淺談PDCA循環在醫院文化檔案管理中的運用

文/十堰市太和醫院（湖北醫藥學院附屬醫院）院務辦公室 王蕾 李沐子

在文化檔案管理工作中，管理人員經過整合與積累，不斷對醫院歷史進程、人文事跡、醫院特色相關資料進行擴充和整合，并通過醫院大事記、醫院年鑒、醫院院史館等形式進行展示。文化檔案管理工作面臨時間跨度大、層面廣、資料格式多樣化等問題，如何規范醫院文化檔案建設，提高檔案管理質量是我們檔案工作者面臨的一大難題。

PDCA循環又叫質量環，即英語單詞Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查)和Action(行動)的第一個字母。PDCA循環就是按照這樣的順序進行質量管理，并且循環不止地進行下去的科學程序。針對性的對醫院文化檔案進行PDCA管理，是實現檔案管理多元化的一個重要舉措。我們把文化檔案管理工作利用PDCA做循環改進，找出問題，提出方法，解決問題并更好的完成工作。

一、文化類檔案管理現狀及原因分析

（一）管理流程不完善。醫院文化檔案涉及面廣，牽涉臨床科室及行政職能各部門，專人管理職責劃分不清，造成了資料搜集難度大，保管維護不善等問題。

（二）檔案呈交質量低。因為缺乏專人管理且各科室及職能部門日常工作較為繁重，在科室資料歸檔方面缺乏專業性和自身特色。影像資料的搜集多為宣教部門負責，文字及專業類別資料由各科室提供，兩個提供主題間缺乏有效溝通，造成資料在內容、圖片、影像、資料格式方面不匹配的情況，大大的降低了檔案的質量。

二、醫院文化檔案與醫院文化建設的關系

文化檔案與醫院文化都是醫院管理的重要組織部分，兩者既有一定的職務范疇區別，又有相同的屬性聯系。文化檔案給醫院文化建設提供了大量的內容儲備，可作為醫院文化的制定依據。另一方面醫院文化氛圍的營造又給文化檔案開拓了更多的表現方式。檔案史料促進文化建設，文化建設豐富文化檔案內容，檔案管理又完善了醫院文化建設的具體措施，從而達到相輔相成，互相依托，互為因果，讓文化由抽象變為看得見、摸得著的資源，形成良好的循環管理模式。

三、PDCA循環在醫院文化類檔案管理中的應用

（一）P階段。通過對日常工作的分析，制定出相應的工作計劃。我們的目標是利用文化檔案凝練醫院精神，傳承醫院文化，幫助醫院進行人本管理，同時促進醫院又快又好發展。

在日常管理工作中，加強醫院文化宣傳，提高領導及員工對醫院文化及文化檔案工作的重視；建立完善的規章制度，制定較為全面的醫院歸檔制度，做到專人專項負責，明確個人和科室在文化檔案管理中的職責；將科室文化作為醫院文化的建設主體之一，鼓勵科室建立特色專科文化，做到科室與醫院規劃同步，醫院從科室汲取養分，更好更全面的營造主體文化氛圍。

（二）D階段。醫院文化檔案的建設管理要堅持與醫院大方針政策同步走，實現集中統一管理，分門別類細化設定。針對檔案工作進行歸口管理，設定辦公室為檔案管理辦公室，下設專人進行檔案的整理和修繕；對此類檔案做分類列表整理，并由專人每季度上交至檔案室進行歸整，同時納入科室綜合考核項，提高文化檔案的管理效率；針對平時工作中出現的問題，辦公室進行再培訓。搭建有效溝通平臺，做到多科室交流，創建自身?？铺厣幕耐瑫r更好的進行大環境多科室融合。

（三）C階段。加強實施過程的落實，通過宏觀控制，進行效果查檢確認。由辦公室成員及部門臨床、行政科室負責人建立檔案審查小組對每月文化檔案呈交質量及科室文化建設進行考評。辦公室成員對檔案的完整性、實效性、多元化進行考評，各科室負責人對檔案的專科專業性進行綜合分析，行政科室負責人對各科室?？莆幕ㄔO的合理性、與醫院大方針政策和文化的同步性給予指導性建議，三管齊下，找出問題，并及時解決。與此同時，醫院多開展QCC專題、科室文化建設推薦、檔案能手評比、檔案類培訓等相關主題活動，進一步規范文化檔案工作，更好的促進醫院文化建設。

（四）D階段。針對查檢階段出現的相關問題，做出透徹的分析，在肯定前期工作成效的同時積極向領導班子反饋情況，為制定下一階段措施打下堅實基礎。建立更為合理的標準，形成由上到下，由表及里，由內到外的反饋體系。

四、結語

將PDCA循環運用到日常工作中來，加強制度化、規范化、人文化、多元化，通過對文化檔案的管理工作，讓醫院每一位員工都能參與到醫院管理中來，形成較為良好的主人翁意識。同時管理者可以通過文化檔案建設搭建與員工之間的溝通平臺，強化民主。醫院通過完善文化檔案，多形式的了解各科室的發展情況，為醫院文化建設提供基礎支持。重視文化檔案這一筆寶貴的精神財富，對提高醫院的文化建設水平，推動醫院可持續發展有著重要作用。

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