理人員付出艱辛的勞動。同時，檔案工作又是一項單調(diào)、乏味、枯燥和平凡的工作。所以，要做好檔案管理工作，就必須具有強烈的事業(yè)心、責任感和無私的奉獻精神，以積極、主動、開拓創(chuàng)新的工作姿態(tài)投入到工作中去，甘寂寞，樂平凡，甘當無名英雄，履職盡責。

（三）安全意識。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，如：有些檔案涉及到國家安全和社會穩(wěn)定；關系到企業(yè)競爭與發(fā)展；影響到個人隱私與生活等。因此，檔案工作人員必須樹立較強的安全防范意識，在工作中要守口如瓶，自覺強化保密觀念，提高保密意識，嚴格執(zhí)行保密制度，正確處理檔案利用與檔案保密的關系，嚴守黨和國家以及企業(yè)的機密，防止檔案泄密事件發(fā)生，筑牢堅固的安全思想防線。

（四）創(chuàng)新意識。新形勢下，以往那種因循守舊、墨守陳規(guī)的工作做法將不再適應，因此，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識，勇于探索、勇于創(chuàng)新，自覺從傳統(tǒng)的、簡單的、封閉落后的固有模式和狀態(tài)中走出來。要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，從根本上轉變觀念，勇于探索和實踐，提出創(chuàng)新的決策、對策和辦法，有效地、創(chuàng)新性地開展工作，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。

三、提升四種工作能力

（一）協(xié)調(diào)能力。在實際工作中，檔案人員協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起，為了做好檔案工作，檔案管理人員要經(jīng)常與各科室等部門及有關人員打交道，收集相關檔案資料，指導檢查各部門的兼職檔案人員開展工作。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身綜合協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，才能得到單位相關部門和人員的支持，爭取檔案收集的主動權，保證各部門形成的文件按時按要求及時歸檔移交，共同把檔案做好，確保檔案的統(tǒng)一管理。

（二）管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求檔案管理者具備一定的管理能力。近年來，隨著計算機在檔案管理工作中的廣泛應用，利用計算機管理檔案是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，提高工作效率的重要手段，因此，檔案管理人員要認真學習現(xiàn)代管理的新知識，掌握現(xiàn)代管理的新技能，學會用新的思維方式，使用新的管理模式和手段，駕馭現(xiàn)代科技設備，善于用現(xiàn)代科學管理手段來管理檔案，不僅要熟練操作計算機，懂得規(guī)范準確地使用檔案軟件，還要具有創(chuàng)新意識，跟上現(xiàn)代化的步伐，不斷提高工作效率和質(zhì)量。

（三）學習能力。隨著無紙化辦公逐漸成為現(xiàn)實，檔案管理信息化、網(wǎng)絡化、資源共享成為現(xiàn)階段檔案管理工作的關鍵詞，檔案工作者要勝任本職工作就必須樹立終生學習的理念，主動學習、善于學習，不斷“充電”，經(jīng)常性地參加系統(tǒng)的知識更新與繼續(xù)教育，不斷提高自身文字表達、信息收集、綜合分析、特別是電子計算機現(xiàn)代技術的應用等基本技能，運用新理論、新技術指導和改進檔案工作模式，進而實現(xiàn)對檔案信息的現(xiàn)代化存貯、檢索、提取和交流，以適應新時期不斷發(fā)展變化的檔案工作需要。

（四）開發(fā)能力。檔案的開發(fā)和利用是檔案存在價值的體現(xiàn)，檔案只有開發(fā)利用，才能使檔案的潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值，實現(xiàn)其經(jīng)濟效益和社會效益。當前，檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理的一項重要工作，也是檔案利用的拓展與深化，檔案工作人員要積極采取現(xiàn)代化的管理手段，對檔案資源進行信息挖掘，把死資料變成活信息，以提供更好的檔案服務，充分體現(xiàn)檔案信息的利用價值。

四、建立四個工作機制

（一）“制度約束”機制。為促進檔案管理工作更趨科學、規(guī)范，易于操作，必須把規(guī)范行為、從嚴管理作為檔案管理工作的筋骨，建立實施“制度約束”機制。為保證檔案工作的正常運轉并形成良性循環(huán)，要從檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統(tǒng)計、借閱、利用以及安全、保密等各個環(huán)節(jié)均建立健全完備的制度及措施。如《檔案管理人員工作職責》《借閱制度》《庫房管理制度》《各類文件歸檔制度》《檔案保密制度》等一系列規(guī)章制度。同時，還要將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任進行考核，以此來規(guī)范檔案管理人員的行為，造就一支“懂業(yè)務、會管理、服務優(yōu)”的檔案管理隊伍。

（二）“人本管理”機制。即“以人為本”的管理模式。檔案管理部門既擔負著對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導，又擔當著負責保管本單位檔案的雙重職能，在具體實際工作中，人的因素是最主要的，人是檔案管理工作活動的主體，是管理目標的實踐者。為此，單位領導要了解人員思想動態(tài)，注意對他們進行培養(yǎng)，提高人員在本單位的工作地位，切實解決他們在工作、生活中的實際困難，改善他們的工作環(huán)境和提高其工資、福利待遇，銜接好新老交替工作鏈，保持檔案隊伍的穩(wěn)定性，使他們安心、熱愛本職工作，在實際工作中，履職盡責，充分發(fā)揮他們的積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）“創(chuàng)新激勵”機制。充分調(diào)動檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，建立鼓勵創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎勵制度，切準人員思想脈搏，把握人員的所想、所思、所盼，以引導和鼓勵檔案管理隊伍出人才、出成果，將創(chuàng)新的內(nèi)容與待遇福利、職稱評定、晉升提拔等方面嚴格掛鉤，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氣氛和環(huán)境，促進檔案工作良性循環(huán)。

（四）“網(wǎng)絡管理”機制。為了使檔案管理工作層層有人抓、事事有人管，要結合單位實際情況，明確分管領導、責任部門，設立專職檔案管理人員，選擇政治可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案工作，明確職責范圍，在實際工作中對本單位的檔案工作履行好監(jiān)督、檢查和指導的職責，嚴格標準，抓好細節(jié)，確保檔案的完整統(tǒng)一管理，形成上下齊抓共管的檔案管理網(wǎng)絡，確保檔案工作各項管理措施落實到位，把檔案管理工作提高到一個新水平。

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［1］李素芬.檔案管理人員應提高自身素質(zhì)［J］.經(jīng)濟與社會發(fā)展.2007（08）.

［2］于兵.新形勢下檔案人員素質(zhì)分析與探討［J］. 蘭臺世界.2011（5）.