論檔案管理網絡化及其保護對策

文/鄖陽師范高等專科學校　齊鑫

論檔案管理網絡化及其保護對策

文/鄖陽師范高等專科學校齊鑫

【摘要】隨著網絡技術和信息技術的快速發展，檔案管理緊跟時代步伐，充分運用網絡信息管理技術努力實現檔案管理的網絡化。網絡化在改革和創新檔案管理方式的同時不可避免的帶來了一些問題。本文在簡要闡釋檔案管理網絡化概念基礎上，指出了當前檔案管理網絡化中存在的突出問題，重點探討了檔案管理網絡化及其保護措施。

【關鍵詞】檔案管理；網絡化；保護

網絡信息化進程下，計算機技術和網絡技術被廣泛應用于各個領域。這對于檔案管理工作同樣也不例外。通過綜合運用先進的網絡技術和現代管理方法，實現檔案管理工作的改革與創新。當前，如何發揮網絡信息管理新技術在檔案存儲，檔案查詢以及檔案管理和保護等方面的重要作用，已成為各個行業所共同關注的課題。為此，文章將主要圍繞檔案管理網絡化及其保護對策展開討論。

一、檔案管理網絡化概述

檔案管理網絡化，可以理解為依據檔案管理的原則，為實現檔案管理的目標，最大程度地使用現代網絡技術、先進設備，實現檔案業務與網絡技術之間的有機動態設計，保證檔案資料可以實現長期保存，以滿足社會發展的需要。

實現檔案管理網絡化是實現檔案系統由傳統的館藏建設向未來的數字檔案建設發展的必然要求，也是檔案資源開發和利用的需要。通過實現檔案管理網絡化主要可以實現對檔案資料的長期保存，便利查詢，合理利用和保護等。但是，檔案管理網絡化在提升檔案管理工作效率的同時，也帶來了一定的安全隱患。例如，一些檔案管理人員欠缺扎實的硬件維護和操作能力，造成數據丟失或損壞以及設備損壞等；操作系統長久不升級，存在安全漏洞，防火墻技術落后等問題，容易被黑客等入侵并利用，從而造成檔案管理系統的癱瘓，甚至檔案數據的損壞或丟失；缺乏檔案網絡安全管理意識等。

二、檔案管理網絡化的保護對策

（一）實現檔案館藏數字化。在對檔案資料進行分類整理基礎上，通過資料分類數字化建立檔案數據庫。數據庫應以實現檔案化自動化管理，便于檢索和備份為目的，實現信息庫、全文庫與實物存放位置的相關聯的加強檔案信息化建設，提升網絡分發服務能力。通過實現檔案館藏數字化，可以更加快捷的檢索檔案信息，查閱檔案詳細資料，確定檔案的存放位置，同時運用現代先進技術可以實現對檔案的更好開發和利用，發揮檔案應用的社會效益。這不僅有助于保護檔案原件，為社會提供便捷的數字化成果和服務，更能夠有效地避免因突發事件而導致的檔案損壞。

（二）加快檔案管理軟件開發。運用現代計算機技術，根據檔案服務需求，開發檔案管理軟件，實現掃描文件、目錄數據庫與館藏檔案全文的對接與關聯。以檔案紙質資料為目錄數據庫的依據，通過掃描技術存儲為單個或多個圖像文件，并按照一定的規則對圖像文件進行命名，保持文件名與目錄文件名之間的對應，同時保證檔號與目錄數據庫文件檔號的一致性和唯一性。通過具備完善功能的檔案管理軟件，實現對檔案資料的高效管理和利用，為進行相關檔案數據的批量檢索創造條件。

（三）加強檔案管理的網絡安全保護。網絡安全問題是關系檔案信息安全的重要問題。為實現對檔案資料的充分保護，除從計算機硬件維護，檔案室電源及環境維護等外，還應當從檔案管理人員安全意識、網絡信息預警機制、安全設施建設以及檔案資料備份與恢復等方面入手：

其一，提升檔案管理人員的安全意識。針對檔案管理人員開展檔案管理網絡化專題培訓，培訓內容除檔案網絡化管理的基本內容外，應涉及檔案管理網絡化的安全防護問題，使工作人員通過參與培訓了解安全隱患的巨大危害，增強信息安全意識。在定期組織召開的會議上強調信息安全意識的重要性，有條件的可以印制和發布網絡安全宣傳手冊使員工人手一本，最大限度的增強廣大員工的網絡安全意識，并鼓勵檔案管理部門的管理人員定時參加各類計算機網絡安全培訓課程等。

其二，加強安全設施建設和維護。加大在檔案管理網絡化安全設施方面的資金投入，從操作系統、防火墻、計算機硬設備選取、安裝等各個環節嚴格把控，同時設置訪問受控，確保重要的檔案信息的可靠性、完整性和保密性，避免一些不法份子通過非法訪問竊取或毀壞檔案資料。同時，要強化檔案網絡化管理中心機房計算機管理工作。此外，做到單位內網與外網物理隔離，配備防火墻等安全設備，部署趨勢防病毒軟件，周期性地開展網絡硬件和軟件的維護工作。

其三，建立網絡信息預警機制。做好針對網絡信息的定期檢查工作，充分保證檔案管理工作符合規范，應急管理措施符合實際，保證檔案機房的安全性和可靠性。同時，要對網絡等級保護制度和網絡信息系統保密制度等進行周期性的測試和檢查，確保各個環節不存在安全隱患，對發現安全隱患的應及時及時應急措施，最大可能的確保網絡與信息的安全。

三、結語

我國各行各業檔案管理網絡化尚處于起步階段，必然會遇到一些問題。因此，要明確造成檔案管理網絡化存在安全問題的深層原因，從而采取對應的解決策略，才能實現檔案管理網絡化水平的提升。為此，必須從計算機技術，硬件設備、檔案管理人員素質以及網絡安全防護等方面入手，才能將檔案管理網絡化工作和保護工作做好。

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