淺議電子文件與檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)系

文/山東省血液中心　魏煒

淺議電子文件與檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)系

文/山東省血液中心魏煒

【摘要】隨著科技的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的自動(dòng)化辦公軟件進(jìn)入了人們的視野，電子文件也走入了檔案現(xiàn)代化管理的行列。本文通過(guò)電子文件概述、電子文件在檔案現(xiàn)代化管理中的作用和電子文件應(yīng)用在檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)三方面對(duì)電子文件與檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)系進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】電子文件；檔案；現(xiàn)代化管理；關(guān)系

所謂的電子文件，就是指它的形成和利用都要依賴于電子環(huán)境和技術(shù)手段的一種文件。電子文件為檔案工作做出了巨大的貢獻(xiàn)，要實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，就要掌握現(xiàn)代化的思想和技術(shù)，使用電子文件是檔案工作的必要選擇。

一、電子文件概述

電子文件就是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的一些文字材料，這些材料不是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件方式存在，而是變?yōu)榱穗娮游臅?shū)、電子報(bào)表、磁盤(pán)和光盤(pán)等。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件有著它獨(dú)特的方面，它需要借助一些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備才能進(jìn)行閱讀和使用，并且可以快速地進(jìn)行傳輸和處理，在查閱檔案資料時(shí)不用受到空間和時(shí)間的約束，也不需要很大面積的地方來(lái)放置文件，但是需要在一定的濕度、溫度和防磁性條件下運(yùn)行。

二、電子文件在檔案現(xiàn)代化管理中的作用

（一）提高檔案管理的工作效率。在現(xiàn)代化檔案管理中，電子文件管理模式得到了普遍運(yùn)用，與傳統(tǒng)管理模式相較而言，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化、自動(dòng)化，只要錄入一次就能永久保存，可以建立數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，便于查閱者的快速查閱，提高了檔案管理人員的工作效率，同時(shí)也提高了檔案信息的利用效率。

（二）提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。電子文件的應(yīng)用，對(duì)檔案管理者的計(jì)算機(jī)水平提出了更高的要求，檔案管理人員充分利用所有能夠利用起來(lái)的時(shí)間參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)自己的計(jì)算機(jī)水平和管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行完善和創(chuàng)新，使檔案管理的業(yè)務(wù)水平大大提高。

（三）有助于檔案紙質(zhì)載體的保護(hù)。在傳統(tǒng)檔案管理中，人員要想查閱相關(guān)檔案，均要到檔案室中進(jìn)行翻閱，之后對(duì)其進(jìn)行復(fù)印或者摘抄，這樣的工作方式，不僅浪費(fèi)物力、人力，還會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生一定的破壞作用。檔案紙質(zhì)載體是一種較為原始的材料，是十分重要的，為此，需要對(duì)檔案紙質(zhì)載體予以保護(hù)。使用電子文件對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，在需要查詢的時(shí)候，可以直接從數(shù)據(jù)庫(kù)中搜尋、調(diào)閱，避免了工作人員和紙質(zhì)檔案的直接接觸，降低了原始檔案的破壞程度，充分保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

（四）使檔案管理的社會(huì)價(jià)值得到提升。調(diào)查顯示，目前，使用封閉式管理的檔案利用率很低，限制了人才的流動(dòng)，阻礙了社會(huì)人力資源的合理配置與使用。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和科技的不斷創(chuàng)新，信息化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，要實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用，就要將傳統(tǒng)的檔案管理與當(dāng)前的信息技術(shù)相結(jié)合，這樣才能發(fā)現(xiàn)檔案管理中蘊(yùn)含的知識(shí)價(jià)值。電子文件的出現(xiàn)和使用，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的充分利用，使檔案現(xiàn)代化管理的地位和價(jià)值都得到了提升。

三、電子文件在檔案管理中應(yīng)用時(shí)面臨的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)管理觀念與制度的挑戰(zhàn)。在一些人事檔案中，含有很多不宜公開(kāi)的信息，對(duì)此需要予以注意。而人事檔案信息公開(kāi)程度與內(nèi)容與人事檔案利用效率有著直接的關(guān)系，在現(xiàn)今這個(gè)信息化的時(shí)代，需要解放思想，實(shí)事求是，嚴(yán)格遵守人事檔案與電子文件管理的保密性，制定科學(xué)的管理模式與工作流程，樹(shù)立現(xiàn)代化信息管理觀念，全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量與利用效率。

（二）對(duì)管理技術(shù)的挑戰(zhàn)。檔案管理工作的保密性要求較高，使得檔案管理工作的政治性較強(qiáng)，不僅要確保電子文件資料的完整，還要確保檔案信息的嚴(yán)密性。在現(xiàn)今這個(gè)信息泛濫的社會(huì)，檔案管理工作面臨著巨大的技術(shù)挑戰(zhàn)。各檔案管理部門(mén)必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)與利用，與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)用先進(jìn)的安全技術(shù)，建立健全各項(xiàng)法律法規(guī)、政策制度，確保檔案信息的安全、真實(shí)、完整。

（三）對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與技能的挑戰(zhàn)。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，各學(xué)科之間開(kāi)始互相交融，在檔案管理工作中，電子文件技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用。此時(shí)，要求管理人員具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)與技能，適應(yīng)現(xiàn)代化信息管理的需求，保證檔案管理工作的全面落實(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子文件可以集所有檔案信息于一身，是檔案現(xiàn)代化管理工作中不可忽視的一部分，所以電子文件應(yīng)該受到應(yīng)有的重視，要建立相關(guān)的一系列的制度和規(guī)范，以確保電子文件可以為檔案的現(xiàn)代化管理提供可持續(xù)的服務(wù)。

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