對基層檔案管理工作的認(rèn)識

文/成都市新都區(qū)人民醫(yī)院檔案室　馬春榮

對基層檔案管理工作的認(rèn)識

文/成都市新都區(qū)人民醫(yī)院檔案室馬春榮

【摘要】本文結(jié)合檔案工作實際，論述了對基層檔案管理工作的認(rèn)識和體會。

【關(guān)鍵詞】基層；檔案工作；認(rèn)識

檔案是單位各項工作的真實記錄,是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù),既能指導(dǎo)現(xiàn)實工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何搞好檔案管理工作,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化,是新時期檔案管理人員的歷史責(zé)任。本人從事檔案管理工作多年,結(jié)合實際工作談?wù)剬ψ龊脵n案工作的認(rèn)識和體會。

一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的前提

（一）愛崗敬業(yè),爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案管理工作,在很大程度上取決于對檔案管理人員工作的滿意度。因此,要想使單位的檔案管理工作有起色,首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視,檔案管理人員還要注重完善自我,熱愛本職工作,忠于職守,忠實肯干,發(fā)揮主觀能動性,干出業(yè)績,干出水平,讓領(lǐng)導(dǎo)滿意,更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

（二）加強宣傳,增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視,大多都是因為缺乏檔案意識,認(rèn)為檔案管理工作不是主要的部門,總認(rèn)為檔案管理可有可無、把檔案隨意放在一個地方就行了，不需要專門管理。所以在這種情況下就需要檔案管理人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理工作的重要性。首先,要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況,使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā);其次,要努力做好檔案服務(wù)工作,及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上級機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料,為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息,使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。

二、實施檔案管理現(xiàn)代化是加強檔案管理工作必由之路

隨著改革的深入發(fā)展,檔案管理面臨著許多亟待解決的問題,諸如檔案數(shù)量越來越多,給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了檔案質(zhì)量利用等,只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,才能有效地加以解決。

（一）掌握現(xiàn)代化管理技能,提高綜合素質(zhì)。電子計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運用,使檔案形成的運行、積累、轉(zhuǎn)換、統(tǒng)計、利用等工作,體現(xiàn)出現(xiàn)代化管理技術(shù),迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的必然要求,也是檔案工作者的努力方向。所以,檔案管理人員要結(jié)合本崗位工作,邊學(xué)習(xí)邊操作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì),特別要注重計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí),努力使自己成為綜合型檔案管理人才。

（二）利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣,勞動強度大。而利用計算機(jī)整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時,立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類,雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但因每個人的理解不一樣,對同一個文件的分類不盡相同,就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象,影響案卷的質(zhì)量,給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》,不需要擬定案卷標(biāo)題,以件為單位,不僅省時省力,而且利用計算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又可發(fā)揮計算機(jī)管理優(yōu)勢,提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、加強在職教育,提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量,為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要,要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性,努力提高檔案管理人員的知識水平和管理能力。由于檔案種類和載體的多樣化,管理方法要不斷更新,因此,對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法,已不能適應(yīng)新的形勢,所以,必須對檔案管理人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn),盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù),又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才。

（一）進(jìn)一步提高檔案管理人員對檔案工作的認(rèn)識。檔案管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識,開拓視野、優(yōu)化籍貫結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì),才能做好新時期的檔案管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《檔案管理辦法》和國家有關(guān)檔案管理規(guī)定,使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù);二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍,建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系,加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核,不斷提檔案管理工作水平。

（二）加強制度建設(shè),建立長效培訓(xùn)機(jī)制。首先,要建立健全在職教育的長效管理制度,如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班;其次,要建立在職教育的約束和激勵機(jī)制。約束和激勵機(jī)制可以促使檔案管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感,積極主動地參加在職教育學(xué)習(xí),努力更新知識,提高業(yè)務(wù)能力水平。比如,將在職教育與檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤,對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的取消評聘資格,激勵檔案管理工作者增強參加在職教育的主動性和積極性。

（三）明確在職教育的原則,選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)教育培訓(xùn)而言,在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性。在職教育應(yīng)從實際出發(fā),按崗位、分層次、多形式地進(jìn)行。堅持“學(xué)用結(jié)合、注重實效”的方針,切實遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一,學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識。為檔案專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會,彌補一次性教育的不足;第二,相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識,在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新;第三,現(xiàn)代科技知識。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一,也是檔案現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一,檔案管理工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，總之檔案管理工作是一項永久學(xué)習(xí)的課程。