醫院檔案資源的開發和利用探討

文/玉林市婦幼保健院 郭小萍

隨著形勢的發展,醫院管理進入了新常態,為了盡快適應新常態下醫院的現代化管理需要，醫院檔案管理工作的重點應由單純收藏向提供服務轉變，這就要求醫院檔案管理要根據不同種類檔案利用需求的變化，探索符合新形勢的開發利用模式和途徑，為醫院發展服務。

一、醫院檔案資源開發利用的主要內容

醫院作為一種特殊的服務行業，檔案內容豐富，以我院為例，有文書、人事、病案、財會、科技、基建、設備、實物等八大類檔案,管理難度較大，所以在開發利用時只是按實際需要開發。

（一）文書檔案資源的開發利用。醫院文書檔案真實地記錄了醫院由小到大、迅速發展的光輝歷程,為編印《醫院大事記》《醫院榮譽匯編》等提供生動翔實的材料；為醫院管理決策和制訂規劃、計劃、總結、以及醫教、科研、論文撰寫等提供信息資料。

（二）人事檔案資源的開發利用。醫院人事檔案是職工成長過程的真實記錄,記錄了從讀書、工作和參加社會實踐活動情況。人事檔案能提供全面、準確的人事信息：一是可為醫院的改革、發展推薦培養專門人才提供人才信息，達到醫院人才管理目標。二是為醫院提拔干部合理選人用人提供真實可靠的依據，真正做到人盡其才。三是在合理配置人力資源、提高員工積極性和提高醫院兩個效益等方面起到決策和參考作用。四是確保醫院在職稱晉升，崗位聘任和推優等方面的合理性和公正性，為醫院發展奠定堅實的人才基礎。

（三）病歷檔案資源的開發利用。病案是患者住院接受診療過程的原始、成套的資料，病案信息不但作為診斷治療的參考和教學示范的依據，其真實性、完整性也為醫務人員科研、論文撰寫提供了大量的準確數據，在我院還為遺失補辦出生醫學證明提供詳細信息。而且也是衡量醫院管理水平和服務水平的重要依據，醫院各級管理者通過查閱病案內容、業務報表和病種分析醫院業務現狀，監督指導和改進工作。同時，又能在處理醫療糾紛、醫療保險、商業保險民刑事案件等方面具有法律效用，作為法律文書，是患者在醫院所有醫療行為最重要的見證，為醫院解決各類糾紛服務。所以，通過積極開展病案的查閱利用，能強化醫院管理，提高醫療質量。

（四）財務檔案資源的開發利用。醫院財務檔案是醫院進行所有經濟活動的原始記錄，直接反映醫院各項收支情況。利用財務檔案資料中的各種數據，分析醫院的經濟發展和財務運行特點，以及存在的不足，研究制定合理的財務管理對策；另外，財務準確數據，是醫院經營績效、債權債務的重要憑證，可為醫院開展經營活動、杜絕違規行為提供有力證據，也是進行年度經濟預算的重要參考，為醫院決策者提供真實的原始資料，對于醫院的健康發展發揮了經濟保障作用。

（五）設備檔案資源的開發利用。設備檔案的利用價值主要體現在經濟效益，在招標、采購、使用、維修等工作中必須充分利用。一是為科室申購設備的考察與論證提供數據，并為設備管理部門、醫院決策者提供及時、準確的參考信息；二是檔案管理人員在加強培訓后，使維修及使用人員熟練掌握設備的使用性能,從而提高設備的使用率，并擴大使用范圍；三是方便設備管理部門做好維護服務，避免設備使用率低造成資源浪費，也減少事故隱患的發生。可根據設備維修記錄,充分做好維修前準備，盡量減少設備停機時間,減少病源損失,減少維修費用。

（六）基建檔案資源的開發利用。醫院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復利用作用和日常維修作用，如工程檔案，從立項籌建到竣工驗收，其間不斷的反復利用參考設計圖紙和資料，不僅可以保證按圖施工加快進度，還可以提高工程質量和減少成本。而醫院各項維修、擴建、改建、工程的清單制作、預算及驗收,工程款的結算等均需利用基建檔案，經過核對，可以使各流程通暢，結算做到快速準確，充分體現了其利用價值。

其他如科技檔案，真實地記錄著從立項、結題、科研成果鑒定等有關學術活動的過程，成為科研成果推廣應用的重要依據；還有專業人員技術檔案、聲像、實物等檔案資料，通過有效開發和利用，便于醫院管理者形成科學決策，真正發揮檔案服務功能。

二、醫院檔案資源開發利用的途徑

（一）轉變思想觀念，加強檔案宣傳。醫院檔案是醫院發展不可缺少的重要信息資源，必須盡快開發和利用。首先，領導重視是做好檔案開發的前提，要把檔案管理和開發工作納入醫院的重要議事日程，現今，經濟發展進入新常態，醫院領導及檔案管理者應轉變思想觀念，充分認識檔案在日常工作中的重要性，并在全院加大宣傳力度，增強全體職工的檔案參與和支持意識，讓檔案資源在新常態下切實為醫院的兩個效益服務。

(二)完善管理機制，明確崗位責任。醫院綜合檔案管理是一項難度較大的工作，由于它的種類多、內容雜、收集部門分散，故必須健全檔案管理的一系列規章制度，理順關系，建立崗位責任制，使責任到人。醫院各職能部門均設定一名兼職檔案員，負責收集整理本部門在工作中形成的材料，除病案外每年移交綜合檔案室歸檔，形成全院檔案管理網絡，方便多渠道提供利用。

（三）提高人員素質，確保檔案利用效果。要加強檔案管理人員的素質訓練，不但要有責任心和使命感，更要有較強的業務能力，不只是檔案的保管者，更應是檔案的形成者、管理者。要不斷鉆研檔案業務知識，熟悉各類檔案內容，掌握各類檔案利用規律，才能在工作中綜合各種檔案信息，準確、及時地向利用者提供所需的信息，確保檔案利用效果。

（四）加大資金投入，實現檔案現代化管理。加大資金投入，一方面是配齊檔案保護設備，如檔案庫房的防火、防潮、防高溫、去濕、空調等基本設施；另一方面是配備現代化技術設備,如應用計算機管理，用計算機錄入和儲存整個醫院的各個門類檔案，不但方便整理和檢索，還節省了人力和物力，提高工作效率。同時適當引進檔案管理應用軟件，運用先進的管理技術，可實現檔案管理的現代化和自動化，為檔案信息資源的開發與利用創造良好的條件。

（五）創新服務方式，充分發掘檔案價值。1.把檔案由靜態變為動態。利用醫院的各類檔案,如病案、科技、文書檔案等編寫醫院動態、新項目開展、科研成果推廣以及建設醫院文化等，及時宣傳醫院特色服務、重點學科和專家名醫，方便群眾就醫，提高社會效益。要建立檔案利用信息的反饋制度，實現各部門檔案信息利用的相互聯系，最大限度地滿足各項工作利用檔案的需求。

2.把被動服務變為主動服務。檔案管理者在檔案的管理和提供利用過程中，應通過多種渠道了解利用者的需求,掌握各門類檔案的特點，主動、及時提供所需信息，多角度、多層次地為醫務人員、患者及社會公眾服務。

3.把檔案收藏變為檔案利用。對檔案的開發利用情況定期進行分析，掌握哪類資料利用率高，以及存在的問題，廣泛征求檔案利用部門和醫務人員的意見，不斷改進工作。并制定全院檔案管理工作規范，使檔案信息資料的收集、整理、篩選、歸檔和對外服務制度化、規范化。

4.建立檔案信息網絡。將醫院各種門類的檔案，包括文書、科技、設備、基建、財會、聲像等檔案全部劃歸綜合檔案實行統一管理，病案和人事檔案單獨管理。開展檔案信息的編輯工作，進行分類開發，編寫各種匯編或簡報，使各種檔案之間都互有聯系并實現資源共享，提高醫院內部檔案信息的傳遞速度。加快醫院信息化建設，使外部的信息及時接入醫院內部信息網絡，形成內外信息資源網絡化，全面為醫院各項工作服務。

醫院檔案是一種信息文化，關系到醫院的持續發展，但檔案的價值就目前來說還沒有完全體現出來。隨著醫院規模的擴大，醫院的各類檔案會大量產生，檔案資源的開發利用價值將會不斷顯現。只有多途徑加強醫院檔案資源的開發，使檔案利用價值向網絡化、科學化發展，綜合利用性增強，才能使檔案信息資源有效的融入醫院的整個工作中并服務于各項工作。

[1] 劉嶸.開發醫院檔案資源提高檔案利用率[J].現代企業教,2012(9下).

[2] 糜瑛.淺談醫學檔案信息的開發和利用[J].醫學信息,2011(9).

[3] 宋潔,李云文,等.醫院綜合檔案開發利用探討[J].華人時刊,2011,1l(中).

[4] 姜歐.淺議加強醫院檔案資源的利用與服務[J].辦公室業務,2014(7).