“源流控制法”在建設項目檔案管理中的應用

文/福建出入境檢驗檢疫局 林育珍

“源流控制法”在建設項目檔案管理中的應用

文/福建出入境檢驗檢疫局 林育珍

本文首先介紹了“源流控制法”的內涵，接著對我國目前建設項目中檔案管理工作現狀做了簡要分析，最后闡述了源流控制法在歸檔工作中對檔案接收和組卷歸檔的控制。

源流控制法；檔案管理；建設項目

一、源流控制法的內涵

“源流控制法”是指對某項工程或管理過程從源頭到終了的全過程中各環節、各條件、各要素，通過對制定、實施標準以及對實施效果的監督實現科學的管理。對檔案運用“源流控制法”就是把歸檔工作逐步細化，業務工作和歸檔工作從規劃部署到考核和總結的整個過程同步進行，同時將檔案和資產的流轉統一起來，但檔案統計內容和物資進出的財務收支情況相吻合則說明符合質量控制要求，反之則可能存在不和規范的情況。工作內容主要包括對檔案接受前的審查和歸檔過程中的審查兩個方面。

二、建設項目檔案管理現狀

目前建設項目中的歸檔工作，整體上比以前更加規范，歸檔效果有所好轉，但仍然存在一些問題。比如管理責任人認識不夠深入，項目單位往往注重施工而輕視歸檔，普遍存在著“重建輕檔”的思想；工程監管不到位，工程監理方不負責，對于檔案上交拖沓或期中存在的造假行為歸檔部門也不追問；歸檔科學性差，存在著分類不科學、案卷題名不精確、文件結構不完整、目錄中文件名簡化、卷內文件順序錯亂等問題；歸檔信息化發展遲滯等，目前建設項目檔案管理信息化建設還不全面，而且信息資源凌亂沒有整合，在信息傳遞過程中難免出現紕漏。

三、“源流控制法”在建設項目檔案管理中的應用

（一)檔案接收的控制。“源流控制法”在實際運用中首先是對檔案接收過程控制，就是在檔案部門接收檔案時首先要進行審查，審查的指標包括歸檔率、準確率、案卷合格率、檔案制度執行率和完整率等，切實做到從檔案源頭處開始進行質量管理，實現歸檔工作科學取材，有效管理。其中歸檔率=實際歸檔項目數/應歸檔的項目數；完整率=完整文件總數/歸檔文件數；準確率=準確文件總數/歸檔文件總數；案卷合格率=抽查案卷合格數量/抽查案卷總數量；制度執行率=（抽查制度次數-發現違規次數）/抽查制度次數。

這些公式里面應歸項目數量是不好掌握的，只能依據基礎材料確定。如工程總包范圍內的歸檔案卷，要求只有確認簽字的審查表方可認定其完整率為100%。再如設備文件，應該包含合同以及相關附件，如簽訂前的論證、調研和記錄，招標過程中的招、投標文件，合同質量驗收標準等。合同執行過程中的驗收記錄和違約處理情況以及設備制造的質量文件、安裝運維手冊等也需按規定歸檔。對于擬歸檔文件要進行抽樣調查，發現存在造假行為的文件視為無效文件，按比例確定出不準確文件數量。上述幾項審核標準可換算成標準分值實現歸檔文件質量的定量考。

（二）組卷歸檔的控制。1.“源流控制法”的核心是對歸檔文件質量的監管，控制主線是項目歸檔文件質量標準細化，控制內容包括以下兩方面：質量數量細化檢查：組卷歸檔過程中要對項目進行細化，把綜合項目細化為單項工程，單項工程再細化為單位工程。比如綜合項目是綜合檢測辦公大樓，第一步先將整個工程細化為辦公樓建設、實驗室建設和食堂建設等單項工程。第二步，再將各個單項工程細化為土建、二裝、信息化、電梯、空調、消防等單個工程。做到對檔案的系統管理，單個細化監管，形成項目的整套文件材料。歸檔文件質量檢查：首先確定材料的完整性。如項目前期檔案應該包括項目調研、可行性報告、實施大綱、任務書、成果報告、評審會議紀要、主管部門批復等全過程文件。可以通過筆跡、紙張新舊等細節著手，結合監理人員的施工記錄、業主單位施工日志等檢查文檔的原始性；另外通過檢查文檔條款的合法性和責任人簽章的完整性、完備性來確定文件的合法性。2.用“源流控制法”查找漏洞。通過查找項目執行過程的大事記、各項公告以及相關的行業標準、業務規范，檢查工程必須形成的文件技術要求，對照現有材料進行檢驗。如招投標資料的歸檔，按照《招標法實施條例》相關規定，必須將中標人的文件存檔，是候選人但未中標的兩家公司文件保管期限定為定期，保證可追溯。用“源流控制法”的控制包括三方面：一是核查工程項目資金總賬，通過核實項目參建單位和資金支出內容，以及與建設方簽訂的各項協議和合同，從而確定必備文件是否齊全。二是核查物流臺賬、固定資產臺賬等賬目，如材料和設備采購應歸檔文件，發現項目檔案目錄中的漏洞。三是通過對圖紙會審記錄、變更通知單、監理日志、施工日志、竣工圖等已歸工程項目檔案的審查，發現工程中可能存在的變更、失真或造假等。

四、總結

源流控制法是一種有效的檔案質量管理手段，可有效提高檔案的準確性和真實性，只要抓住檔案的源頭，就抓住了其核心。從另一個層面來講，該管理模式可以保障違法行為取證合法有效，同時能夠推動檔案事業科學發展。

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