高校基層檔案管理工作淺析

文/寧夏大學機械工程學院 劉艷娟

一、對檔案進行目標化管理，建立完善的檔案管理制度

（一）隨著檔案信息化進程的加快，各高校應該加強檔案制度的建設。采取一系列措施，逐步完善、更新學校檔案的管理方法和程序，如重新修訂檔案規章制度，制定特色檔案管理制度，將各種規章制度匯集成冊，做到有法可依，有法必依、以保證檔案材料的系統性、科學性。利用要有詳細的借閱登記記錄程序，并指定詳細的丟失、泄密、破損賠償方案，以便責任到人、責任到事，并在實踐中不斷的總結經驗教訓、使檔案利用制度不斷充實和完善。

（二）加強檔案管理人員隊伍建設。高校檔案管理人員對檔案安全負有不可推卸的責任。所以提高基層檔案管理人員的素質就變得極其重要了。第一要有較高的政治素質，要有全心全意為人民服務的精神和較高的政治覺悟，要熱愛檔案事業和檔案管理工作。第二要有較強的業務素質和較高的專業知識，熟悉檔案法律法規，熟悉所保管的檔案內容、及其重要性。第三要有較高的文化素質，能在日常的檔案管理中、分析工作中存在的問題，及時總結工作的經驗和教訓，從中找出檔案管理工作的規律。

二、重視第一手資料的收集，確保第一手資料的完整性、真實性

（一）為了確保第一首資料的完整性、真實性，各個部門要認真做好第一首資料的收集工作。部門負責人要認真制定檔案收集的規章制度，積極與多個部門協調一致，起草規定統一的檔案格式，并將檔案格式發布在網頁上，或者直接發給相關責任人的郵箱里，并要求制表人嚴格按照規定格式起草文件。收集歸納檔案時，既要收集整理紙質文檔，又要建立健全電子文檔庫，并督促相關制表人及時上交紙質文檔和電子文檔，驗收時要認真檢查每個負責人的簽字情況，整理時要細心認真，分類要科學準確，便于查找，根據文件類別，編號，還要貼上標簽，把電子文檔科學歸類儲存。

（二）要對檔案內容及格式嚴格把關。首先，基層檔案管理者，是高校各種第一手檔案資料的收集者，直接決定檔案的質量。所以收集第一手檔案時一定要做好檔案文件的把關工作，比如，檔案原始文件的文本格式、檔案的原始記錄、原始文件以及各級部門的負責人的親筆簽字、負責部門的簽章等，都要仔細檢查，嚴格驗收，確保第一手資料的標準化、規范化、完善化。其次，基層工作者作為第一手資料的收集者，要對相關資料的內容以及所涉及的專業知識有一定的了解。這樣才能科學的、合理的對文件進行歸類整理。

三、要做到紙質文件與電子文件并存

（一）隨著信息化時代的到來，電子文件越來越起著舉足輕重的作用。電子文件的鑒定與歸檔在現今檔案管理中是必不可少的一部分。只有認真的對電子文檔進行鑒定，才能合理的對文件進行歸檔。區分文件的價值是電子文件歸檔的核心部分，在高校檔案管理中，只有對學生，或者教師教學，人事、科研有利用或者參考價值的電子文檔，才有必要保存下來，用處不大，或者經常不用的電子文檔，可以刪除。

（二）區別真偽對電子文件的歸檔和鑒定有重要的作用。要保證電子文件的原件或真實的電子文件，與紙質文檔互為憑證。為了保持電子文檔的原始性，需要歸檔的電子文件還應該區分出原件與復制件，制定文件的單位一定要將電子文件的原件歸檔，以保持電子文檔的依據性和憑證性。基層檔案管理者還應當將電子文件的隱形標示與電子文件一起歸檔，并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。

四、提高案卷質量，推進檔案工作規范化、標準化、信息化、現代化

隨著信息化時代的到來，檔案工作的規范化、標準化越來越起著至關重要的作用，在搞好硬件建設的同時，提高卷宗質量，做好文書的處理工作，是實現檔案工作的重要基礎工作。文書和檔案看似相互獨立，工作任務性質各不相同，但是兩者是在文檔工作流程中密切相關的工作環節。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。文書處理工作能做到標準化，規范化，檔案工作的規范化，標準化就能抓住要害了。

（一）高度的責任心是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節。檔案工作實現規范化、標準化的最大問題是相近材料的重復與整理檔案的無序，所以，檔案管理人員必須有高度的責任心，強烈的主人翁的意識，嚴格認真的收集整理檔案，注意檔案文件的格式、編號、簽字、公章等細節上的工作，才能做到檔案工作的規范化、標準化。實際工作中，歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，根據高校檔案管理的規定，將各種材料科學合理的分類，準確把握立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，有參考價值和利用價值的，才能立卷或歸檔。再者立卷歸檔要明確重點，合理分工，在整理歸檔時，要根據文檔的內容、形式、和作用區分文件和資料之間的差別，認真分析，仔細篩選，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

（二）提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證。大量的實踐工作證明，案卷材料的收集是檔案工作中最重要的一環，檔案的完整與否直接影響和決定著檔案的價值，收集檔案的方法和檔案的裝訂是否美觀，整潔、規整是影響和決定檔案是否規范化、標準化的實操性因素。因此，在推進檔案規范化、標準化的進程中，一定要做好檔案的收集工作，研究切實可行的歸檔方法，做好檔案標準化管理中的分類和檢索工作，解決好檔案的裝訂質量問題，提高檔案的規范化管理。