試論新時期秘書如何做好文書工作

文/河南永城永煤集團 劉慧敏

試論新時期秘書如何做好文書工作

文/河南永城永煤集團 劉慧敏

本文對文書工作概念及秘書工作特點進行分析和研究，并提出新時期秘書做好文書工作的有效措施，從而為文書工作順利進行提供借鑒。

新時期；秘書；文書工作

文書工作作為秘書職責的重要內容之一，具有政策性、業務性強等特點，其工作水平直接影響單位、組織，甚至國家的生存和發展。新時期，對秘書開展文書工作提出了更高要求，如何更好地開展文書工作受到越來越多的關注。

一、文書工作概念及秘書工作特點

（一）概念。文書是指表達思想、信息交流及處理事務的一種書面材料，文書工作是秘書人員的一項重要職能活動，一般是對公務文書進行制發、處理及管理。

（二）文書工作特點。首先，政治性。政治性是所有文書工作的主要特點，新時期秘書工作需要堅持為黨、國家及人民利益服務，即便在改革開放后期出現的民營企業中，文書工作的特點也沒有發生改變。政治性是文書工作不可改變的一項基礎性特點。其次，高效性。文書工作在提高單位、組織工作效率方面具有重要作用，通過文件及時、迅速收發等工作，能夠發揮文書承上啟下、協調左右等功效，正因如此，高效性成為文書工作最為突出的特點，且文書工作的負責人秘書執行力較強，能夠顯著提高工作效率，確保整個組織內部穩定運行。最后，服務性。文書工作是一種服務工作，主要為領導、機關及基層提供服務，其不單是簡單的收集、整理及撰寫工作，還能夠為領導層科學決策提供相應依據，也正是因為服務性特點，文書工作要確保嚴謹性、準確性，只有這樣，才能夠提高領導決策科學、合理性。

二、新時期秘書開展文書工作的有效措施

（一）加強專業知識學習，提升秘書知識素養。秘書人員知識素養是影響文書工作的主要因素，一名優秀的秘書需要具備扎實的基礎知識，并掌握計算機技術操作方式和方法，充分利用網絡資源，豐富自身知識儲備，不斷完善文書工作。另外，還包括專業知識，秘書專業知識一般包括單位和專業知識兩方面，前者是針對本單位業務相關內容，如工廠企業，需要掌握產品設計、技術引進等知識；而商業公司，則需要了解市場營銷、商品流通等內容；就后者來看，主要由秘書學、文書學及工作方法等構成，是秘書具備的基本能力。為了適應新時期發展，秘書要樹立終身學習理念，不斷攝取相關領域知識（如管理學、公共關系學等），不斷拓展自身知識面的同時，提高文書工作質量和效率，促使文書工作逐漸由單一化朝著信息化、智能化方向發展，滿足組織、單位現代化發展需求。

（二）增強職業道德，探索文書工作規律。秘書在組織中，不僅是領導身邊的重要工作人員，更是連接上下、左右的橋梁，其重要性不言而喻。因此，秘書需要具備較高的思想政治及職業道德素質，才能夠勝任這份工作，在文書工作中，秘書要鍛煉自身政治敏感性，領悟領導精神內涵，理解各項制度的本職，并將其滲透至工作當中，促使單位在國家政策指導下健康發展。另外，秘書要熱愛自己的工作，明確認識自身職責，為領導及基層提供服務，并立足于時代發展需求，積極探索文書工作規律，挖掘文書工作與信息技術等方面的契合點，認真、仔細完成每一項領導布置的工作，與此同時，文書工作是一項具有工作強度大、工作量多性質的工作，秘書要保持身體健康，協調工作、學習及生活之間的關系，保持良好的心態，在把握文書工作規律的同時，有效提高工作效率，確保組織內部有序運行。

（三）強化自身綜合能力，提高文書工作準確性。秘書人員要想提高文書工作的準確性，為組織發展提供支持，需要具備一定能力。首先是一般能力，秘書人員觀察力不單表現在觀察新事物方面，更強調尋找各類信息的能力，在接收任務后，對任務落實各方面情況進行觀察，并將其及時反饋給領導。而具備較強的記憶力，能夠提高文書工作效率，確保文書傳達、整理準確性。其次是特殊能力，信息時代背景下，各類現代化傳播手段逐漸成為人們接觸信息的重要途徑，而文書工作更是離不開現代信息技術的支持，為此，秘書工作人員要具備一定的信息處理能力，及時匯總各類信息，為領導決策提供第一手資料，提高決策針對性和有效性。此外，應用創新能力作為適應新時期文書工作的主要能力，秘書具備該項能力，能夠顯著提高工作效率，及時為各個部門工作提供指導，促使整個組織協調發展。

（四）努力學習黨的方針、政策，認真落實基礎工作。眾所周知，政治性是文書工作的重要特點，新時期，秘書仍然需要強化文書工作政治性，努力學習黨的路線、方針、政策，并將其作為文書工作的出發點。文書工作涉及組織各類信息，對組織發展十分重要，由此，加強對文書收集、歸檔工作的管理十分必要，秘書在處理文書工作時，要嚴格按照公文具體要求執行工作，確保文書質量，且將文書工作涉及的重要資料進行歸總，確保文書準確性，并及時進行整理，將具有保存價值的文書及時歸檔、保存。綜上所述，秘書綜合素質及專業能力高低直接影響文書工作質量和效率，秘書要認清自身在組織內部承擔的責任，為領導及基層提供優質服務。

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