高校無紙化辦公模式探討

文/北京聯合大學應用文理學院 尹怡青

隨著信息化，網絡技術在各個行業的廣泛發展和應用，傳統的辦公方式已經被無紙化辦公逐漸替代，成為未來辦公的一種發展趨勢，目前，加快和推進信息化建設已經成為社會經濟發展的重要組成部分。契合信息技術發展的趨勢，首都高校系統也在大力推廣應用無紙化辦公，并且卓有成效。國家強化信息化建設是高校實施無紙化辦公的直接動力。無紙化辦公就是減少辦公狀態下紙張的使用量，或者完全不使用，同時，使用辦公自動化軟件，采用網絡實現的方法，達到信息的資源共享等。然而在無紙化辦公實施的過程也存在一些問題，導致全面實行無紙化辦公的過程并不是很順利，文章中針對一些問題提出了建議措施。

一、無紙化辦公定義及其特征

（一）無紙化辦公的定義。無紙化辦公從某種意義上來說，借助信息及網絡技術的手段提高辦公效率，在此過程中減少了紙張的使用，大大降低了紙張的使用量，實現全面自動化式辦公。低碳的興起已經涉及了各個領域，具有社會前沿性，而高校無紙化辦公室低碳校園建設的重要組成部分。

（二）無紙化辦公的特征。無紙化辦公的特征，就是采用現代化的網絡信息技術，以計算機辦公軟件和硬件為主要載體，以便實現辦公自動化的便捷操作，利用方便化的電子文件傳承代替傳統手工操作，電子文件按照辦公軟件的指令準確的傳輸到目的地，文件管理人員接收電子文件，直接呈送到相關領導審閱，或在科室院系中分發查閱，在很短的時間內，整個過程省略了文件的打印、分工分閱、回收保存等環節，節省了人力、無力、財力，不僅實現了低碳環保，節約資源，而且大大提高了辦公效率。

二、高校無紙化辦公模式構成

高校無紙化辦公模式的關鍵是辦公自動化，其實現形式是人機互動模式，辦公人員與計算機及其自動化系統、軟件、網絡、通訊工具等進行的合作，具體的操作模式分工可以從以下幾個方面進行分析。

（一）辦公人員。辦公人員是實現高效無紙化辦公的主要成員，也是高校無紙化辦公模式的不可缺少的一部分。無論是在傳統模式中，還是在自動化模式中，人的作用是不可或缺的一部分。高校辦公人員根據其崗位的作用不同，而被分為：實驗崗位管理人員、教師崗位管理人員和行政崗位管理人員。具體在高校無紙化辦公模式的應用中，辦公人員的基本素質是完成任務的基礎，比如操作計算機能力的要求，熟練操作各種常見的辦公自動化軟件、熟悉現代信息管理技術，擁有完成各項工作的能力，這是因為辦公人員要完成各項任務，必須要借助辦公設備、自動化系統以及網絡通信工具等。

（二）辦公自動化系統。辦公自動化系統簡稱OA系統，其功能具有公文處理、會議管理、發文管理、檔案管理、檢索、信息發布等，是一種把計算機網絡和現代化辦公相結合的新型辦公模式，在這個過程中借助計算機互聯網技術，使智能化、遠程化、無紙化、節約化等特點得以實現。

（三）辦公設備和網絡通信。通常來說，辦公設備指的是無紙化辦公的硬件裝備，辦公人員作為主體完成辦公任務所使用的客觀存在的載體。比如辦公室相關設備，具體有：電話、計算機、計算器、打印機、掃描儀、傳真機、路由器、交換機等等。使用網絡工具能夠達到短時間內有效的交流和溝通作用，比如飛信、QQ、微信、微博等，使信息能夠及時的傳達。

三、無紙化辦公的全面應用仍存在一些問題

（一）無紙化辦公技術問題尚未完全解決。網絡安全、電子信息技術的安全性和穩定性是影響著電子信息系統的發展，而無紙化辦公的資料都依附于網絡的保存和傳輸，因此，網絡安全問題和電子信息技術的穩定是保證無紙化辦公的關鍵。隨著計算機網絡的迅速普及，網絡涉及人們生活的方方面面，在如今數字化的時代，網絡安全問題至關重要，受到越來越多的關注。計算機網絡安全的主要原因有兩點：一方面是系統的安全存在漏洞，容易被黑客通過病毒的侵入襲擊控制整個電腦，導致文件的流失和破壞；此外，由于局域網內部的安全問題，比如用戶使用盜版軟件、移動存儲器的無序管理等都可能出現網絡安全問題。另一方面，對網絡安全評估系統沒有做到有效的監視，對于出現的漏洞，沒有進行相應的檢查，導致數據信息資料的外泄。這些網絡安全問題一直出現在計算機操作過程中，如果要全面實現無紙化辦公，必須要徹底解決影響其相關問題。

（二）法律法規建設不完善。我國法律關于電子文檔類的保護，還沒有詳細、完整的明文規定，而無紙化辦公系統的操作必須借助電子文檔及電子信息系統的使用，要想使高校無紙化辦公能夠達到穩定、可持續的發展，需要有關法律法規對高校電子信息系統進行有效規范和保護的規定。

（三）無紙化辦公投入大。建立高校無紙化辦公，需要構造一個相對穩定、安全的電子信息平臺，由于建立基于辦公自動化電子信息系統平臺，需要前期投入非常大的資金供應。在后期的信息系統更新和網絡維護中，也有大量的資金做支撐。建成一個高校完整的、實用性強的辦公平臺，還需要服務終端的設立，在每個環節中硬件的配置都是擇優選取得。因此，對于高校來說，是一個投資期間相對漫長的過程，與迅速發展的辦公平臺不相適應。

（四）高校辦公人員的自身素質有待提高。信息技術，計算機、各種辦公軟件的熟練操作、各種辦公設備的使用和維護都對高校辦公人員的素質提出了更高的要求。一些高校辦公人員對于計算機及其設備的不熟練操作，對自動化辦公軟件的陌生都會導致辦公文件的出錯率增加。無紙化辦公通常使用電子文檔進行工作和信息交流的，辦公人員的不認真或者質疑對于文件的電子筆跡和電子簽章等具有合法性的使用，不僅對整個工作的完成造成影響，而且也嚴重違反了高校辦公人員遵守辦公制度的規定。

四、對高校無紙化辦公的建議措施

（一）切實解決網絡問題。實現無紙化辦公的前提，必須要解決好網絡問題，要保證網絡的暢通無阻和安全可靠。比如，防止黑客攻擊、病毒爆發、非法用戶入侵、機密信息泄露及重要數據丟失等。無紙化辦公不僅要充分分析高校無紙化辦公網絡的具體應用和安全需求，而且要采取正確的安全策略和安全技術，建立安全的無紙化辦公網絡系統。高校無紙化辦公網絡可采用5種安全性：1.認證；2.訪問控制；3.數據完整性；4.機密性；5.防抵賴業務。在針對高校網絡系統的外部入侵及系統內部的安全隱患都要保持高度的重視，制定相應詳盡的規章制度和管理手段，防止內部破壞事件的發生。具體的操作措施是：第一將安全策略、軟件和硬件等方法結合起來，構造一個統一的防御系統，起到有效阻止非法用戶進入網絡的作用，減少網絡的安全風險。第二，定期進行漏洞掃描，跟蹤、及時發現問題并解決問題。第三，通過入侵檢測等方式實現實時安全監控，提供快速響應故障的收到，同時具備很好的安全取證措施。第四，使網絡管理者能夠很快組織被破壞的應用程度。第五，由中央控制臺統一控制和管理，在工作站、服務站上安裝相應的防病毒軟件，實現全網統一防病毒措施。第六，制定完善的內部管理和審核制度、信息監督制度。第七，采取有效的權限控制，即允許景觀授權和景觀驗證的用戶存取某一信息資源在服務器里，或是在個人工作站內。

（二）嚴格執行辦公流程和辦公制度。提高和傳統辦公方式的不同之處，無紙化辦公通過借助辦公自動化軟件系統進行完成任務的。比如眾所周知，傳統的辦公方式大多采用紙張作為載體，辦公人員去辦理公文，簽字蓋章等；無紙化辦公需要輔助信息網絡的虛擬辦公環境，以電子文檔實現信息交流。辦公人員必須要按照辦公的流程辦事，嚴格執行辦公制度，對于一些關于電子簽章和電子筆跡驗證的文件要驗證其有效性、合法性。具體在高校辦公環境中應制定統一的數據標準、統一的數據格式，制作表格或者擬定文件等。另外，由于高校無紙化辦公不是辦公人員之間的面對面交流，而是通過網絡辦公流程進行的。所以要制定與此相關的高校辦公室管理制度。比如，制度辦公人員的工作職責；制度關于網上公文收發及管理的規定；制度辦公人員的獎懲措施等。

（三）提高高校辦公人員基本素質。高校實行無紙化辦公，必須加大對其辦公人員的基本素質要求。高校辦公人員作為辦公自動化的主體，其起到非常關鍵的主體作用。因此要高效率的完成各項任務，無紙化辦公必須要求其辦公人員，要全面了解自動化辦公軟件的使用，因此，高校應按照辦公室的規定，定期對辦公人員進行知識理論培訓。具體的培訓內容有：第一，要了解掌握多部門之間協作問題，提高部門之間的高效率運作。第二，要掌握集成處理與web發表信息的工作平臺，處理信息收集、處理和發布過程中分割的問題。第三，要能夠完全熟練掌握分類、存儲、整理等相關鏈接的各種類型文檔，并熟練操作查詢、web瀏覽、搜索等手段。第四，掌握信息訪問和傳輸的安全性，利用私有秘要系統用于文檔和郵件的加密、解密，為保證信息來源真實可靠，文檔均保存用戶數字簽名，系統在后臺跟蹤用戶的每一個操作，監測文件狀態。

五、總結

隨著低碳環保意識成為一種“時尚”在信息技術高效發展的今天，高校無紙化辦公不僅節約了其管理成本，降低了人力、物力、財力的支出，大大提高了辦公效率，已經漸漸得到人們的認可和推崇。本文指出了高校無紙化辦公實現的過程中出現的一些問題：無紙化辦公技術不完善方面的問題，高校辦公人員基本素質低的問題，有關法律法規不健全的問題及無紙化辦公資金投入巨大的問題，并針對一些問題提出了一些建議和措施。雖然高校無紙化辦公不盡完善，也達不到完全意義上的“無紙”，但是，解決好上述問題，將會大大推進無紙化進程。

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