芻議事業單位檔案管理的現狀及對策

文/上海市社會保障卡服務中心　劉曉蕓

芻議事業單位檔案管理的現狀及對策

文/上海市社會保障卡服務中心劉曉蕓

【摘要】事業單位的穩定發展離不開檔案管理機制的合理化與規范化。因此，事業單位的管理人員應該重視檔案管理工作。隨著社會經濟的發展，信息技術不斷更新，事業單位對檔案管理工作者的要求越來越高，檔案管理工作正面臨著很大的機遇與挑戰。認識到當前工作中的不足，并有針對性的找到解決方案是當前事業單位檔案管理工作者最應該做到的。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；現狀；對策

當前的事業單位檔案管理工作存在著一些問題，檔案管理工作不夠規范嚴謹，工作水平低與事業單位的發展要求不相符，從而導致了單位發展的不協調。事業單位應該認識到檔案管理在自身發展當中的重要性，并通過有效的途徑解決檔案管理工作中出現的問題，提高檔案管理工作的質量與水平，使之與社會、單位地發展相適應。只有這樣才能保證單位的發展歷程、文化建設得以弘揚與傳承。

一、當前事業單位檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理制度不夠完善。當前事業單位的檔案工作組織不健全，權責分界不明確，造成這種現象的一個主要原因就是檔案管理制度的缺失。由于管理制度的不完善，檔案資料的整理與歸檔沒有做到專崗專人專職，分類、編目大都沒有規范性制度，一旦需要查找信息資料就需要耗費大量的時間與人力。對于留存時間較為長久的檔案，數據得不到及時的更新，有些信息資料甚至已經丟失，但是卻無人負責。其它部門在需要信息資料時，無處可查，導致整個單位工作的滯后。

（二）管理人員管理意識薄弱。由于檔案管理工作不會帶來直接的經濟利益，因此一些事業單位在發展中沒有意識到檔案管理工作的重要性，忽略了對其的規范與管理，管理人員的工作態度也并不積極。一是事業單位領導忽視對檔案工作的規范管理與有效的投入，導致檔案管理工作效率低下。二是在檔案管理工作中，經常會出現數據錄入錯誤、數據丟失的現象，嚴重的還會造成數據外泄，個人隱私被泄露。一旦檔案管理工作出現紕漏，那么很容易對社會、單位或者個人造成不良的負面影響。

（三）檔案管理人員素質偏低。很多事業單位都將檔案管理工作只是看作單純的數據整理、歸檔工作，因此在選擇管理人員時并沒有注重對人員專業素質的考核，因此在管理中缺乏規范性與科學性。一是檔案管理人員在進行資料的收集、整理、歸檔工作時，一味追求自身的工作量，不能客觀、準確地判斷資料的有效性、完整性、保存價值，造成將無保存價值的資料進行歸檔，即降低工作效率又占用了庫房資源。二是檔案管理人員缺乏責任感，不注意信息的保密性，隨意泄露他人的隱私，給自己及他人都造成了嚴重的影響。三是由于檔案管理人員職業發展受到限制，工作內容的枯燥無味，從而造成許多員工不愿擔任檔案管理人員或選擇離職，這些現象都不利于事業單位檔案管理工作健康長遠的發展。

（四）檔案管理設備相對落后。大多數的事業單位的檔案管理工作都是采用紙質檔案的保存模式。隨著經濟的不斷發展，信息技術的高速提高，要求檔案管理工作逐漸走上信息化管理的道路，傳統的紙質檔案管理已經難以適應社會的發展。許多檔案管理人對信息技術了解不夠，相應的操作水平偏低，即使有設備引進也很少使用。設備的落后極大地降低了檔案管理工作的效率與檔案信息的利用率，對于信息資料查閱的及時性與準確性造成了困擾，阻礙了檔案管理工作信息化的發展進程。

二、加強當前事業單位檔案管理工作的措施

檔案管理工作是一項復雜且重要的工作，如何進行科學化的管理是事業單位領導應該思考的問題。要把提高意識作為前提，完善制度作為保障，提高素質作為途徑，引進設備作為基礎。通過多方面的協調配合，加強對當前事業單位檔案管理工作的規范與完善。

（一）完善檔案管理制度。檔案管理制度的完善將為事業單位檔案管理工作的有序進行提供保障。合理劃分檔案管理工作的職責，保證權責明確，工作有效。事業單位可以在本單位內成立專門負責檔案管理的小組，將工作流程細化，并定期對檔案管理工作進行監督與指導，遇到問題要即時即改。

建立和完善事業單位的檔案管理制度。一是根據國家檔案管理部門要求，定期修訂完善檔案歸檔目錄及保管期限表，確保歸檔資料的有效性。二是建立檔案借閱制度，確保借出檔案的安全性，如有遺失可追責。三是獎罰分明責任到人。檔案管理人員應定期對檔案信息數據進行檢查核對，并進行階段性的更新，一旦出錯，責任要落實到人，及時做好信息補救工作，并給予責任人適當的責罰；對于在檔案管理工作中表出突出、能及時為檔案管理工作出謀劃策的人員，應做好相應的獎勵表彰工作。

（二）提高檔案管理意識。提高事業單位檔案管理工作水平，首先要單位領導與相關的工作人員給予檔案管理工作足夠的重視，提高他們的檔案管理意識。雖然檔案管理工作不能夠提供直接的經濟利益，但是做好這份工作卻有利于事業單位穩定長遠的發展。

其次事業單位領導可以帶領檔案管理人員共學習相關的法律、法規，熟讀《檔案管理法》等資料，加大宣傳力度，并通過制度的完善配合管理，提高工作人員的管理意識。再次事業單位要加強對檔案管理工作的關注與投入，提高檔案管理工作人員的工作認同感，使他們不斷增強管理意識，全身心的投入到工作中去。

（三）提高管理人員素質。對現有的事業單位檔案管理工作人員進行業務培訓，不斷提高他們的業務操作能力，同時，加強對法律法規的學習，并且定期進行考核，優者上，劣者汰。形成競爭機制，提高責任意識。

在人才的引進上，選擇高素質的專業性人才，很多高校現已開設檔案管理專業，但是由于大多數單位對檔案管理工作的不重視，導致了人才的流失。因此，想要提高檔案管理水平，提高管理人員素質，從根本上要引進專業人才并留住人才。規范管理的同時，要提高對員工工作、生活的關注，讓他們感受到單位對檔案管理崗位的重視，借此來提高他們的工作積極性與責任意識。

（四）引進先進管理設備。時代的發展與檔案管理工作的獨有特點都要求事業單位的檔案管理工作走向信息化的道路。檔案管理工作需要收集信息，核對信息，收錄信息，整理信息，保存信息。整個過程的工作量極大，需要工作人員的協調配合，如果引進先進的管理設備，就可以利用掃描的方式輸入數據信息，并通過計算機對信息進行分類整合，減少工作量，提高工作效率。現代化先進設備的使用，可以有效的實現資源共享，在檢索信息時，可以迅速準確的提取有效信息，不妨礙其它工作的展開。

從另一個角度來說，紙質檔案在保存的過程中很容易受到損毀與污染，導致信息的丟失。用先進的設備將紙質檔案轉化為電子檔案，兩種檔案互為補充，保證信息的安全性與完整性，無論哪一種檔案出錯，另一種都可以及時進行補救。

三、結語

事業單位的檔案管理工作在事業單位的發展中起到至關重要的作用，它是事業單位工作的重要組成部分。針對當前工作中的問題，為了使檔案管理工作更加合理化與規范化，并且與社會發展相適應，事業單位應建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理的意識，并定期對檔案管理人員的業務素質進行考核，引進先進的設備輔助檔案管理工作的展開，只有通過這些方式才能提高檔案管理工作的水平，進而促進事業單位健康穩定的發展。

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