淺談工程檔案管理存在的問題及解決策略

文/南水北調(diào)中線干線工程建設(shè)管理局北京分局　付鈺

淺談工程檔案管理存在的問題及解決策略

文/南水北調(diào)中線干線工程建設(shè)管理局北京分局付鈺

本文對于我國傳統(tǒng)的工程檔案管理存在的問題進行剖析，并對如何更好地開展工程檔案管理工作進行了分析探討，提出了一些科學高效的促進工程檔案管理工作的有效措施。

工程檔案管理；存在問題；解決策略

當今經(jīng)濟的快速發(fā)展帶動了建筑工程的大量建設(shè)，這也對我國的工程檔案管理工作提出了新的要求，如何更快更好地推進工程檔案規(guī)范化管理已經(jīng)成為檔案管理的重點問題。各個建筑企業(yè)在搞好工程質(zhì)量的基礎(chǔ)上，加強工程檔案規(guī)范化管理工作同等重要。工程檔案在企業(yè)中是一項十分重要的信息資源，是關(guān)系到一個項目是否保質(zhì)保量完成的理論依據(jù)，工程檔案能夠真實地記錄項目建設(shè)發(fā)展的全過程。不斷地提升建筑企業(yè)中的工程檔案管理工作水平，不斷融入精細化管理理念，保障工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全是當前檔案管理工作的重點。

一、粗放式管理導致工程檔案管理目前存在的問題

（一）粗放式管理模式導致檔案缺失。盡管當前各建筑企業(yè)對于工程檔案管理工作的重視程度有所增加，但在大多數(shù)建筑企業(yè)的工程建設(shè)過程中，仍然存在著工程檔案管理工作人員在進行檔案收集和管理的過程中對于這項工作的認識不夠到位、專職檔案管理人才的缺乏、工程檔案管理制度不夠健全以及檔案管理設(shè)備落后等問題。這些問題的產(chǎn)生根源在于我國的工程檔案管理工作長期處于一種粗放型的管理模式，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴重制約了工程檔案工作的規(guī)范化和科學化。在工程施工階段，項目中的施工任務(wù)相對來說較重，在工程建設(shè)單位中會存在著重建設(shè)輕檔案的思想，工程檔案工作不能與工程建設(shè)進程實現(xiàn)同步管理，往往會在資料收集階段中造成資料填寫不規(guī)范不準確、資料丟失等問題。很多企業(yè)為了保障工程可以順利通過各項驗收，往往會在驗收前對工程檔案進行突擊補充及歸檔工作，這就使得工程檔案的質(zhì)量沒有辦法得到有效的保證。

（二）管理人才缺乏導致檔案管理水平不高。工程檔案管理要求檔案管理人員在工程建設(shè)的全過程中，根據(jù)工程的進度及時填寫施工技術(shù)表格，能夠及時完整地保存工程檔案，按照工程建設(shè)中的施工類別不同及上級部門下發(fā)的歸檔要求及時地分類、收集、整理及歸檔。另外，檔案管理人員在管理工程檔案的過程中，需要嚴格地按照工程的進度進行記錄并需要同時熟悉圖紙、方案等技術(shù)知識和檔案歸檔的專業(yè)知識，還需要嚴格地按照歸檔要求進行檔案的整理歸檔。但是就目前來看，檔案管理人員不但對工程技術(shù)缺乏了解，檔案管理知識也同樣欠缺，不能真正滿足工程檔案管理工作要求，有些單位并沒有設(shè)置專職檔案管理人員，不能保證檔案歸檔的質(zhì)量。

（三）檔案管理制度不健全導致檔案管理不規(guī)范。檔案管理制度的不健全在一定程度上導致了工程檔案管理無章可循。在大多數(shù)企業(yè)中，并沒有制定完善的工程檔案記錄、收集、整理、歸檔以及保管等制度要求。如：檔案工作崗位責任制、檔案借閱管理制度、檔案保密管理制度、檔案室管理制度、檔案管理制度等制度均不健全。在無制度要求的條件下，加上工程建設(shè)的周期相對較長，資料比較分散，在單位中收集資料不夠齊全，整理不規(guī)范，檔案編制的質(zhì)量便參差不齊，這都給以后的檔案的歸檔及保管以及利用帶來不少的問題。

（四）檔案管理設(shè)備設(shè)施滯后導致檔案管理水平不高。就目前來看，大多數(shù)企業(yè)對工程檔案的重視程度明顯不夠，資金投入非常不足。一些檔案保管及檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施，如：直排式密集架、除濕機、柜式空調(diào)、打印掃描一體機、數(shù)碼攝像機等，由于價格相對較高，領(lǐng)導都覺得沒有必要購置，檔案的重要性還沒有得到領(lǐng)導的認可，往往當檔案出現(xiàn)問題，影響驗收及保存了，才意識到這些設(shè)備設(shè)施的重要性。

二、工程檔案精細化管理的有效途徑

（一）加強工程檔案組織管理——精細化管理的前提。第一要加強組織領(lǐng)導。工程檔案管理看似容易，實則是一項專業(yè)性要求比較高、比較強的工作，需要在領(lǐng)導重視的前提下，配備專職檔案管理人員，制定齊抓共管、各部門配合的政策，這樣才能夠保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，單位要及時運用領(lǐng)導資源進行溝通和布置任務(wù)。第二要強化檔案責任。企業(yè)中需要分成小組對檔案進行強化監(jiān)督管理，需要企業(yè)中的技術(shù)人員積極配合檔案管理人員；

（二）提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力——精細化管理的根本。第一要精心挑選專職檔案管理人員，要保證檔案管理人員的專業(yè)技能和工作素養(yǎng)，愛崗敬業(yè)，具備出色的工程檔案管理能力。第二要加強培訓。在工程資料收集階段，就要開始對檔案管理人員進行定期的培訓，有步驟分層次地開展培訓工作。第三要確保人員穩(wěn)定。檔案工作是枯燥乏味的，檔案管理人員往往流動性大，這樣對檔案的收集及歸檔都是非常不利的，設(shè)立獎勵機制，確保人員穩(wěn)定顯得尤為重要。第四要加強工作協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)交流，檔案管理工作涉及到的業(yè)務(wù)范圍比較廣，需要其他部門做好輔助和配合工作，在相關(guān)制度的支持下，協(xié)調(diào)與各個部門的關(guān)系。

（三）嚴格檔案管理制度——精細化管理的重點。第一要建立健全檔案管理制度。制度建設(shè)是做好工作的前提，明確各人員的責任，各負其責，按照制度執(zhí)行，才能有條不紊地搞好檔案管理工作。制度建設(shè)需要按照工程建設(shè)目標為基礎(chǔ)，按照上級部門相關(guān)檔案管理制度結(jié)合本單位的實際情況，制定切實可行的檔案管理制度。第二需要完整、準確、系統(tǒng)的歸檔。在進行工程檔案管理過程中，前期需要將歸檔的資料及時收集，確保不會遺失，之后嚴格按照分類標準進行分類，并依據(jù)本單位檔案的歸檔要求做好歸檔工作，這樣才能夠有效地確保工程檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性。第三是要加強設(shè)備設(shè)施建設(shè)。加大工程檔案管理工作的資金投入，對原有老舊檔案保管及檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施進行更新，為工程檔案的安全保管及數(shù)字化創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。

三、結(jié)束語

總之，隨著城市建設(shè)的不斷進行，對于我國建筑企業(yè)中的工程檔案是否精確、是否保存完整、是否有據(jù)可依等的要求越來越高。檔案管理工作不僅需要根據(jù)正確的方法對已經(jīng)收集的檔案進行科學合理的歸檔，以便于日后的使用、分析，為其他工程提供借鑒，還要求企業(yè)工程檔案管理工作更加科學、高效。

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