從現代人力資源管理看人事檔案管理工作

文/臺州市公路管理局 馬慧敏

文/吉林省梨樹縣干部檔案館 張曉輝

從現代人力資源管理看人事檔案管理工作

文/臺州市公路管理局 馬慧敏

隨著時代的不斷發展，對于人事檔案相關管理工作提出了更高的要求，只有立足于社會實際的發展情況，不斷推動人事檔案管理相關工作的創新和變革，才能夠通過管理人事檔案工作推動人力資源管理水平的提升，進而促進企業的長遠發展。

人力資源管理；人事檔案管理；新要求

隨著我國經濟的不斷發展，人力資源越來越成為現代企業在發展過程中具有重要意義的核心資源，人事檔案管理相關工作是人力資源管理工作中非常重要的一部分，同傳統的管理模式相比較，現代的人力資源管理工作在工作重心、工作目標以及工作職能等方面都發生了非常明顯的改變，所以，人事檔案管理工作也在變革之中。本文主要從現代人力資源管理這一角度對人事檔案管理相關工作進行了論述，以期為相關領域的研究人員提供借鑒意義。

一、人事檔案管理工作存在的問題分析

（一）開發檔案的程度較低。就目前情況來看，我國人事檔案管理工作中的突出問題是開發檔案的程度較低。管理檔案的相關工作人員在觀念上仍然體現出重藏輕用的基本特征。在整理收集檔案資料后，并沒有用于選拔與培養人才，人事檔案在培養人才方面的投入較少，人事檔案本身具備的作用并沒有發揮出來。同時，一些企業在設立人事部門的時候，很多工作人員都處于身兼數職的狀態，對于人事檔案的整理、統計以及分類等工作不夠重視，并不利于工作質量的提升。

（二）缺乏規范、完備的檔案資料。檔案材料缺乏完備性和規范性是人事檔案管理工作中存在的另一個問題。就實際情況來看，目前的檔案材料還存在著較為分散、內容雷同簡單等問題，甚至一些檔案材料存在虛假以及抄襲的狀況。除此之外，很多的檔案材料涉及到的主要內容為政治歷史相關材料，能夠體現專業業績和個人特長方面的材料缺乏，在考核鑒定能力的材料中，個人自我表演的語言占多數，缺乏實質性的內容體現。

（三）管理人事檔案的水平較低。我國一些企業和單位工作人員的人事檔案一般都是交由我國的人事勞動相關部門進行管理，并沒有設置專業的人員對檔案進行整理和分類，這種情況直接造成了一些人事檔案相關材料缺乏定期的整理與統計，而檔案管理部門使用的設備也比較落后，在材料的收集過程中沒有進行專業的分析與鑒定，很多材料缺乏一定的真實性，加上整理檔案的工作人員并非專業人員，很多檔案經整理以后仍然體現出無序凌亂的狀態，同時還有可能出現檔案泄密等問題，嚴重影響人事檔案管理工作整體水平的提升。

二、人事檔案管理的有效措施

（一）完善人事檔案管理相關制度。在進行人事檔案管理的過程中，要依據社會發展的實際狀況和形勢不斷完善人事檔案管理相關制度。在收集檔案材料時應做到完整、及時，鑒別檔案的時候應遵循一定的原則，用科學、嚴謹的態度對待檔案整理工作。人力資源管理相關部門也應該重視工作人員的專業素養，定期對相關人員進行培訓和考核，采取一定的獎懲措施使得人事檔案管理人員能夠提升工作的積極性。

（二）完善人事檔案的分類系統。在收集人事檔案相關材料的時候，必須及時更新并補充動態信息，對檔案資料定期進行鑒定，對于沒有保留價值的材料要及時剔除。人事檔案能夠對個人的歷史與現實進行真實的反映，同時也應體現出個人的思想狀況、政治面貌以及綜合能力、興趣愛好等。完善人事檔案的分類系統能夠全方位地描述一個人的基本狀況，有效地推動人力資源管理工作的順利展開和進行。

（三）提升人事檔案管理工作的科學性。要想更好地提升人事檔案管理工作的科學性，就必須從管理手段、管理理念等方面不斷進行改革和創新，合理運用計算機相關技術，將人事信息錄入，建立起數據庫，使得檔案管理工作的難度降低，提升檢索的效率，人力資源管理部門也可以通過一定的分類手段對人才進行分別管理，有效地提升管理工作的質量和水平。

（四）提升管理人員的素質和水平。提升檔案管理人員的素質和水平是推動企業的檔案工作順利發展的要求。企業在聘用檔案管理人才的時候，要注重對其進行文化業務方面的知識培養，同時也應對其專業技能進行訓練，提升其本身的合作意識和服務意識，加強職業道德培訓，使得檔案管理相關人員自身的綜合素質得以全面提升。

三、結束語

從現代人力資源管理來看，目前的人事檔案管理工作中仍然存在著一些問題，要想更好地提升人事檔案管理工作的質量，就必須完善人事檔案管理相關制度，注重檔案的分類管理質量，提升人事檔案管理工作的科學性并提升管理人員的素質和水平，只有這樣，才能夠使得檔案管理更加科學有效，為企業的發展作出貢獻。

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文/吉林省梨樹縣干部檔案館 張曉輝