淺談電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用

文/河北省秦皇島市山海關區就業服務局 夏丹

淺談電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用

文/河北省秦皇島市山海關區就業服務局 夏丹

本文介紹了電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用，促進社保檔案管理現代化。

電子檔案；條形碼技術；社保檔案管理

目前，我國檔案管理中存在很多問題，紙質版的檔案保存起來有很大的難度，還需要占用很大的儲存空間，甚至經常會出現檔案丟失的現象，這對于個人和社會都是一個很大的損失，為了更好地保管檔案，國家必須加強對于檔案管理工作的管理，并且不斷更新和完善社保檔案管理的手段，這樣才能更好地為人民服務。

一、電子檔案和條形碼技術的應用

（一）社保檔案管理。社保檔案的建立和保管流程是首先收集個人的相關信息，確定信息無誤以后，會使用打印機打出相對應的條形碼，然后把條形碼貼在相對應的個人檔案上，檔案管理的工作人員再把條形碼掃描成為電子檔案，就完成了社保檔案的管理工作。條形碼是唯一的，也就是說一個條形碼只能對應一份檔案，不會出現重復的現象，這樣就方便了社保檔案的管理和查找。

（二）檔案備份。正是因為如今社保業務量比較大，條形碼才得到廣泛的應用，條形碼不僅可以保管社保檔案，也可以為社保檔案進行備份，這樣就能夠避免出現檔案丟失的現象。檔案備份可以方便檔案的使用，避免出現因為外借檔案遺失，就徹底丟失檔案的可能性。

二、電子檔案和條形碼技術

（一）提高工作效率。社保檔案管理從傳統的紙質版到電子版，大大提高了檔案管理的工作效率。條形碼在檔案管理中的使用，形成電子社保檔案，可以更方便社保人員查詢和使用，通過掃描條形碼可以準確地確定社保檔案的儲存位置，節省了很多查找的時間。使用條形碼就可以對社保檔案進行管理，與傳統的紙質版檔案管理工作相比，大大降低了檔案管理的成本，節省了很多人力物力。通過掃描條形碼形成電子檔案，可以實現全國聯網，無論在任何地區都可以查詢到需要的社保檔案，這樣就實現了社保檔案的共享，查詢和使用都會更加方便。

（二）確保檔案安全。在傳統的手工記錄的檔案中，很容易出現檔案錯誤和保管不當導致檔案丟失的現象。使用條形碼形成電子社保檔案，可以讓社保檔案工作人員隨時掌握檔案的情況，對于外借的檔案也可以起到監督的作用，這樣就提高了檔案管理的安全性。紙質版的社保檔案管理需要占用很大的儲存空間，查找起來也比較耗時，很多紙張因為年份太久會出現變質的現象，這樣檔案就會破損，沒辦法保證檔案的安全性，條形碼電子檔案完全不存在這個問題。

（三）工作流程規范化。條形碼技術在社保檔案管理中的應用可以讓社保檔案管理工作更加有條不紊，也更加規范化。使用條形碼進行管理有一套比較簡便的保管和查詢流程，這樣就使檔案管理工作形成一個科學的工作流程，不會因為工作混亂浪費時間。

三、電子檔案和條形碼技術的應用中需要注意的問題

（一）提高工作人員素質。我國條形碼社保檔案管理實行的時間并不長，很多工作人員對于條形碼檔案管理的工作流程還不是很熟悉。目前，很多條形碼社保檔案管理的工作人員都是傳統社保檔案管理的工作人員，這些工作人員已經習慣了進行手工記錄檔案，對于條形碼技術了解的不多。因此，對于條形碼社保檔案管理的工作人員應該加強技術和崗位培訓，讓工作人員更加熟悉條形碼檔案管理的工作流程，只有提高工作人員的素質，才能提高社保檔案管理的工作效率。如果社保檔案管理工作人員對于工作流程不熟悉或者不熟練，就沒辦法提高社保檔案管理的工作效率，甚至會出現錯誤。

（二）加強網絡防盜措施。檔案對于每個人都是至關重要的，如果出現社保檔案被盜的現象，那后果是很嚴重的，雖然條形碼檔案管理的使用可以提升社保檔案管理的安全性。但是，條形碼檔案管理畢竟是需要使用計算機進行社保檔案的管理，這就避免不了會有不法分子想通過非法手段竊取計算機內的檔案信息。因此，對于這一情況，檔案管理部門應該加強防盜措施，避免出現社保檔案遺失的情況。

（三）完善相關法律法規。社保檔案管理需要國家制定相應的法律法規進行管理，讓檔案管理工作有法可依。社會管理工作只有在國家的大力支持下，才可以有條不紊地進行。

四、結語

社保檔案管理是國家社會管理工作中很關鍵的一項，我國社保檔案管理已經從紙質版的檔案管理改變成為條形碼電子檔案管理，不僅可以節省很多人力物力，也可以大大提高檔案管理的工作效率。但是，在檔案管理中還需要注意一些問題，首先就是要不斷提升工作人員的素質，跟上時代的步伐。其次就是要完善相關的法律法規，社保檔案管理只有國家做后盾，才能更順利地進行。在條形碼檔案管理工作中一定要注意細節問題，避免出現檔案錄入錯誤。

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