計算機網絡技術在檔案管理中的應用

文/陜西中醫藥大學 王晶

計算機網絡技術在檔案管理中的應用

文/陜西中醫藥大學 王晶

隨著計算機技術和網絡技術的迅速發展及廣泛應用,為檔案信息資源的管理和開發利用創造了新的契機，用現代化的技術手段收集和管理檔案是未來檔案工作發展的必然趨勢，本文主要闡述了計算機網絡在檔案管理中的應用。

計算機；網絡技術；檔案

隨著信息技術的飛速發展，計算機早已在工業、農業、經濟、教育、科技以及人們社會生活方方面面的領域里得到了廣泛的應用，檔案是人類社會的記憶工程，在社會信息系統中具有特殊且重要的歷史地位和作用，為提高檔案信息現代化管理的水平，計算機網絡技術作為一種新興的技術手段，在檔案的管理中得到了廣泛的應用。

一、計算機網絡技術在檔案管理中的必然性

檔案管理工作的原則是統一管理社會生產活動中產生的全部檔案資料，維護檔案的完整和安全，便于檔案的利用和檔案資源的編研和開發。檔案管理工作是整個社會職能部門工作的基礎。檔案作為重要的信息資源，它的價值也越來越被社會所認知。檔案具有知識屬性和信息屬性，檔案信息具有原生性、真實性和廣泛性的特征，所以檔案是社會信息的重要環節。檔案所提供的文獻資料是機關單位的工作憑證和依據，是進行科學研究的重要依據。因此，檔案管理工作應緊跟時代的發展，運用現代化的技術管理檔案。計算機技術包括計算機處理技術和網絡技術。計算機處理技術指得是在一定的計算機軟硬件支持下實現數據的標準化處理，網絡技術指得是利用計算機互聯的信息傳輸技術來實現信息的共享。隨著計算機技術和網絡技術的迅速發展和廣泛應用，檔案管理工作應充分利用計算機網絡技術來實現現代化管理，構建新的檔案網絡信息工作和服務平臺。

我們以往的檔案管理工作大多以傳統的手工操作來管理檔案，從檔案的收集、整理、歸檔到裝訂、上架、提供檔案的利用、檢索都是原始的手工操作，費時費力。隨著社會的進步和知識經濟的到來，產生了大量的信息，文件和信息的處理量大幅度增加，生成的文件和匯集的信息越來越多，同時檔案的利用和需求也越來越多，很多時候憑借的是檔案管理人員的經驗和記憶，時有偏差，難免會影響提供檔案利用的速度和質量。傳統的檔案管理方式已不能適應現代社會快節奏、大容量的需求。作為檔案管理部門，必須要采取有效的手段適應和滿足新時代的需求，真正做到高質量地收集檔案，高效率地整理檔案，及時提供檔案利用服務，所以必須實施檔案管理的改革，利用計算機網絡技術實現檔案數字化管理和網絡化應用是檔案工作改革的根本途徑。

二、計算機網絡技術在檔案管理中的可行性

首先，從國家和各級政府部門的發展規劃中可見，國家和各級政府對建立檔案管理網絡系統，實現檔案管理的現代化持支持和倡導態度。習近平同志關于檔案工作的重要講話中指出：“檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業的發展，都離不開檔案。在全面建設小康社會的進程中，檔案工作顯得越來越重要”“檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現代化”。作為社會主義文化建設和精神文明建設的檔案管理工作必須順應當今社會的需求，按照《檔案法》提出的“采用先進的技術，實現檔案管理現代化”的要求，利用計算機技術積極穩妥地發展檔案事業。

其次，計算機網絡技術和信息網絡的發展為建立檔案管理網絡提供了一個強有力的平臺。現在全世界大多數國家建立了國家級的教育和科研網絡，可以通過互聯網形成全球性的國際網絡。互聯網的發展，加快了信息的傳播速度，從根本上改變了信息的利用模式。我國也已建立了覆蓋全國的網絡系統，為建立檔案管理信息網絡提供了物質基礎，現有的信息網絡系統在技術上、設備和功能上都完全能夠支持建立檔案管理信息網絡的要求。

三、計算機網絡技術在檔案管理中的具體應用

（一）檔案管理的自動化。計算機網絡技術是信息時代先進手段的核心，其他的技術手段大多以計算機網絡技術為基礎。計算機網絡技術具有高效的信息處理能力，可以極快的速度輸入、存儲和輸出信息，可以進行邏輯上的推理和判斷。可以對產生的有保存價值的文字、圖表、影像等資料進行現代化的管理。計算機網絡技術在檔案管理中的應用范圍很大，從檔案的一般業務到檔案的檢索、編目、編輯和出版等等，大大提高了檔案資源管理的效率和檔案信息開發的效率。

（二）實現檔案信息資源網絡共享。現代的計算機網絡通信技術，使得計算機技術在信息共享上的優越性得到了充分的體現，可以采用計算機網絡通信技術開展檔案信息的計算機檢索，可以將傳統的手工案卷目錄檢索發展成聯機檢索、智能檢索及網絡檢索，實現檔案信息傳遞的網絡化，達到檔案信息資源的網絡共享。計算機網絡檢索是計算機技術和網絡技術相結合的產物，通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類提取，提高了檔案的利用效率。

總之，利用計算機網絡技術管理檔案是檔案管理工作發展的必然趨勢，隨著計算機管理水平的不斷提高，實現真正意義上的檔案管理現代化，從而使檔案信息在社會發展中發揮更大的作用。