醫院編外人員人事檔案管理現狀初探

文/云南省昭通市中醫醫院 周茜 吳正榮 宋春燕

醫院編外人員人事檔案管理現狀初探

文/云南省昭通市中醫醫院 周茜 吳正榮 宋春燕

公立醫院由于受人員編制的制約，普遍招聘了事業編制外醫護人員，本文探討了應如何加強其人事檔案管理，以期建立和諧的勞動關系，為醫院的可持續發展提供人才保障。

醫院；編外人員；人事檔案；管理

近年來，由于廣大人民群眾對健康需求不斷增加，特別是在我國普遍實施新型農村合作醫療保險和城鎮居民醫療保險制度以來，醫院新業務、新技術不斷拓展，現有的人員編制嚴重制約著醫院的長足發展，隨著廣大人民群眾對醫療服務需求的急劇增大，從而推動了醫院編外隊伍的發展。

按照醫護人員和床位數比例1.5:1要求，我院有800張病床，就應該有1200的人員編制，但是我院僅有600個人員編制，為解決臨床醫護人員不足的問題，我院聘用了600余名事業編制以外的人員（簡稱“編外人員”），他們都工作在臨床一線，并逐漸成為醫院發展不可或缺的部分。隨著編外人員數量的逐年遞增，在管理上不斷顯示出不容忽視的弊端和矛盾。我院多次召開會議討論如何規范化、科學化管理編外人員，并對如何管理編外人員人事檔案進行了思考。

一、醫院編外人員人事檔案管理現狀

（一）編外人員數逐年增長。我院床位數從2008年的250張增至2014年的800張，編外人員從2008年的100余名增至現在的600余人。一是我市城鎮人口增長較快，據統計，2008年至2014年我市人口增長快速，常住人口年均遞增率為1.28%，2014年底近530萬。我市2010年全部覆蓋實施新型農村合作醫療保險制度和城鎮居民保險制度，促使廣大人民群眾的就醫需求也不斷增長。二是現醫院施行的編制數是依據1978年原衛生部關于《綜合醫院組織編制原則(試行草案)》執行的，現有的醫療水平和廣大人民群眾的就醫需要已超過1978年的數十倍，原有的人員編制數已經遠遠不能滿足醫院診療服務工作需求。三是編外人員管理機制靈活，人力成本較低，也是醫院愿意聘用編外人員的重要因素。

（二）編外人員人檔分離現象普遍存在。由于編外人員長期以來被界定為臨時工或者是合同制職工，流動性大，隨時有辭職易崗可能，其檔案不被重視，認為有則歸檔，沒有也不要緊，甚至有的醫院至今沒有建立編外人員人事檔案。多種原因導致編外人員人事檔案收集不齊，建檔困難，毫無查詢利用價值。至2014年12月底，我院每年都招聘編外人員數十人，有的參加事業單位補員或公務員考試考入其他單位工作，我院2008年至2014年平均每年辭職的編外人員達20人次，而其業務檔案依然在我院保存。在編外人員的流動過程中，人檔分離現象的普遍存在。比如有不少醫院的業務骨干，由于領導不同意其辭職，不能辦理檔案轉移工作，有的編外人員因各種原因轉到其他醫療機構工作但沒有轉檔案的意識，導致檔案存放在原單位。

部分高校存在責任心欠缺，檔案管理意識缺乏，在畢業生檔案轉遞時，隨意將畢業生檔案派送到學生原來的戶籍所在地；有的高校則將畢業生檔案交由學生自己攜帶、轉遞，造成學生檔案滯留個人手中，影響了人事檔案的真實性。例如，曾有高校生錄用到我院工作，在接收其檔案時，才發現該生已自行保管個人檔案數年，且檔案密封條已經拆除，嚴重影響到我院對其檔案的科學利用。

二、編外人員人事檔案管理的措施

（一）規范轉檔制度，加強材料補充。高校生在畢業時，其檔案應由學校安排專人按照相關要求進行轉移，且要在規定時間內，嚴格按照用人單位填寫的檔案轉遞地址進行轉檔；當聘用到醫院工作時，醫院的人事部門應及時調檔，查看其檔案信息，如發現檔案資料收集不全，歸檔有誤時，應及時催促各院校或者原工作單位進行收集補充。

（二）配備專職負責的編外人事檔案管理人員，逐步實現信息化管理。醫院在配備編外人事檔案員時，應要求管理人員加強學習計算機應用、圖片處理等現代管理技術和管理知識，實現編外人員信息化管理。同時，挑選的檔案管理人員要有較強的工作責任心，并將編外人員人事檔案管理工作納入其年終考核中，嚴格執行獎懲制度，并與績效分配、職務晉升等方面掛鉤，從而實現編外人員人事檔案管理的規范化、科學化管理。

（三）改變現有人事檔案管理模式。目前，編外人員的學歷檔案由各地州人才交流服務中心統一保管，而在醫院工作中產生的業務檔案則由醫院收集保管。應將編外人員的人事檔案和業務檔案統一存放在用人醫院保管，這樣不但可以保證其人事檔案的完整性和安全性，還可以方便用人醫院查詢利用。

隨著編外人員隊伍日益壯大，所承擔的工作任務也越來越重要，其人事檔案的管理和查詢利用，直接影響到醫院醫療服務質量和醫院競爭實力的提高，因此有效提高編外人員人事檔案管理辦法和措施，可為醫院人力資源建設提供可靠的保障，從而推動醫院的可持續發展。

[1] 高艷艷.淺析醫院人事檔案的管理[J].中醫藥管理雜志, 2007（09）.

[2] 楊其美.醫院編外人員人事檔案管理.浙江檔案,2012（04）：28.

[3] 昭通市衛生和人口計劃生育委員會.2012年昭通市衛生統計年鑒,2012:108-109.

[4] 程海強.醫院干部人事檔案管理信息化建設初探[J].中國實用醫藥,2010(20).