淺析新形勢(shì)下文書檔案管理問題及對(duì)策

文/濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院　李亞男

淺析新形勢(shì)下文書檔案管理問題及對(duì)策

文/濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院李亞男

【摘要】只有保障文書檔案工作的質(zhì)量和規(guī)范文書工作與檔案工作的銜接，加強(qiáng)文書檔案工作部門之間的協(xié)調(diào)，并及時(shí)地做好文書檔案收集工作，才能切實(shí)提高檔案管理的水平。但是目前由于受各種因素的影響，文書檔案管理中存在的問題亟待解決。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；管理；問題；對(duì)策

文書檔案是政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位以及社會(huì)組織在進(jìn)行管理活動(dòng)過程中形成的極具參考價(jià)值的文件，文書檔案作為檔案工作中一個(gè)重要部分，帶有較強(qiáng)的政治性和技術(shù)性，所以提升文書檔案管理工作，提高文書檔案工作的水平，規(guī)范文書檔案管理，就是文書檔案管理人員的中心服務(wù)工作。但是由于受各種因素的影響，我國(guó)的文書檔案管理工作還存在著很多的問題。

一、文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理缺乏規(guī)范化。伴隨著我國(guó)對(duì)于文書檔案管理的重視，我國(guó)文書檔案管理工作也在不斷完善，但目前還有很多專業(yè)檔案館、企事業(yè)單位對(duì)于文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，操作行為不夠規(guī)范，存在著很多的漏洞。如，文書檔案標(biāo)題的不合格，文書檔案編號(hào)的不統(tǒng)一，還有甚者是檔案中出現(xiàn)缺失，造成文書檔案的混亂。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)需要提升。目前部分企事業(yè)單位和檔案管理館都設(shè)置了檔案管理的專業(yè)人員，他們負(fù)責(zé)文書檔案的規(guī)范管理工作，這樣的方式在一定程度上提升文書檔案管理的效率，但是有一部分文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和文化程度沒有達(dá)到要求，缺乏對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息背景下文書檔案管理知識(shí)，給文書檔案管理工作的開展帶來了很大的影響。

（三）文書檔案管理的制度不完善。由于我國(guó)文書檔案管理制度的不完善，導(dǎo)致文書檔案管理工作與創(chuàng)新的管理機(jī)制不能更好融合，還是一直采用傳統(tǒng)的文書檔案管理制度等這些具有機(jī)關(guān)檔案管理特色的管理方法與制度，這樣制度嚴(yán)重落后于改革后的管理制度，并對(duì)于文書檔案管理方式的創(chuàng)新和改進(jìn)產(chǎn)生了阻礙。

（四）文書檔案的檢索效率較低。目前我國(guó)文書檔案檢索方式還需要有計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索兩種形式，而在大部分的文書檔案檢索中多半還是采用傳統(tǒng)的檢索，這樣就極大的降低了文書檢索工作的效率，很多文書檔案管理人員對(duì)于文書檔案的檢索還存在著錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為只要編制更多的檢索工具，就能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，當(dāng)前文書檔案檢索效率較低的原因主要是對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用能力較差。

二、完善文書檔案管理工作的對(duì)策

（一）強(qiáng)化文書檔案制度建設(shè)，提升文書檔案管理能力。強(qiáng)化文書檔案管理的制度建設(shè)，需要對(duì)文書檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行整理和歸納，在合法合理的狀況下，結(jié)合我國(guó)部門公文管理工作的實(shí)際情況，制訂和采取有效管理辦法，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的多方面規(guī)定，對(duì)于檔案管理、文書檔案的處理、檔案的保密、鑒定等工作提出更具規(guī)范化的要求，形成統(tǒng)一完善的標(biāo)準(zhǔn)和要求，推動(dòng)文書檔案工作的發(fā)展。

（二）強(qiáng)化文書檔案管理人員素質(zhì)。做好文書檔案管理工作的另一個(gè)要求就是完善文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，文書檔案管理對(duì)于建設(shè)需要全面把握檔案人才的入口，企業(yè)事業(yè)單位更需要結(jié)合目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，引進(jìn)和聘用一些具有文化水平和文書檔案管理能力的人員進(jìn)行管理，優(yōu)秀的文書檔案管理者需要樹立現(xiàn)代化的管理理念，全面掌握文書檔案計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用技術(shù)，采用更多渠道、多形式進(jìn)行文書檔案管理人員的教育，強(qiáng)化文書檔案管理人員的素質(zhì)。

（三）轉(zhuǎn)變文書檔案管理方式。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，先進(jìn)技術(shù)手段，完善文書檔案管理方式，改變傳統(tǒng)手工管理方式，首先就是要選擇合適的文書檔案管理軟件，采用新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)做好檔案的整理、編號(hào)、檢索、存儲(chǔ)和查閱工作，完善辦公室系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的銜接工作。這樣的方式便于檔案文件數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，方便檔案文件數(shù)據(jù)直接歸檔，并能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件對(duì)應(yīng)的整理工作。另外就是要提升文書檔案的檢索速度，開展文書檔案計(jì)算機(jī)檢索工具的多樣化。

（四）培養(yǎng)文書檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。提升文書檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，對(duì)于文書檔案信息資源的開發(fā)具有非常重要的作用，檔案管理人員需要全面了解單位、科室對(duì)于檔案信息的需求，并結(jié)合不同人員對(duì)于文書檔案的需求的要求，有針對(duì)性地開展檔案的編研工作，讓他們都能夠在檔案編研的實(shí)際工作中認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)其工作具有的重要意義和作用。

三、總結(jié)

伴隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作的重要性也在不斷的提升，完善文書檔案管理工作的創(chuàng)新和管理理念的轉(zhuǎn)變，對(duì)于文書檔案工作的開展具有非常重要的意義。培養(yǎng)文書檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，規(guī)范文書檔案管理的程度和方式，對(duì)于我國(guó)今后文書檔案管理工作的開展至關(guān)重要。

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