辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

文/江西省萍鄉市人民醫院　李霞

辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

文/江西省萍鄉市人民醫院李霞

本文基于辦公自動化的概念和特點，分析當下醫院檔案管理辦公自動化存在的問題，并針對這些問題提出建設性意見，以期推動我國現代醫院檔案管理在辦公自動化環境下的發展。

辦公自動化；醫院；檔案管理

隨著科技的發展和醫療衛生體系的發展，我國醫院在管理水平上取得了長足進步，辦公自動化方式在醫院檔案管理中起到了重要作用，但同時，仍存在著諸多問題。如何充分利用辦公自動化、克服當下存在的問題，成為醫院檔案管理中需要重視的問題。

一、辦公自動化的概念和特點

（一）概念。辦公自動化是指利用計算機信息技術進行辦公室工作，實習信息交流、資料儲備、數據傳輸接收等，以提高辦公靈活性、精準性和可靠性。辦公自動化能夠實現計算機同使用者之間的交流，是一種科技化交流管理方式。

（二）特點。在醫院檔案管理中，辦公自動化具有其顯著特征：1.迅速精準。醫院各部門對所記載資料進行迅速錄入，能夠改善傳統人工操作的緩慢與誤差，使檔案管理更具時效性和精準性，更加科學化、系統化，方便實時檢索查詢。2.資源共享性。辦公自動化最大程度上利用了計算機互聯網信息共享系統，使檔案管理更具廣泛性和規范性，辦公自動化能夠使各相關部門資料實現共享，加強了醫院各部門之間交流，利于提升辦公效率。3.儲存方式靈活。醫院文檔管理存儲方式由紙質變為電子文檔管理，增加里了對文本、圖像、視頻等多種直觀事物記錄，不斷節約了以往文檔管理所占用的空間，還增加了文檔儲存市場，延長文檔使用壽命，便于醫院資料長時期記錄。

二、醫院檔案管理辦公自動化存在的問題

（一）文檔管理人員缺乏專業性。辦公自動化是基于計算機信息技術進行的辦公方式，要求文檔存儲方式更加多樣化，操作精準。當下我國醫院文檔管理人員還基于傳統文檔管理習慣和理念，缺乏現代化文檔管理專業知識和操作技能，缺少專業知識培訓，不具備專業的文檔管理能力，只是單純掌握計算機技術無法勝任這項工作。

（二）系統不完善。當前我國醫院檔案管理系統實用軟件較少，管理系統水平較低，不利于管理人員操作。醫院檔案管理系統對醫院的針對性不強，融合度較差，與實際操作具有一定差距。同時，電子文件同電子檔案管理的轉化和錄入不具有連接性，給電子文件錄入造成一定阻礙。

（三）缺乏統一管理。辦公自動化為人們工作帶來極大便利的同時也存在一定問題，例如文檔存儲一般只保留最終正式文件而不會保留原始文件，文檔的存儲類別和存儲方式不具備統一性，會造成數據庫檢索混亂，影響文獻資料搜索。

（四）缺乏安全性。辦公自動化最大的問題在于其自身的安全隱患，電子文檔不具備固定形式，沒有特定的字跡和簽名等特殊標記，易于修改，因此不具備個人權威性和標志性，較比紙質版更容易被改動。同時自動化文檔管理易被外來病毒侵入，造成檔案泄漏，數據混亂。電子病歷的安全涉及到病患的個人信息和隱私性，安全保密工作尤為重要。

三、加強醫院檔案管理辦公自動化的策略與建議

（一）提高人員素質。醫院應該加強檔案管理人員培訓，為管理人員提供更多的理論知識學習機會和檔案系統操作實踐機會，制定相應考核機制，激發管理人員競爭意識和工作熱情，落實醫院檔案管理工作，建立完善的檔案管理人員人力資源管理制度。

（二）完善檔案系統。醫院應加強辦公自動化檔案管理系統研究，設計符合醫院基本情況的管理軟件，建立檔案管理子系統，實現電子文件同電子檔案之間的有效連接，便于電子文件存儲轉化。檔案管理系統應進行平臺搭建，實現各部門之間的資源共享，同時針對具體應用建立檔案權限管理，提高檔案管理的適用性和針對性。

（三）制定管理標準。醫院檔案管理工作應制定嚴格的檔案管理標準，保證其符合國家相關部門檔案管理規定，結合醫院實際情況制定檔案管理分類方式和檢索查詢權限，使管理更具標準化、規范化，嚴格要求管理人員按照文檔管理標準進行操作。此外，針對醫院具體情況，調整和更新醫院檔案管理制度，定期對檔案進行檢查和修補，幫證文檔數據準確性。

（四）加強網絡監管。為了維護電子檔案管理安全性，醫院需要建設完整、可靠、精準的檔案管理信息化網絡系統，通過對網絡系統進行加密、設置權限和設置防火墻等方式，加強文檔網絡安全建設和監管力度，使用數據恢復技術對被破壞的數據進行修補和維護。為防止人為違規操作進行文檔更改，對重要的文檔建議進行加密或特殊權限設置，尤為重要的文件建議采用紙質版。醫院辦公自動化安全直接影響到病患的個人安全和隱私安全，因此需要特別重視，病患信息的泄漏將直接影響醫院的權威性。

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