高校檔案的電子文件管理分析

文/廣東體育職業(yè)技術(shù)學(xué)院　陳愛戀

高校檔案的電子文件管理分析

文/廣東體育職業(yè)技術(shù)學(xué)院陳愛戀

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，高校對檔案的管理也提出了新的要求，以便適應(yīng)繁雜的檔案管理事宜。由于學(xué)生信息量不斷增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)人們工作的需求，采用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高檔案管理效率，方便建檔管理工作有序進(jìn)行。本文將對高校的電子文件管理的特點(diǎn)和工作進(jìn)行簡單的分析，為提高高校電子檔案管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】電子文件；檔案管理；高校

隨著我國各界人士對高校教育的重視程度不斷上升，高校學(xué)生數(shù)量越來越龐大，對學(xué)生信息管理的工作也變得越來越困難。我國科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的主流趨勢，它是指各種活動(dòng)和行業(yè)利用信息技術(shù)促進(jìn)生產(chǎn)的過程。電子文件就是一種在信息技術(shù)發(fā)展下的產(chǎn)物，是和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大區(qū)別的一種文件形式，對高校檔案電子文件的管理可以提高管理的效率，對學(xué)生檔案進(jìn)行更系統(tǒng)科學(xué)的管理，有效地高了整體管理水平。

一、對高校檔案電子文件管理的必要性

（一）提高了高校檔案管理的質(zhì)量和效率。隨著信息量不斷增加，高校檔案管理工作越來越繁雜，傳統(tǒng)的檔案管理面對繁重的管理工作其弊端也顯示了出來。由于檔案管理的工作量大，在紙質(zhì)檔案管理中，管理員每天都要機(jī)械性的做重復(fù)的動(dòng)作，而且單從一項(xiàng)檔案管理的步驟來看，從編制目錄到整理完畢，需要進(jìn)行十多項(xiàng)管理程序，這些無疑使管理員的工作增加了壓力。而對電子檔案文件的管理把檔案管理員的工作簡單化，從而提高了檔案管理的效率。

（二）有利于檔案管理、保護(hù)和利用。高校檔案的電子文件管理，減少了繁雜的工作量，讓高校教師可以投入更多的時(shí)間對學(xué)生的生活以及學(xué)習(xí)進(jìn)行管理，因此檔案管理的科學(xué)性更高，有利于人們更好的使用檔案資源。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中的檔案是對紙質(zhì)材料進(jìn)行管理，在翻閱時(shí)容易破壞檔案，不利于檔案保存。而高校檔案的電子文件管理，方便查閱，且安全性高，也有利于保護(hù)其檔案不被損壞。

（三）適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)程。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多檔案都通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，現(xiàn)代化的紙質(zhì)檔案管理正朝著一體化的方向發(fā)展。通過在網(wǎng)絡(luò)上建立檔案管理系統(tǒng)，將檔案的信息錄入電腦，人們在需要時(shí)只需要檢索就能夠獲取自己需要的檔案資料，方便了檔案管理。電子檔案管理規(guī)則比傳統(tǒng)的更加簡單、易懂，管理者不用耗費(fèi)更多的時(shí)間學(xué)習(xí)怎么管理，而是在實(shí)踐中逐步掌握了檔案管理。以往基層檔案管理員的電動(dòng)較頻繁，因此對新的管理者的管理帶來了較大的麻煩。電子檔案管理需要管理者掌握較高的信息化管理技術(shù)，簡化了以往管理的復(fù)雜程序，從而讓管理者很快就接受管理工作。

二、高校如何加強(qiáng)對檔案的電子文件管理

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各大高校都建立了自己的校園網(wǎng)絡(luò)，使得網(wǎng)絡(luò)信息資源可以充分被同學(xué)以及教師使用，可以提高了高校整體工作效率與工作水平，高校該如何提高對檔案電子文件的管理成了所有高校管理者需要考慮的問題。

（一）建立檔案電子文件管理制度。高校對檔案電子文件管理首先就是要建立檔案電子文件管理制度，把電子文件的收集管理工作納入到日常管理工作中來，對于電子文檔的形成、收集、整理以及歸檔工作都要有明確的規(guī)定，要有專門的管理工作人員嚴(yán)格按照歸檔的要求進(jìn)行收集和整理，將歸檔后的文件交給檔案部門，保證電子文件的完整和正確性，在整個(gè)管理工作中應(yīng)該保證文件的安全有效。在對電子檔案的管理工作中，檔案部門應(yīng)該建立嚴(yán)格的歸檔流程，并且實(shí)行物理歸檔與邏輯歸檔相結(jié)合的方法來共同運(yùn)行。邏輯歸檔就是指在不改變計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的存儲(chǔ)方式和位置將需要的電子文件的管理權(quán)移交給檔案部門的過程，物理歸檔就是把電子文件刻制成光盤或者轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)的文件交給檔案部門。

當(dāng)對網(wǎng)上形成的電子文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候，電子文件的實(shí)體應(yīng)該歸檔在檔案部門，這是為了保證電子文檔的安全性和完整性，交接的形式可以通過網(wǎng)絡(luò)來捕獲采集然后歸檔到檔案部門的服務(wù)器，也可以用儲(chǔ)存載體，最后再實(shí)施物理歸檔。

（二）采取現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，對電子文件檔案進(jìn)行歸檔。

在對電子文件的管理中運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)可以保證電子文件的真實(shí)性以及原始性。電子文件本事就是信息化背景下的產(chǎn)物，它的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存以及傳輸?shù)倪^程中只有采取相應(yīng)的信息安全技術(shù)才能保證文件的安全性，防止泄密，同時(shí)也可以有效防止非法訪問或者隨意改動(dòng)等。所以對文件管理時(shí)一定要設(shè)置訪問權(quán)，這是最基本的，只有正確的用戶名稱以及密碼才能進(jìn)行訪問，同時(shí)也可以運(yùn)用身份驗(yàn)證等技術(shù)來對訪問者的身份進(jìn)行驗(yàn)證，保障電子文件的安全有效，做好保密工作。除此之外，市場上還出現(xiàn)了一些例如防火墻技術(shù)以及加密技術(shù)等可以保障電子文件的安全可靠。電子檔案文件管理就是為了使管理工作可以更加科學(xué)有效。而做好電子文檔的歸檔工作就是一個(gè)重點(diǎn)工作，只有這樣才能對種類多樣數(shù)量眾多的電子文件進(jìn)行有效的管理。對高校電子文件歸檔可以根據(jù)文件的特點(diǎn)來劃分，例如教師科研活動(dòng)、學(xué)生檔案管理以及行政工作等來進(jìn)行分類。

（三）將檔案信息化納入到學(xué)校信息化系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案電子文件的管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同，可以有效提高管理效率以及管理水平，但同時(shí)對于檔案管理工作者的素質(zhì)要求也更高。電子檔案管理要求管理人員一定要具備熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)。但是在高校檔案部門的工作人員大多僅僅具備檔案專業(yè)知識，同時(shí)又精通計(jì)算機(jī)知識以及信息處理技術(shù)的復(fù)合型人才是非常有限的，為了解決這一問題，可以將學(xué)員檔案的信息化建設(shè)納入到學(xué)員的信息建設(shè)中來進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣就可以充分利用學(xué)院的專業(yè)計(jì)算機(jī)人才。當(dāng)檔案部門提出檔案管理要求時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來組織實(shí)施，把檔案管理的理念和學(xué)校校園網(wǎng)建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃，使電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理可以更加有效的實(shí)施。

（四）對電子文件進(jìn)行前端控制。文件的生命周期是指文件從形成到永久保存或者最終銷毀的一個(gè)過程，我們可以根據(jù)文件價(jià)值的不同運(yùn)用不同的文件管理方法對文件進(jìn)行控制，電子文件的管理可以參照文件的生命周期。對檔案電子文件的管理就是要充分利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對文件的管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使整個(gè)管理更加系統(tǒng)化和規(guī)范化，優(yōu)化管理。電子文件的設(shè)計(jì)、形成以及保存是管理工作中最關(guān)鍵的工作，將檔案文件管理工作的需求嵌入軟件，在形成文件的時(shí)候舉要考慮其一檔案工作的聯(lián)系和是否有長期保存的需要，在檔案工作之前就要介入電子文件的運(yùn)作和管理。所以檔案部門應(yīng)該對部門的檔案管理工作者進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，在對電子文件的形成、管理等過程中藥及時(shí)登記，使電子文件歸檔的質(zhì)量得到保障，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

對高校檔案電子文件的管理，有效地解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理繁難的狀況，提高了檔案管理者的工作效率。在檔案管理中，要注重科學(xué)管理檔案，保證檔案管理的時(shí)效性、準(zhǔn)確性和完整性。由于電子文件是信息化背景下的產(chǎn)物，因此管理者要不斷加強(qiáng)自身的素質(zhì)，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息管理技術(shù)，完善管理方法。

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