數(shù)字檔案室建設(shè)難題的思考

文/黃岡市檔案局　張梅

數(shù)字檔案室建設(shè)難題的思考

文/黃岡市檔案局張梅

本文試圖從數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字資源建設(shè)和制度建設(shè)等問(wèn)題入手，探討思考數(shù)字檔案室建設(shè)中遇到的困惑和難題，以引導(dǎo)各級(jí)各類檔案室充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，打造真正意義上的數(shù)字化檔案室，最大程度發(fā)揮數(shù)字檔案室作用。

信息化；數(shù)字檔案室；建設(shè)

數(shù)字檔案室的主要存儲(chǔ)對(duì)象是電子檔案，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、管理和利用。目前，檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的主流趨勢(shì)，而數(shù)字檔案室建設(shè)又是其中的重要內(nèi)容之一，但就目前情況而言，我國(guó)基層單位檔案信息化水平存在較大差異，因此只有進(jìn)一步加快數(shù)字檔案室建設(shè)，才能提高檔案利用率，最大限度發(fā)揮出數(shù)字檔案室的作用。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義

為了更好地做好單位檔案管理工作，必須要采用更為先進(jìn)的集約化、現(xiàn)代化和社會(huì)化管理方式。數(shù)字化檔案室是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，滿足和適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需要；此外，數(shù)字檔案室的建設(shè)，也是提高檔案信息化管理水平的重要手段，能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，更好地服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)。當(dāng)然，隨著檔案管理工作量的不斷加大，難度也越來(lái)越高，通過(guò)數(shù)字檔案室的建立，能夠讓檔案的收集、利用和查詢變得更加簡(jiǎn)單，實(shí)現(xiàn)檔案查準(zhǔn)率和查全率的提升。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在數(shù)字檔案室建設(shè)中，首要任務(wù)就是強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)在滿足當(dāng)前需要的前提下，堅(jiān)持適度超前的原則，對(duì)檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)容量、網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)量和數(shù)據(jù)操作強(qiáng)度等進(jìn)行估算，在硬件設(shè)備選擇、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的建設(shè)中應(yīng)為未來(lái)設(shè)備擴(kuò)充、系統(tǒng)升級(jí)和網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)建留下余地。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要有三部分內(nèi)容：1.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。建立獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，便于檔案數(shù)據(jù)整理、加工、存儲(chǔ)和管理工作的進(jìn)行。但是，檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)要與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，并根據(jù)實(shí)際情況和辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)邏輯隔離。另外在與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)交換數(shù)據(jù)的過(guò)程中安全措施要做到位，必要時(shí)可配置專門的計(jì)算機(jī)連接到辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)中。2.硬件建設(shè)。對(duì)于數(shù)字檔案室中的硬件而言，服務(wù)器、掃描儀、終端機(jī)、打印機(jī)、UPS不間斷電源以及磁帶光盤等設(shè)備要具備穩(wěn)定的性能，能夠正常工作，并且必須符合數(shù)字檔案海量存儲(chǔ)、查詢和管理的需求。3.軟件建設(shè)。電腦操作系統(tǒng)性能必須良好并和硬件相匹配，同時(shí)選擇與硬件匹配的掃描軟件、Photoshop等圖像處理軟件，具備較高的安全性、穩(wěn)定性。配置的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)要滿足目錄、多媒體以及全文等數(shù)據(jù)的搜索需求，可設(shè)計(jì)檔案查詢利用系統(tǒng)、檔案進(jìn)館報(bào)送管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)等檔案管理應(yīng)用平臺(tái)，便于更好地采集、加工、存儲(chǔ)和利用各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息。

（二）數(shù)字資源建設(shè)。在數(shù)字檔案室建設(shè)中，數(shù)字資源建設(shè)是最核心的內(nèi)容，檔案室要建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等，并對(duì)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)、管理和利用。1.目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，要按照相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，力求所有室藏檔案電子目錄的全面、真實(shí)與完整。2.全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。第一，電子文件歸檔。在管理中必須科學(xué)規(guī)范，要滿足國(guó)家檔案局制定的《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》《板式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》以及《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等要求。第二，制作檔案數(shù)字化。在數(shù)字化工作的開展過(guò)程中，要嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則》中的各項(xiàng)要求進(jìn)行。3.媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在建設(shè)媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中要嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家和省的規(guī)定要求，進(jìn)行音像檔案、照片檔案等內(nèi)容的數(shù)字化加工，同時(shí)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）制度建設(shè)。只有建立健全完善的制度，才能確保數(shù)字檔案室建設(shè)順利開展下去。各檔案室要從自身實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)現(xiàn)行數(shù)字檔案室管理制度作出補(bǔ)充，改善其中不合理的地方，主要應(yīng)建立以下6種制度。1.電子文件歸檔與管理辦法。對(duì)電子文件歸檔的責(zé)任、范圍、程序、格式以及方法等進(jìn)行明確，并制定電子文件歸檔的質(zhì)量要求。2.檔案安全保密制度。對(duì)電子檔案安全管理職責(zé)要求作出具體的規(guī)定，同時(shí)制定有效的措施方法。嚴(yán)格劃分好網(wǎng)上利用權(quán)限，明確檔案資料的閱讀使用范圍。3.檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度。要對(duì)檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)上查詢利用范圍作出規(guī)定，并明確具體的查詢利用程序和方法，以及相關(guān)的安全要求。4.檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度。對(duì)檔案數(shù)據(jù)入庫(kù)、管理、修改以及備份等操作方法，及其具體程序等作出規(guī)定。5.電子檔案鑒定銷毀制度。對(duì)于需要鑒定銷毀的電子檔案，要制定需要遵循的原則，及其主要的技術(shù)要求與方法。6.檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)及信息設(shè)備維護(hù)使用制度。要對(duì)數(shù)據(jù)檔案操作管理規(guī)范加以明確，制定出可靠的計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備維護(hù)使用方法。

三、結(jié)語(yǔ)

加快數(shù)字檔案室建設(shè)，對(duì)于提高檔案信息化管理水平有著重要意義，各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位要真正認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性，納入重要議事日程并付諸行動(dòng)，只有這樣，才能進(jìn)一步加快檔案工作信息化總體進(jìn)程，讓數(shù)字檔案資源得到共享，提高檔案利用質(zhì)效，以此實(shí)現(xiàn)檔案工作質(zhì)量與效率的全面提升。

［1］張珊.數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)踐述評(píng)［J］.辦公自動(dòng)化，2014 （06）：37～53.

［2］羅亞琦.企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)要?jiǎng)?wù)［J］.浙江檔案，2013 （03）：64.