電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用

文/吉林省高速公路管理局長春管理分局 丁亞楠

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電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用

文/吉林省高速公路管理局長春管理分局 丁亞楠

【摘要】本文對檔案在事業(yè)單位中的重要作用進行研究，希望能對我國事業(yè)單位的檔案管理工作提供幫助。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；事業(yè)單位；檔案管理；重要作用

隨著電子計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，在我國事業(yè)單位的檔案管理中，電子檔案管理已經(jīng)逐漸取代了紙質(zhì)檔案的管理模式，并且逐漸居于主要的地位，可以說，這是對我國事業(yè)單位檔案管理工作的一次變革，它以自動化的辦公方式取代了純手工的辦公方式，提高了檔案管理人員的辦公效率，但是，任何事物在發(fā)展的過程中，都會存在一定的問題，這就需要我們進行不斷的探索，尋找出改善問題的方式與方法，只有這樣，才能更好地使得電子檔案發(fā)揮其在檔案管理中的有效作用。

一、電子檔案管理概述

目前，在大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理的工作中，基本運用了電子檔案的管理方式，使得自動化辦公有了充分的發(fā)展空間，大大提高了工作人員的工作效率。在電子檔案管理工作中，工作人員只需要將檔案的信息輸入到計算機的系統(tǒng)之中，計算機便會將這些信息進行編排，形成電子文件，然后再通過電子計算機后臺的運作，將這些文件進行統(tǒng)一的處理。這樣不僅僅方便了工作人員的檔案管理工作，同時也為用戶的檔案查詢帶來了一定的便利。這樣有利于事業(yè)單位各部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，促進我國事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢

在傳統(tǒng)的電子檔案管理工作中，事業(yè)單位的工作人員主要是以手工抄寫的方式來進行檔案的管理與編排工作，這種工作方式的效率極其低下，工作量浩大，而且這項工作又比較繁瑣，所以，比較浪費時間。同時，紙質(zhì)的檔案還不容易保存，會隨著時間的變化而受到不同程度的損壞。因此，為了提高事業(yè)單位工作人員的工作效率，將計算機網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)相結(jié)合運用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，形成自動化的電子檔案管理模式，提高了工作人員的工作效率，同時也提高了事業(yè)單位對檔案信息的有效利用，體現(xiàn)了它獨特的優(yōu)勢。

（一）高效、快捷。在事業(yè)單位的電子檔案管理工作中，利用先進的計算機管理技術(shù)，在很大程度上為電子檔案的歸檔工作提供了快捷的管理手段，為信息的利用提供了快速的途徑，免除了傳統(tǒng)的手工檔案管理中立卷歸檔、檢索查找的困難，達到減輕檔案管理工作人員工作量的目的，提高了檔案歸檔的質(zhì)量和檢索的速度，使得檔案管理工作不再變得繁瑣與枯燥。另外，由于電子檔案實現(xiàn)了檔案的隨機管理，這就把集中的立卷工作變?yōu)榱穗S時整理立卷的工作，提高了立卷管理的水平，可以實現(xiàn)檔案隨時歸檔的目的。由此不難看出，高效與快捷是電子檔案管理的突出優(yōu)勢。

（二）及時補漏增缺。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，如果一旦出現(xiàn)檔案相關(guān)的文件收集不齊的情況，要想進行補漏增缺，就一定要拆卷重做。而在電子檔案管理的工作中，如果出現(xiàn)類似的狀況，只要將檔案檢索出來，就可以隨時進行補漏增缺的工作了，這在很大程度上提高了事業(yè)單位工作人員的工作效率，使得他們有更多的時間去對其他的工作進行改善，不斷提高事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量。

（三）提高檔案的利用效率。電子檔案的管理提高了檔案管理的工作質(zhì)量，而檔案管理工作的本質(zhì)就是在于利用。傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的，是工作人員根據(jù)自己的理解來進行的操作，具有一定的主觀性，對立卷工作的標準上很難實現(xiàn)統(tǒng)一，就會影響立卷的質(zhì)量，為以后工作人員對檔案的利用工作帶來了極大的不便。而電子檔案管理的實施，就使得這些問題迎刃而解，使得檔案管理工作人員從繁瑣的工作中解脫出來，使他們有更多的時間進行檔案其他工作的研究，進而提高了文書檔案在檔案管理中的工作效率，為用戶提供了更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，大大提高了檔案的使用效率。

三、電子檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用

（一）強化了廣大檔案管理人員的檔案意識。很多工作人員對自己的檔案根本就不重視，所以，不能使他們的檔案被很好地利用以及保護。而電子檔案出現(xiàn)之后，由于它快捷，便于操作，實現(xiàn)了員工對自己的檔案管理的實踐，事業(yè)單位提高了對檔案的利用率，這就使得員工認識到檔案對他們自身發(fā)展的重要性，進而強化了他們的檔案意識。

（二）充分認識電子計算機管理檔案工作的重要性。可以說，電子檔案管理在很大程度上使得事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量得到了不斷的提高，尤其是在文件的管理上，運用電子計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應(yīng)銷毀的文件和檔案的歸檔利用工作，使得事業(yè)單位中從事檔案管理的工作人員，充分認識到電子檔案管理的重要性，進而促進了事業(yè)單位的檔案管理工作順利地進行，提高了檔案管理的質(zhì)量。

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