醫院紙質檔案的數字化鑒選與加工

文/浙江省諸暨市人民醫院 徐葉黎；浙江省諸暨市職教中心 鐘秀梅

醫院紙質檔案的數字化鑒選與加工

文/浙江省諸暨市人民醫院 徐葉黎；浙江省諸暨市職教中心 鐘秀梅

本文論述了醫院紙質檔案的數字化鑒選與加工工作。包括明確數字化鑒選的原則；確定數字化鑒選的步驟。

醫院；紙質檔案；數字化

醫院檔案是醫院開展臨床工作和進行科研活動時形成的具有較高保存價值的材料，反映了醫院的醫療水平、科研狀況等，是評估醫院工作能力的重要依據。當前，醫院室藏檔案基本上以紙質為載體，且數量龐大。隨著社會對醫院檔案的利用需求持續增長，紙質檔案在提供利用的過程中極易被磨損，檔案的安全性面臨嚴重威脅；加之傳統的紙質檔案管理的方式方法已經無法滿足現階段的檔案利用需求，因此開展醫院檔案數字化迫在眉睫。由于開展檔案數字化工作需要投入大量的人力和物力，因此不加選擇地全部加以數字化是不現實的，也是不必要的。所以在開展數字化工作之前，必須進行檔案數字化鑒選，確定哪些檔案需要數字化、哪些不需要，以避免造成人力和物力的浪費。檔案數字化鑒選是指基于優化理念，根據利用需求和成本效益原則，對需要數字化的檔案進行甄選。開展醫院檔案數字化鑒選，具有非常重要的意義。

一、明確數字化鑒選的原則

檔案數字化鑒選包含了檔案價值鑒選和開放鑒選等內容，是一種綜合性鑒選。其目的是經過鑒選，將最需要最有價值的檔案以濃縮和精彩的狀態提供給利用者。這種鑒選，既能滿足今后網絡環境下的檔案利用，又可以盡可能地減少檔案數字化工程的投入成本，加快速度，從而推動和促進檔案信息社會化的進程。數字化鑒選應根據各單位的實際情況，遵循“利用優先、開放共享、搶救保護、系統完整”原則，即利用需求大、利用頻率高的檔案優先數字化；非涉密、可公開提供利用的檔案優先數字化；生成時間久、破損程度大的檔案，尤其是收藏價值大于利用價值的珍貴檔案優先數字化；數字化后的檔案要求系統、全面，保持原先的邏輯聯系。在實際工作中，應根據“四原則”準確區分需掃描件與不需掃描件，作出明確的判斷，確保鑒選達到預期效果。

二、確定數字化鑒選的步驟

（一）周密調查，科學計劃。開展醫院紙質檔案數字化鑒定工作，需要制定科學的工作計劃，主要包括確定擬進行數字化的檔案、調查擬進行數字化鑒選檔案的基礎狀況、把握鑒定工作的重點等方面。一句話，關鍵在于鑒定檔案的價值，判定是否有必要予以數字化，確定是否列入優先數字化的范疇。首先要做好室藏和利用情況的調查，對室藏重點和利用率高的檔案先行數字化，早日滿足大多數利用者的需求。其次可參考檔案價值直接鑒定方法，逐件、逐頁地審查檔案材料，從檔案的內容、責任者、名稱、完整程度、可靠程度等方面，全面分析檔案的價值，以保證檔案鑒選質量，突出重點，分步優先數字化。1.目錄摘要優先。紙質檔案數字化的計量單位是頁，這就意味著掃描和數據轉換的工作量巨大，費時又費力。為加快數字化步伐，從利用和投入的角度來考慮，部份檔案可優先對目錄和摘要進行數字化。如：設備檔案數字化。筆者認為，可以采用目錄數字化的形式，其中常用的重要設備再加上說明書、操作手冊數字化。若其中有中英文雙套說明的，僅掃描中文說明即可。又如基建檔案中的項目工程檔案，也可采用此方法，再加上數字化部分竣工資料原件的形式。一些綜合、匯編類的已裝訂成冊的檔案，如不是特別重要也可以僅掃描封面、目錄。2.涉及民生優先。無論是從提供利用還是檔案保護出發，需求永遠是鑒選的重要指標，利用率高、公眾需求大的檔案必須優先考慮。從醫院角度講，凡與就診者、醫院職工利益直接相關的民生檔案，包括病歷資料、收費憑證、醫保報銷單據等醫療業務檔案，機構設置、職務任免、勞動合同、工資福利、績效分配等人事檔案，都具有重要的原始性、憑證性，在解決民生問題過程中，發揮著重要的基礎性作用，所以一般都具有較高的利用率，必須優選數字化。尤其，住院病歷、計劃免疫檔案、計生檔案、職工人事檔案更是重中之中。3. 急用檔案優先。“急利用者所急，想利用者所想”，盡力為利用者提供快速便捷的服務是檔案工作者的天職。檔案數字化鑒選必須設身處地從利用者角度出發，把利用者的要求和想法放在首位，對于有迫切利用需求的檔案要優先進行數字化。如數字化期間新引進的設備，開箱驗收后相關材料即存檔，并將設備裝箱單、說明書、操作手冊等進行數字化，方便技術人員利用，以充分發揮信息資源的作用。4.室藏特色優先。部分形成時間早、存放時間長，并且具有保存價值的的檔案，因易出現不同程度的老化、缺損、褪色、發黃等現象，必須優先進行數字化，以保護原件，如反映醫院院史、辦院狀況、單位及職工所獲榮譽等等檔案。醫院在醫改過程中開展新工作、新業務所產生的檔案，如醫療糾紛檔案、司法鑒定檔案、對外交流檔案等區別于常規醫療檔案的一些特色檔案，都應考慮優先數字化。總之，醫院檔案數字化鑒選工作切忌盲目隨意，事先一定要進行摸底和調查，將那些既有必要又能取得實際利用效果的檔案進行數字化，切實達到數字化目的。

（二）有效組織，精心準備。開展醫院紙質檔案數字化鑒選工作，需要實行有效組織，包括制訂數字化鑒定細則、培訓鑒定人員、建立嚴密的鑒定程序等。數字化鑒選細則具有很強的實際指導意義，既是一線工作人員開展鑒定工作的依據，又是進行復審和審批的依據。醫院紙質檔案信息量大，類別多，涵蓋文書、人事、財務、病案、設備、基建、科研、照片等各種內容、各種文本，在制訂細則時應綜合考慮，明確哪一類別哪些檔案材料需要數字化，讓工作人員在鑒選時有案可循，做出準確的判定。需要注意的是，鑒選細則的制訂不可能一蹴而成，可以先制訂出一個初步的鑒選細則，在實踐中試驗一段時間后再不斷補充，逐步完善。對參與數字化鑒選的工作人員須進行必要的培訓，培訓內容包括對數字化鑒選概念的認識、細則的理解、操作技巧的掌握等等，有條件的話可以去數字化工作開展較早或正在開展的兄弟單位實踐取經，也可多請教相關專家和上級業務主管部門，豐富工作人員的理性認識，積累鑒選經驗。

與檔案價值鑒定與開放鑒定相同，數字化鑒選也需進行復審和審批，以保證數字化鑒選的質量，提高鑒選效率，把有限的經費和精力用在“刀口”上。復審無須像初次鑒選那樣逐件、逐頁進行審查，可采用案卷抽樣再重點抽查的復審方法，既節約人力、精力，又能把好鑒選質量關。如抽查復審無整改意見，可報院領導與院檔案鑒定小組審批后正式實施。

總之，檔案數字化鑒選的目的是通過鑒選將室藏中能滿足公眾普遍而長久需求的最有價值的檔案挑選出來，以數字化形式快捷便利地提供給利用者。在信息技術飛速發展的今天，極盡可能減少檔案數字化的投入成本，不斷構建檔案信息資源的共享平臺，滿足網絡環境下的檔案信息需求。針對檔案數字化進程中出現的一些問題，基層檔案工作者要注意在實踐中積累經驗，努力解決和克服數字化工作中存在的問題，穩步推進數字化建設，使室藏檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，滿足社會對檔案利用的需求。