淺談信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

文/吉林省臨江市文化廣播電視新聞出版局 莊虔前

淺談信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

文/吉林省臨江市文化廣播電視新聞出版局 莊虔前

本文分析了傳統(tǒng)管理方式存在的不足和信息技術(shù)的特點(diǎn)，詳細(xì)介紹了信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用方式。

信息技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

傳統(tǒng)檔案管理是紙質(zhì)文檔的存貯，占用空間大，管理成本高，查詢利用繁瑣。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)正逐步滲透到各行各業(yè)。檔案管理領(lǐng)域通過信息技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)查詢、高度集成、資源共享和快速處理。所以加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，具有重要意義。

一、傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題

（一）管理意識(shí)薄弱。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視不夠，認(rèn)識(shí)不到檔案在社會(huì)和人民群眾生活中的重要性和必要性。各部門文書人員檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作的配合不夠，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)收集工作不及時(shí)、收集范圍不明確、辦理程序不規(guī)范等情況，制約了檔案管理水平的提高。

（二）工作效率低下。傳統(tǒng)的檔案管理是采取純?nèi)斯し绞焦芾砦募n案，先進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。檔案編目流程多，整理時(shí)間長(zhǎng)，影響了檔案管理效率。

（三）安全性差。多數(shù)基層企事業(yè)單位檔案硬件設(shè)施建設(shè)簡(jiǎn)陋，基礎(chǔ)條件差，安全措施沒落實(shí)，達(dá)不到整齊、規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理要求。各類人員可以隨意進(jìn)入檔案室查找和借閱檔案，沒有及時(shí)履行手續(xù)，時(shí)間一長(zhǎng)檔案資料就不知去向。這些都對(duì)檔案的安全造成嚴(yán)重威脅。

（四）存貯要求高。傳統(tǒng)檔案中多數(shù)是紙質(zhì)檔案，紙張易受溫度、濕度、強(qiáng)光、酸和氧化劑等環(huán)境影響，其中的植物纖維會(huì)產(chǎn)生氧化和水解反應(yīng)，影響到紙張的強(qiáng)度和耐久性，紙張還會(huì)受到霉菌和害蟲的侵害，因此檔案庫(kù)應(yīng)做好防光防熱防潮防蟲害的措施。

（五）過期檔案清理不及時(shí)。檔案保管有效期限有長(zhǎng)期、定期兩種，傳統(tǒng)檔案管理中，由于盤點(diǎn)工作困難，工作人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握不準(zhǔn)確，致使失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，給管理工作帶來額外負(fù)擔(dān)。

二、檔案管理信息化的特點(diǎn)

檔案信息化就是在檔案管理活動(dòng)中利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息資料進(jìn)行不同層面的加工、收集和篩選，為人們的使用提供方便的過程。其特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）管理快捷。電子檔案形成后，管理人員可隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、更改。通過編制檔案管理軟件，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等手段在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，并對(duì)檔案調(diào)閱、歸還等情況進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。相對(duì)于傳統(tǒng)的人工管理，避免了翻閱大量的紙質(zhì)檔案，縮短了查閱時(shí)間，顯著提高了工作效率。

（二）利用效率提高。電子文檔都具有各自的屬性，根據(jù)屬性信息可設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)不同檔案的開放權(quán)限，需要使用檔案的用戶只需借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行相關(guān)的查詢。檔案資料的紙質(zhì)文本借閱轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上瀏覽模式，不受時(shí)間和距離的限制，實(shí)現(xiàn)了資源共享，極大地提高了檔案資源的利用率，減少了人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)。

（三）一次投入多次產(chǎn)出。電子信息成果可無成本多份拷貝，節(jié)約了經(jīng)費(fèi)。

三、信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

（一）檔案信息化基本環(huán)節(jié)。1.采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎(chǔ)。信息技術(shù)對(duì)檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。2.歸納分類。對(duì)采集來的信息資料進(jìn)行歸納分類是檔案信息化的關(guān)鍵。只有做好這項(xiàng)工作，才能將收集到的資料分門別類錄入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中。3.查詢應(yīng)用。方便快捷的查詢提取讓檔案信息物盡其用是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的最終目的。

（二）多媒體技術(shù)。多媒體技術(shù)就是利用計(jì)算機(jī)綜合處理圖、文、聲、像信息的技術(shù)，提供了人性化、交互式服務(wù)，利于對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用。1.實(shí)現(xiàn)全文檢索，提高了查詢準(zhǔn)確率。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索是基于關(guān)鍵詞的檢索方式，紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，采用文本形式存貯并建立檔案全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)，查找方便、準(zhǔn)確、全面。2.利于對(duì)音像檔案信息的檢索。過去查找音像檔案資料需借助輔助設(shè)備，獲取信息十分煩瑣。多媒體技術(shù)的應(yīng)用，使用戶在計(jì)算機(jī)上可以聽、看音頻、視頻資料，進(jìn)行基于內(nèi)容的媒體信息檢索，解決了長(zhǎng)期困擾音像檔案管理的難題。3.利于對(duì)檔案信息的編研和出版發(fā)行。利用多媒體技術(shù)進(jìn)行一個(gè)專題的編研，短時(shí)間內(nèi)就可以完成圖文并茂的檔案資料整理，而且可利用網(wǎng)絡(luò)、光盤、移動(dòng)硬盤、U盤等工具快速發(fā)行，工作效率顯著提高。4.提高了檔案利用率。公眾對(duì)檔案信息的認(rèn)知和需求與日俱增，多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享，用戶不再受時(shí)間和空間限制就能很便捷地查詢，極大地提高了檔案的利用率。目前，多媒體的運(yùn)用改變了舊有的工作方式，使傳統(tǒng)的檔案信息管理手段發(fā)生了根本性變化。

（三）信息存貯技術(shù)。現(xiàn)代信息存儲(chǔ)技術(shù)包括磁儲(chǔ)存技術(shù)、縮微技術(shù)與光盤技術(shù)，不僅使信息存儲(chǔ)高密度化，而且使信息存儲(chǔ)與快速檢索結(jié)合起來，已成為檔案信息化管理的基礎(chǔ)。磁存儲(chǔ)具有頻帶寬廣（可存儲(chǔ)從直流到2兆赫以上的信號(hào)）信息能長(zhǎng)久保持在磁帶中等優(yōu)點(diǎn)。磁存儲(chǔ)技術(shù)為建立檔案管理系統(tǒng)或中小文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)建立較大的數(shù)據(jù)庫(kù)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，為建立分布式微機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)造了條件。縮微存儲(chǔ)是采用縮微攝影機(jī)將檔案文件資料縮小拍攝在膠片上予以保存。縮微存儲(chǔ)具有信息存儲(chǔ)量大、存儲(chǔ)密度高，體積小、重量輕，價(jià)格便宜、成本低，保存期長(zhǎng)，忠實(shí)于原件不易出差錯(cuò)等優(yōu)點(diǎn)。利用縮微技術(shù)儲(chǔ)存信息，可以將非統(tǒng)一規(guī)格的原始文件規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，便于計(jì)算機(jī)檢索。光盤是用激光束在光記錄介質(zhì)上寫入與讀出信息的高密度數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體。光盤存儲(chǔ)的主要特點(diǎn)：一是記錄密度高、容量大。二是應(yīng)用范圍廣，光盤將聲、圖、文、像融為一體，是全新的多媒體交互式信息載體。三是存取速度快。在檔案管理工作中，可以利用光盤技術(shù)建立多功能、多形式的數(shù)據(jù)庫(kù)，并有利于促進(jìn)聯(lián)機(jī)檢索的發(fā)展，可以建立分布式的原文提供系統(tǒng)，節(jié)省通信費(fèi)用，具有較好的經(jīng)濟(jì)效益。

（四）條碼技術(shù)。條形碼技術(shù)是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和電子數(shù)據(jù)交換不可少的前端采集技術(shù)，用激光數(shù)據(jù)采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)被計(jì)算機(jī)識(shí)讀和記錄，再由計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。它解決了檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號(hào)順序之間可能出現(xiàn)的擺放錯(cuò)誤、缺檔等各種問題，提高了檔案室借閱和查庫(kù)的質(zhì)量和速度，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度。

（五）漢字識(shí)別技術(shù)。漢字識(shí)別技術(shù)（簡(jiǎn)稱OCR）是通過掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等光學(xué)輸入設(shè)備獲取紙張上的文字圖片信息，利用相關(guān)軟件分析文字形態(tài)特征，判斷出漢字的標(biāo)準(zhǔn)編碼，并按通用格式存儲(chǔ)在文本文件中。OCR實(shí)現(xiàn)了文字的自動(dòng)輸入，是一種省力、快捷、高效的文字輸入方法，一方面提供了一種新的檔案目錄數(shù)據(jù)的錄入方式，另一方面把紙質(zhì)檔案上的固定信息變成可以被檢索利用的活信息，為文本數(shù)據(jù)管理技術(shù)提供了豐富的數(shù)據(jù)源。在檔案管理中OCR技術(shù)主要有以下幾種應(yīng)用方式：一是用戶查詢到所需要的紙質(zhì)檔案對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行掃描、識(shí)別，予以打印或直接提供文本拷貝。減少信息利用過程中的重復(fù)工作的同時(shí)方便用戶，減輕檔案人員負(fù)擔(dān)，節(jié)省了建庫(kù)所需的經(jīng)費(fèi)開支。二是輸入檔案目錄。三是掃描、保存圖像并提供利用，只針對(duì)指定的圖像內(nèi)容進(jìn)行漢字識(shí)別。既可以提供原件，又提高了信息利用效率，并且不需要管理人員維護(hù)漢字識(shí)別后生成的文本數(shù)據(jù)。四是建立文本數(shù)據(jù)庫(kù)。為全文檢索提供數(shù)據(jù)的同時(shí)，節(jié)省存儲(chǔ)空間和成本。此外還有輸入目錄并保存圖像、輸入目錄并建立文本數(shù)據(jù)庫(kù)、保存圖像并建立文本件數(shù)據(jù)、輸入目錄、保存圖像并建立文本數(shù)據(jù)庫(kù)等應(yīng)用。隨著漢字識(shí)別技術(shù)水平的提高，可能還會(huì)產(chǎn)生新的應(yīng)用方式，但無論使用哪一種方式，都必須綜合考慮檔案狀況、人員配備、經(jīng)費(fèi)能力、辦公自動(dòng)化水平、檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃等多方面的因素，符合本單位檔案管理工作的實(shí)際，切實(shí)提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。

四、結(jié)束語

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理工作提供了新的歷史機(jī)遇。信息技術(shù)的應(yīng)用，從總體上提升了資源利用率，降低了檔案材料查詢的時(shí)間，提升了檔案管理的工作效率。因此，我們應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理信息化工作，采取強(qiáng)有力的措施，推動(dòng)檔案信息化的落實(shí)，服務(wù)人民，服務(wù)社會(huì)。

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