高校如何做好印信管理工作

文/燕山大學(xué)校長(zhǎng)辦公室 叢楠

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，法律法規(guī)的健全，高等教育的擴(kuò)招，高校管理涉及到教學(xué)和科研等方方面面，還參與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，蓋有印章的文字材料則成為溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的重要工具，一旦管理使用不當(dāng)就會(huì)給高校帶來(lái)聲譽(yù)損毀、經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛，因此高校應(yīng)該嚴(yán)格加強(qiáng)對(duì)印章的管理和使用。

一、印信的特點(diǎn)和作用

印信是單位行使職權(quán)，對(duì)內(nèi)對(duì)外進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要憑證，是高校辦公室做好服務(wù)工作的基本載體。印信的特點(diǎn)及作用主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：第一，標(biāo)志作用。任何單位都具有獨(dú)特的、唯一的專用名稱，而印信就是這個(gè)名稱的“物化”標(biāo)志。第二，法律性。只有得到法律認(rèn)可的、在公安機(jī)關(guān)備案的單位才具有刻制、使用印章的資格，也只有加蓋了印章的文字材料才具有法律效力，受到法律保護(hù)，承擔(dān)法律責(zé)任。第三，權(quán)威性。印信是高校身份與權(quán)威的體現(xiàn)，是高校對(duì)內(nèi)對(duì)外行使權(quán)力的標(biāo)志，加蓋印章的材料代表著經(jīng)過(guò)了單位的認(rèn)可，才會(huì)被校內(nèi)及社會(huì)所承認(rèn)和執(zhí)行。第四，證明和辨?zhèn)巫饔谩?duì)方單位或個(gè)人可以根據(jù)是否加蓋印章來(lái)辨別文本材料的真?zhèn)危馊ピ俅未_認(rèn)其真實(shí)性、可靠性的過(guò)程，降低調(diào)查成本。

二、高校印信的種類和使用流程

高校的印信種類較多，適用范圍較廣，主要包括：學(xué)校公章、學(xué)校鋼印、校領(lǐng)導(dǎo)名章、法人簽字章、學(xué)位委員會(huì)章、學(xué)術(shù)委員會(huì)章、合同專用章、事業(yè)單位法人證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人身份證復(fù)印件和學(xué)校介紹信。各高校的印信管理和使用規(guī)定略有不同，但基本上都本著“誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)審批”和“歸口管理”的原則，嚴(yán)格遵循逐級(jí)審批制度，即用印單位草擬材料，下載并填寫《用印審批表》，寫明用印單位、發(fā)往單位及用印內(nèi)容，用印單位領(lǐng)導(dǎo)審批并簽字，再由主管校領(lǐng)導(dǎo)審批并簽字，最后由印信管理人員進(jìn)行核對(duì)，方可用印。

三、高校印信管理存在的問(wèn)題

隨著高校各方面工作的改革與發(fā)展，印章管理與使用的范圍越來(lái)越寬，實(shí)際工作中反映出一些亟待解決的問(wèn)題。

首先，制度規(guī)定的不健全。目前高校印信管理缺乏統(tǒng)一的、適用的上級(jí)政策依據(jù)，加之不少高校還未建立一套完整的管理制度，憑經(jīng)驗(yàn)、憑關(guān)系蓋章的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這就造成了印信管理的混亂，容易使高校合法權(quán)益受到損害，出現(xiàn)法律糾紛無(wú)法追責(zé)。

第二，對(duì)印信的權(quán)威性及嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不足。部分高校教職工或校外人士認(rèn)為印信只不過(guò)是辦公流程中的一個(gè)簡(jiǎn)單環(huán)節(jié)，沒(méi)必要嚴(yán)格辦理審批手續(xù)，或抱怨審批手續(xù)過(guò)于繁瑣，甚至有的服務(wù)對(duì)象一味強(qiáng)調(diào)用印情況多么特殊、多么緊急，在審批手續(xù)不全的情況下就急于用印，在用印被拒絕后還態(tài)度惡劣，擾亂辦公秩序。

第三，印信管理使用不規(guī)范，管理者素質(zhì)有待提高。部分高校并沒(méi)有安排專人管理印信，或沒(méi)有做好安全保管措施，誰(shuí)都可以管、誰(shuí)都可以用、誰(shuí)都可以借出。還有一些印信管理者對(duì)用印內(nèi)容審核不仔細(xì)，麻痹大意，隨意簡(jiǎn)化手續(xù)或違規(guī)用印，蓋“人情章”“關(guān)系章”，造成印信管理混亂，嚴(yán)重影響用印的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。

四、對(duì)高校做好印信管理工作的建議

為了維護(hù)學(xué)校的利益，保障印信的權(quán)威性，杜絕違規(guī)用印的情況出現(xiàn)，高校應(yīng)該積極采取舉措，確保印信管理更加規(guī)范、安全、有效。

首先，完善印信管理工作的制度規(guī)范。高校應(yīng)該根據(jù)上級(jí)部門的有關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，對(duì)印信的刻制、管理、使用、廢止等環(huán)節(jié)作出明確規(guī)定，理順各個(gè)職能部門、管理者的責(zé)任與義務(wù)，制定或完善印信管理工作的管理辦法及實(shí)施細(xì)則。建章立制可以使得高校印信管理實(shí)現(xiàn)“有章可循，有法可依”。

第二，嚴(yán)格規(guī)范用印程序。高校應(yīng)該嚴(yán)格實(shí)行用印的逐級(jí)審批手續(xù)，審批以紙質(zhì)批用表及簽字為憑。從領(lǐng)導(dǎo)干部到教職工，再到印信管理人員都要嚴(yán)格遵守程序，即使在大批量用印的情況下也要合理安排時(shí)間，對(duì)用印予以監(jiān)督。在內(nèi)容不符、手續(xù)不全、權(quán)責(zé)不明的情況下，杜絕違規(guī)用印，做到“辦事照政策，用印按規(guī)定”。同時(shí)用印實(shí)行登記制度，設(shè)立印信使用登記本，每一次用印都要嚴(yán)格實(shí)行登記，以便于存檔，有據(jù)可查。

第三，加強(qiáng)印信的安全保管與存放。按照保密性要求，高校應(yīng)該將印信存放在保險(xiǎn)柜等安全、固定的地方，實(shí)行專人專管、隨用隨鎖，禁止外借或帶出使用，謹(jǐn)防丟失或盜用。由于印信使用頻率較高，印信上會(huì)留下污漬、灰塵及印油等，應(yīng)及時(shí)做好清理，保證用印質(zhì)量、字跡清晰。

第四，提高印信管理人員素質(zhì)。印信管理人員是印信的直接接觸者，如何提高自身素質(zhì)是保證印信管理工作安全有效的重中之重：1.應(yīng)該提高政治素質(zhì)，緊跟學(xué)校發(fā)展新形勢(shì)，適應(yīng)新情況，及時(shí)了解各部門工作職責(zé)和工作流程，秉公辦事，講求原則，不徇私情。2.應(yīng)該提高法律素質(zhì)，對(duì)涉及重大事項(xiàng)的協(xié)議或合同要謹(jǐn)慎審閱，鑒別是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，適時(shí)可以征詢法律顧問(wèn)的意見。同時(shí)牢固樹立保密意識(shí)，養(yǎng)成保密習(xí)慣。3.應(yīng)該提高服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神，本著對(duì)崗位和學(xué)校負(fù)責(zé)的態(tài)度，把握好角色定位，堅(jiān)定樹立“全心全意為師生服務(wù)”的思想。遇到不符合規(guī)定的情況，不要一味地拒絕或推諉，而應(yīng)該耐心地跟對(duì)方進(jìn)行解釋，幫其找到解決辦法，如遇棘手的問(wèn)題應(yīng)該向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示。再者由于印信使用量大，具有隨時(shí)性，印信管理人員應(yīng)該具有樂(lè)于奉獻(xiàn)、默默無(wú)聞的精神，保證隨叫隨到，盡職盡責(zé)。

[1] 方婧.關(guān)于高校印章管理的思考[J].蘭州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2014(1):93.

[2] 李鳳蘭.做好高校印信管理工作的思考[J].西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2004(12):91～92.