醫(yī)院人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系探析

文/吉林省梅河口市婦幼保健計劃生育服務(wù)中心　王林紅

醫(yī)院人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系探析

文/吉林省梅河口市婦幼保健計劃生育服務(wù)中心王林紅

隨著科技的不斷進(jìn)步，社會的不斷發(fā)展，21世紀(jì)人才顯得尤為重要。醫(yī)療科技也越來越發(fā)達(dá)，同樣對人才的需求也越來越強烈，人才的引進(jìn)與醫(yī)院人力資源管理息息相關(guān)。而人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)，人事檔案管理的好壞直接影響著人力資源管理的合理與否，目前我國醫(yī)院人事檔案存在著嚴(yán)重問題，分析并找出相應(yīng)對策對人力資源管理至關(guān)重要。

醫(yī)院；人力資源管理；人事檔案管理；問題；對策

醫(yī)院人事檔案主要是記錄醫(yī)院工作人員在醫(yī)療、文化水平以及科研實踐等各方面的信息，這些不僅僅是醫(yī)院醫(yī)療水平的一個反映，也是醫(yī)院人力資源管理的依據(jù)，為醫(yī)院的人事調(diào)動、職稱評定等提供有力的證據(jù)，而且人事檔案管理也是評定人才的關(guān)鍵。眾所周知，我國現(xiàn)在醫(yī)療事業(yè)中人才嚴(yán)重缺乏，醫(yī)院人力資源管理就顯得尤為重要。現(xiàn)今，我國醫(yī)院人事檔案管理還存在許多問題，例如，人事檔案信息失真、檔案更新時間不及時等等一系列因素都會造成醫(yī)院對工作人員的考核評定出現(xiàn)誤差。這一系列現(xiàn)象說明我國醫(yī)院人事檔案管理存在著嚴(yán)重問題，并且嚴(yán)重影響著人力資源管理和醫(yī)院人才培養(yǎng)的建設(shè)。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)存問題及其對人力資源管理的影響分析

（一）醫(yī)院人事檔案的失真性和低時效性問題及影響。醫(yī)院的人事檔案現(xiàn)在最嚴(yán)重的問題就是檔案的失真性和低時效性，檔案的失真性是指醫(yī)院在對醫(yī)院工作人員建立檔案時進(jìn)行學(xué)歷、工作經(jīng)歷、年齡以及對工作中的表現(xiàn)進(jìn)行偽造的現(xiàn)象。由于現(xiàn)在許多小型醫(yī)療機構(gòu)仍然采用紙質(zhì)檔案，工作人員為了工作簡單，對檔案中規(guī)定的許多內(nèi)容填寫簡單或者填寫出現(xiàn)錯誤，或者有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通過偽造簡歷檔案把家屬安排進(jìn)醫(yī)院，這一系列因素都會導(dǎo)致檔案的失真性。低時效性是指對工作人員的檔案不及時更新，導(dǎo)致在人事調(diào)動時候可參考依據(jù)不高。人事檔案應(yīng)該進(jìn)行定時的積極更新，有的醫(yī)院的人事檔案在工作人員入職時建立，直至人員調(diào)離才進(jìn)行更新，沒有一點可利用的價值。醫(yī)院人事檔案的失真性使得在人事部門進(jìn)行相關(guān)的人才選拔、職稱評定以及人事調(diào)動時作出錯誤決策，低時效性使得人事部門在人力資源管理時候缺乏新的依據(jù)，給人力資源的管理帶來了一定的困擾，使得人力資源管理工作不能順利地進(jìn)行。

（二）醫(yī)院人事檔案管理體系的問題及影響。現(xiàn)在許多醫(yī)院沒有建立完整的檔案管理體系，醫(yī)院是一個復(fù)雜的綜合性機構(gòu)，各種人事檔案、病例檔案以及其他許多類檔案，沒有一個合理的檔案管理體系，不要說將人事檔案管理好，連分清楚檔案的種類都存在嚴(yán)重問題。管理體系的問題主要表現(xiàn)在人員素質(zhì)問題，據(jù)某省衛(wèi)生局調(diào)查顯示，該省95%的醫(yī)院沒有檔案管理的專業(yè)人員，大部分是請兼職工或者醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的家屬，這些人沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理的培訓(xùn)。其次，許多醫(yī)院沒有合理的、明確的人事檔案管理條例及相關(guān)的規(guī)章制度，這使得工作人員在人事檔案的錄入及分類時沒有參考依據(jù)，使得人事檔案歸類混亂。人員素質(zhì)的低下及規(guī)章制度的缺乏不僅影響著人事檔案管理工作的質(zhì)量，而且還嚴(yán)重影響著人力資源的管理，因為檔案管理人員的復(fù)雜性，兼職工、臨時工以及人事檔案資料整理的混亂等使得人事部門在對人事檔案進(jìn)行調(diào)閱時候工作量顯著增加。

（三）醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的問題及影響。《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》頒布以來，各醫(yī)院都在著手建立信息化檔案，但是由于我國檔案信息化建設(shè)起步較晚，醫(yī)院沒有相關(guān)的計算機人才以及配套的硬件設(shè)施，許多醫(yī)院信息化建設(shè)做的不倫不類。人力資源管理在進(jìn)行的時候就出現(xiàn)很多問題，通過網(wǎng)上調(diào)閱相關(guān)的人事檔案進(jìn)行分析研究時，往往調(diào)出的信息不全或者出現(xiàn)錯誤，這就要求人事部重新調(diào)閱紙質(zhì)版人事檔案，使得人力資源管理工作量大大提高，還會導(dǎo)致人力資源管理出現(xiàn)錯誤。例如人力資源管理在選擇對醫(yī)院工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時，要通過人事檔案掌握各醫(yī)生以及護士的長短處，如果通過網(wǎng)上調(diào)閱出的人事檔案出現(xiàn)錯誤，就可能使得在培訓(xùn)時沒有針對性，培訓(xùn)顯得毫無意義。

二、加強人事檔案管理為人力資源管理奠定基礎(chǔ)

（一）建立合理的人事檔案管理體系，為人力資源管理順利開展提供保障。一套合理的人事檔案管理體系的建立至關(guān)重要，雖然有的醫(yī)院已經(jīng)建立了有關(guān)檔案管理的體制體系，但是還有很多不完善，另外人事檔案管理與人力資源管理息息相關(guān)，不能像其他檔案那樣進(jìn)行管理。首先，要完善人事檔案管理的規(guī)章制度，檔案管理部門要與人事部門合作制定出一套合理的切實可行的人事檔案管理規(guī)章制度。其次，在人事檔案管理與其他檔案管理統(tǒng)一進(jìn)行時，也要單獨設(shè)置人事檔案管理的部門和相關(guān)的管理監(jiān)督人員，設(shè)置人事檔案檢查監(jiān)督機構(gòu)，并且設(shè)立獎懲體系，對人事檔案管理工作出眾且為人力資源管理工作帶來一定效益的工作人員給予相應(yīng)的獎勵，反之，對工作不認(rèn)真的給予處罰，并進(jìn)行公示。這樣不僅促進(jìn)人事檔案管理工作順利進(jìn)行，還使得人力資源管理工作量大大減少，并且還提高了其工作效率。

（二）提升人事檔案管理人員的素質(zhì)，提高人力資源管理效率。首先，要加強人事檔案管理在領(lǐng)導(dǎo)層的意識，醫(yī)院要積極組織有關(guān)人事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層參加一些有關(guān)人事檔案管理的會議及相關(guān)培訓(xùn)，只有領(lǐng)導(dǎo)層意識到人事檔案管理的意義，才能使其加大管理力度。第二，對人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)與考核，定期將人事檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并定期對其考核，對于不合格的工作人員給予相應(yīng)的處罰。第三，加強人事檔案管理部門與人事部門的交流，只有交流人事檔案管理者才知道人事部門在進(jìn)行人力資源管理時需要什么，才知道在管理工作中怎么做，兩個部門相互了解相互促進(jìn)，不僅可以加強人事檔案管理的能力，還可以為人力資源管理工作的順利進(jìn)行提供一定的保證。

（三）提升醫(yī)院人事檔案信息化管理水平，促進(jìn)人力資源管理信息化建設(shè)。隨著科技的不斷提高，信息化技術(shù)越來越重要，之前的紙質(zhì)版檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)醫(yī)院人事檔案管理和人力資源管理的需要，電子版檔案以及資料的信息化顯得尤為重要。醫(yī)院應(yīng)該大力投資檔案信息化建設(shè)，尤其是人事檔案信息化建設(shè)，一方面信息化建設(shè)有利于醫(yī)院及時對下屬各個部門的人員進(jìn)行了解，從而更好地進(jìn)行管理，另外一方面，也可以提升人力資源管理的信息化建設(shè)，人力資源部門不用再與檔案管理部門進(jìn)行面對面交流，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺就能很好地交流，大大提高雙方的管理水平。

（四）加大醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新，解決與人力資源管理的沖突。現(xiàn)今醫(yī)院人事檔案管理基本上都是千篇一律，各醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)該不斷創(chuàng)新管理方法，以適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展并為人力資源管理奠定基礎(chǔ)。例如，人事檔案部門可以與人事部開展知識交流活動，在活動中解決人事檔案管理與人力資源部門的沖突矛盾。另外，人事檔案部門可以建立材料真?zhèn)涡哉鐒e小組，對人事檔案中的材料真?zhèn)芜M(jìn)行辨別，及時改正，人事檔案部門還要根據(jù)醫(yī)療事業(yè)以及醫(yī)院的發(fā)展情況，根據(jù)人力資源管理的需求不斷更新人事檔案的格式和內(nèi)容。

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