以檔案室搬遷為契機提高人事檔案管理水平

文/吉林省四平市鐵西區衛生和計劃生育局 李濱

以檔案室搬遷為契機提高人事檔案管理水平

文/吉林省四平市鐵西區衛生和計劃生育局 李濱

本文重點分析了一些單位存在的人事檔案管理的問題，提出了以檔案室的搬遷為契機提高單位人事檔案管理的具體建議。

檔案室；人事檔案；管理

現在機關事業單位的人事檔案由具有人事權利的單位自己管理，沒有采用現在社會上普遍使用的人事代理方式，實現對人事檔案的集中化、科學化、規范化的管理。但是這種老的人事檔案管理方式也有著它自己的優勢，對于人事代理的檔案，很多單位沒有掌控權，放在人才交流中心的人事檔案具有流動性，對于相對比較固定的機關事業單位，需要這種單位自主管理員工人事檔案的方式，這樣很多不必要的人員流動才能進一步被控制。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）管理的方式相對落后。一些單位的人事檔案管理制度相對比較松散，沒有明確的專人管理，對于人事檔案一般職工可以輕松看到，甚至自己能拿到自己檔案。這就造成了很多管理方面的隱患，很多單位利用檔案的管理阻礙正常的人才流動。例如，明文規定允許事業單位人員參加的正常的公開招聘，很多時候就是由于原單位扣著其檔案不放，阻礙了優秀人才的正常流動，這就是一種管理理念存在落后思想所造成的。

（二）管理的手段相對單一。很多單位由于辦公條件的影響，造成了很多地方的人事檔案管理缺乏手段，沒有專門的人事檔案管理的場所，甚至沒有專門的密碼柜。嚴重影響了人事檔案的嚴肅性和保密性，由于辦公條件所限，很多單位人員的檔案甚至出現了丟失，很多管理人事檔案的人員不是專業人員，對人事檔案的管理缺乏手段和方法，造成很多不必要的錯誤和問題。很多單位的人事檔案沒有相對應的電子化管理，需要大量的人工操作完成每年一次的人事檔案的常規管理。

二、利用搬遷機會 進一步提升單位人事檔案管理

檔案室的搬遷是提高人事檔案管理的好機會，需要進一步提高管理的理念和思想。檔案室條件的改善有利于人事檔案的有序管理，有利于人事檔案調閱、增減的規范化，有利于避免因為人事檔案造成的管理糾紛，進一步維護了人事檔案管理工作的嚴肅性，保障了人事檔案的真實性、可靠性。

（一）進一步加大培訓力度，提高管理人員的業務水平。

人事檔案管理具有很強的專業性，對管理人員的要求十分嚴格，不僅是業務能力方面，更是管理人員的政治性、黨性的體現，需要進一步加大對管理人才的政治思想教育，要求其以對黨、對單位高度負責的態度管理人事檔案，不能因為與誰的關系好，就私自給誰看檔案，甚至篡改檔案。政治立場在保持高度的堅定的基礎上，要進一步增加業務技能的學習，一個有著高度思想覺悟的人沒有專業的管理方法和手段，人事檔案還是會出現不必要問題的，加強系統內部的人事檔案管理的培訓，組織專業的教師開展培訓，進一步開展人事檔案互查活動，實現兄弟單位之間的取長補短。

（二）進一步加強規范化管理，促進人事檔案管理的有序進行。隨著檔案室的搬遷，管理條件的改善，可以進一步促進人事檔案管理相應規章制度的完善，原來沒有條件的，現在有條件了，可以實現有序管理了。因此，可以以此為機會，進一步規范人事檔案調閱增減等操作的流程，對于需求調閱人事檔案的，需要有專門的文件，需要調出檔案的，需要有調檔函。需要查閱相應檔案信息的，要有兩個人在場方可調閱，這些管理制度都可以借助檔案室條件的改善，進一步規范起來，從而實現人事檔案的有序管理。

（三）進一步拓展管理手段，實現電子管理的可能。檔案室的搬遷是一種硬件大環境的改善，由此可以進一步提出電子化人事檔案管理的可行性方案，實現管理手段的進一步拓展。因為很多單位人員眾多，各種身份人員檔案管理有著不同要求，人工管理人事檔案的難度很大，一旦將主要的人員檔案信息電子化，將有利于人事檔案的調取和查閱，大大降低了人員的工作量。

三、結語

由于各種原因，有歷史遺留的問題、有人員管理更替的問題等等，造成了一些機關事業單位的人事檔案管理出現很多問題，埋下了很多不必要的隱患。以檔案室的搬遷為機會，進一步提升人事檔案管理人員的政治敏感性、專業素養，不斷增加規范化操作流程，有效拓展電子檢索管理，將有利于單位科學、合理地管理人事檔案。

[1]王恩軍,李娜,白八斤等. 新時期地方院校人事檔案管理工作的問題與對策——以河西學院人事檔案管理為例[J]．河西學院學報,2011,18（10）:112～113．

[2] Rasmussen，C. H., Jochumsen H. Problems and Possibilities: The Public Library in the Borderline between Modernity and Late Modernity [J]. Library Quarterly,2007,77,（1）.