我國公共衛生事件檔案的管理與利用淺議

文/山東省菏澤市第三人民醫院 韓光春

我國公共衛生事件檔案的管理與利用淺議

文/山東省菏澤市第三人民醫院 韓光春

本文詳細分析了公共衛生事件管理的意義、不足，并針對不足之處提出了部分建議，對公共衛生事件檔案管理的研究和發展有很好的借鑒意義。

公共衛生事件；檔案管理；學科研究

一、公共衛生事件檔案管理與利用的意義

近年來，隨著經濟的迅速發展，不可避免地也帶來了環境的污染，隨之出現了很多人為或是無意中形成的突發公共衛生事件。公共衛生事件的頻發對我國的經濟發展、社會穩定都帶來了不利影響，因此我們需要對公共衛生事件的檔案進行系統的管理與利用，反思過去事件的危害性，避免類似事件再次發生。而我國公共衛生事件檔案的管理很長時間以來沒有系統化、規范化，相應的管理方法和理論研究也沒有經過相關專家和人員的細致探討。公共衛生事件檔案的應用價值體現在以下幾個方面：

（一）公共衛生事件檔案系統化管理，能夠幫助相關系統部門人員對發生過的事件進行詳細地分析、研究。在對歷史事件的成因、過程、結果仔細探究后，才能發現其中的聯系性、獨特性、規律性的結果，而這些結果對于我們在將來的事件預防、及時應對處理突發事件、事件的妥善善后安排以及進一步的歸檔研究等工作有很好的借鑒意義。

（二）為各級政府部門提供衛生政策的咨詢決策依據。

在每次的相應事件發生之后，都會有相關部門和相關人員對各次事件進行文字、錄音以及影像的相關內容進行保存，這些資料都是伴隨著事件的一步步進展逐漸累積形成的，具有很高的真實性和即時性，能夠真實地還原事件發展的全部過程。而對這些事件過程進行分析可以得出政府部門的相關政策決策的不足與漏洞，并且根據相關結論對相關事件的應對辦法、處理決策等進行補充和校正，提供科學依據，為社會健康提供服務。

（三）以史為鑒，開展教育活動。隨著突發的公共衛生事件的頻頻出現，不只是政府部門逐漸開始對此類事件著手研究和處理，人民群眾也逐漸對此類事件開始重視，但是群眾沒有機會獲得大量且詳細的事件資料，很難對事件全貌進行全面認識。因此相關的衛生部門以及教育部門可以利用搜集整理的檔案制作教育資料，對公眾的公共衛生事件防范工作進行宣傳和教育，有效提高公眾的科學防范意識，加強民眾應對突發公共衛生事件的應對能力。

二、我國公共衛生事件檔案管理存在的問題

由于我國對突發性公共衛生事件的管理在較長時間內進展緩慢，相關的理論和實踐基礎非常薄弱，管理基礎很差，因此其中還存在著大量問題亟待解決。

（一）公共衛生事件相關的資料分散，缺乏統一的管理和歸檔機制。很多突發性公共事件是突發性的，并且會在長時間和大面積范圍內造成持續破壞性，衛生、醫療、工商、教育、政府等多個部門往往會牽扯其內，再加上新聞媒體部門往往隨著事件進展做出很多片面性報道，導致各個部門內的相關資料難以匯總和整合，而新聞報道缺乏統一的管理機制，往往會帶動事件的發展趨勢。例如當年轟動一時的三鹿奶粉事件，由于其銷售范圍很大以及在事件發生前有很好的銷售基礎，因此花費長時間才將事件產生的影響消除，而其中很長的過程又牽涉到多個部門的處理和應對以及相關資料的整理保存，其中有政府部門針對本次事件制定的相關臨時性政策，工商部門對市面上仍然留存的產品以及原廠家內的銷售、生產部門的查處，公安部門對涉案的相關人員的處理，醫院和衛生部門對病患人員的治療病案記錄，新聞媒體對事件的追蹤報道等，這些過程都形成了大量的紙質和影像資料，但是由于缺少相關的管理機制，各個部門各自為戰，即使在事件處理過程中有過相互配合，但是其中涉及的資料、檔案等很難融合整理，并對其進行統一管理。這樣的情況不僅在非典事件這種全國性的公共衛生事件中有所發生，甚至在朔州假酒中毒事件這種地方性的突發性公共衛生事件中也普遍存在。

（二）公共衛生事件檔案存儲與管理意識淡薄。由于公共衛生事件往往產生突然、危害性極大，因此在事件發生后，相關的政府部門和衛生部門的精力都集中在救治以及善后處理方面的工作，很難再有更多精力放在資料整理的工作中，而且由于其沒有經過系統培訓，也不屬于檔案處理方面的專業工作人員，既沒有歸檔管理的意識，也沒有檔案處理的專業能力。往往在事件處理解決后，有關部門想制定事件檔案，但是由于第一手的資料沒有及時形成，很多細節部分已經難以還原，造成很多的寶貴經驗和資料流失。在早期的公共衛生事件當中，政府將主要精力放在人員救治，善后處理中，很多細節部分的處理僅是憑借經驗，既沒有查閱類似事件資料的意識，也沒有將本次事件的不同處理意見和處理辦法歸檔保存的意識，不僅在事件處理過程中容易造成混亂與錯誤結果，更沒有將相應的正確經驗存留以供將來查詢。公共衛生事件檔案資料丟失的原因，往往是涉及多個部門，甚至是多個地方，沒有統一的機構對檔案管理負責和處理，很多情況下也與處理事件的相關責任人的主觀態度相關。

（三）沒有相關的管理機構和管理人員，缺乏統一的管理機制。目前我國沒有相關部門專門對公共衛生事件的檔案管理

負責，而且缺少相關的專業工作人員，即使在事件的處理階段有大量資料應用，但是缺乏規范的歸檔制度，仍然會使大量資料在一次性的使用之后被丟棄。公共衛生事件常常涉及大量的人員和事務等，包括相關政策法規、流行病學調查、疫情信息、預防診治措施、病例病案等均需要分類編目與歸檔處理，但是人員不足、設備陳舊等問題是工作展開的巨大障礙。

三、我國公共衛生事件檔案管理與利用的建議

（一）加強公共衛生事件檔案的制度規范建設。公共衛生事件由于其頻發性、破壞性，因此我國需要對其檔案的管理和應用建立起規范的法律法規制度和機構人員的分配管理制度。一是要建立健全公共衛生事件檔案管理制度。設立專門機構負責收集、管理、保管和調用檔案，各個細節工作設置專門的工作人員進行。相關的工作人員在上崗前要進行專業知識培訓，使其既要充分認識到檔案管理工作的重要意義，又要具有檔案管理的專業技能，保證工作的正確順利進行。政府和相關的機構應該及時制定和修改公共衛生事件檔案管理的法律法規，對相關部門和人員進行約束，保證檔案管理工作的準確性。二是要制定公共衛生事件分類編目的規范細則。突發公共衛生事件的產生、影響、處理和善后等工作是有其自身的特殊性質的，發展和處理的辦法也是需要不同處置的，因此其檔案的管理方法不能完全按照一般的檔案管理、分類、編號方法進行，更加不能生搬硬套其他領域諸如地質災害等事件的檔案管理辦法，要充分按照突發性公共衛生安全事件的發展規律，反映其客觀真實的全過程，按照每個事件的具體性質、造成的影響、處理的妥善程度等分別設立專題檔案。如食品藥品衛生與安全類別、傳染疾病類別、職業衛生與環境衛生類別，按照上述的分類標準進行專題形式的分類、編號、歸檔和保存，建立突發公共衛生事件專題信息資源庫。三是制定公共衛生事件檔案收集與管理的規范，規范要明確在各種事件中需要收集的資料的詳細范圍，如政府臨時制定的政策法規，緊急處理時的應急預案，各個相關部門組織協調的過程中的材料，現場處置的視頻影像、照片等現場資料，病情、疫情報告和實時監測數據的資料，病原體監測報告，醫學、工程等方面的技術方案和實施解決情況，事件中突發的個體特例情況，相關人員的健康教育等都是屬于歸檔保存范圍的。除了這些正式的資料以外，相關的新聞報道、個人拍攝的影音資料和部分證物實物等在允許的情況下也要歸檔處理，既是保證檔案的完整性，也是為將來的復查、核實和調用提供實物性的資料。四是要明確公共衛生事件檔案管理的機構與個人的準確職責。檔案管理機構可安排下屬各級衛生行政部門負責檔案的收集管理。建議把公共衛生事件的檔案收集工作納入各級疾病預防控制中心的工作職責，指定有關機構進行專門的檔案收集管理，事件結束后上報衛生行政部門歸檔，并由衛生行政部門對其進行工作監督和結果檢驗等工作。而人員則要經過專業培訓，具備專業的處理能力，同時各級部門要保障管理經費。

（二）重視公共衛生事件檔案的信息化建設。隨著信息化時代的到來，計算機、互聯網技術已經在各個領域內廣泛被使用，為我們的工作和生活帶來了巨大的便捷，因此在公共衛生事件檔案的管理中，也應該應用計算機技術和互聯網技術，提高檔案管理和查用的服務水平。大部分的事件處理資料均為紙質資料，但是紙質資料不僅會占用很大的空間，而且不利于長時間的保存，沒有可復制性，一旦發生損毀則不能復原，因此在紙質資料的收集和歸檔過程中，要將其進行電子備份，將其掃描錄入計算機中形成電子文檔，這樣一旦紙質資料被損壞，仍有電子資料可以被查閱調用，并且資料被存入硬盤或是光盤等介質中空間可以大大節省。組織機構部門中要搭建專門的公共衛生事件服務信息平臺，突發公共衛生事件網絡直報系統，網絡在線公共衛生事件的電子化資源庫等數據庫平臺，建設公共衛生事件檔案目錄分類及查詢的信息系統，在信息平臺中設計相關的教育知識文章、視頻等，為廣大人民群眾查詢、了解、接收健康教育等工作服務。

（三）加強公共衛生事件檔案的研究與利用。公共衛生事件的頻發，與我們對公共衛生事件檔案的利用率低有很大關系。衛生管理部門要有專門人員對過往的公共衛生事件檔案進行研究，并根據研究的結果對公共衛生事件做好預防工作，在類似事件出現萌芽時及時遏止。對于公共衛生事件的檔案案件進行專業性的分析研究，如防治措施、應急預案、疫情狀況、流行病學調查、科學研究等進行研究，分析疫情的聯系規律，做好事件的預測預警工作。二是為制定公共衛生政策提供科學依據，我國目前相關專業的理論知識仍然相當匱乏，還沒有形成系統的理論知識體系，而這些檔案資料就是第一手的知識資料，學者可以根據這些資料進行分析研究，同時也是衛生部門制定衛生政策、疾病防治措施、政府的科學決策的重要依據。三是利用相關資料推進國際合作與項目研究。通過公共衛生檔案資料與調查，有相關的重要資料和事實，才能夠申報實施國際合作項目，既能為我們后期的救治善后工作提供更充足的資金，同時可以利用國外相關專業工作者的專業知識和豐富經驗為我國的學者提供更好的學習機會。四是保存大量的衛生史志資源。作為衛生史志的一部分，公共衛生事件檔案是非常珍貴的歷史資料，具有重要的保留價值。例如類似非典事件的全國性甚至是全球性的公共衛生事件，其在短時間內發生并消亡的特性是非常獨特的，縱觀人類歷史也是寥寥可數的重大事件，其檔案資料是不可多得的重要文獻資料。

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