論項目管理方法在提高綜合管理工作效率和質(zhì)量中的重要作用

文/中國航天科技集團(tuán)公司第一研究院研究發(fā)展中心辦公室 程斌 張超 王昊陽

一、綜合管理工作的含義

辦公室綜合管理就是通過組織、溝通、落實、反饋等一系列環(huán)節(jié)，從而實現(xiàn)會議、事項、人力、政工和行保工作的綜合管理目標(biāo)。辦公室作為中心綜合管理和領(lǐng)導(dǎo)的辦事機構(gòu)，工作錯綜復(fù)雜，頭緒多，戰(zhàn)線長，涉及面廣，研發(fā)中心辦公室綜合管理服務(wù)體系建設(shè)以“規(guī)范、高效、協(xié)同”為目標(biāo)，以“小機關(guān)、大研發(fā)”為理念，體現(xiàn)研發(fā)特色，適應(yīng)研發(fā)特點，充分借鑒現(xiàn)代管理方法和手段，依托職業(yè)化的管理團(tuán)隊，以規(guī)范的制度流程和夯實的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為抓手，通過高效的工作運行為中心提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保障。

二、項目管理方法簡介

項目管理就是以項目為對象，由項目組織對項目進(jìn)行高效率的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，以實現(xiàn)項目目標(biāo)的過程。項目綜合集成管理是指為保證項目各項工作能夠協(xié)調(diào)配合而展開的綜合性和全局性的管理工作。項目管理包括若干專項管理，項目目標(biāo)管理、時間管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險管理等，由于各專項管理之間存在著關(guān)聯(lián)性，當(dāng)某項管理活動發(fā)生變化時，就可能引起其他管理活動的變化，這時就需要從全局出發(fā)，進(jìn)行協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。

三、引入項目管理方法的背景和思路

隨著研發(fā)中心管理模式從受中國航天科技集團(tuán)公司第一研究院直接管理到逐步接受指導(dǎo)、自主管理的轉(zhuǎn)變，研發(fā)中心所面臨的內(nèi)外部環(huán)境也必將繼續(xù)發(fā)生很多、很大、很深的變化，必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、積極應(yīng)對，以院本部的調(diào)整變化為著力點，大膽探索，采取相應(yīng)的措施，確保中心健康、快速發(fā)展，這也給中心的綜合管理機關(guān)——辦公室的服務(wù)保障工作帶來了巨大壓力，也對服務(wù)保障水平和管理能力提出了更高的要求，在這種情況下，亟需探索出一種管理方法更加高效、高質(zhì)量地處理繁雜的事務(wù)。

為解決中心綜合業(yè)務(wù)管理中面臨的制定科學(xué)、實用工作計劃，覆蓋到所有業(yè)務(wù)和提高工作效率、高質(zhì)量地推進(jìn)任務(wù)完成兩大亟待解決的問題，需要編制辦公室綜合管理服務(wù)工作“一本計劃”，并實施進(jìn)程控制：在辦公室層面制定節(jié)點計劃，根據(jù)工作進(jìn)展情況動態(tài)調(diào)整，及時預(yù)警；在班組層面制定實施計劃，明確計劃完成人，按日推進(jìn)實施計劃完成；在員工層面領(lǐng)受計劃安排，通過日常工作記錄卡控制單項工作的輸入、匯報、執(zhí)行、布置、檢查、反饋等環(huán)節(jié)。

四、實施方案和效果

依托Proj ect工作計劃表統(tǒng)籌安排全年工作計劃，并將每日的重點工作和臨時工作錄入工作計劃表，便于動態(tài)管控和調(diào)整工作計劃，合理調(diào)配人力資源。實施過程中，在安排編寫本崗位、本組工作計劃的同時，立足工作實際，著眼未來發(fā)展，在完成日常工作的前提下，不斷探索亮點工作，培養(yǎng)創(chuàng)新思維能力，使各項工作安排得更加科學(xué)有效，在這個過程中鍛煉每個人的全局把控能力，增強大局意識，培養(yǎng)處理重點工作和日常工作的統(tǒng)籌能力。

通過一年的實踐，效果良好。實現(xiàn)了工作計劃的程序化管理，有效規(guī)避了漏項風(fēng)險。通過項目管理方法，鍛煉了每個人的全局把控能力，增強大局意識，培養(yǎng)處理重點工作和日常工作的統(tǒng)籌能力。

五、創(chuàng)新點

首次將項目管理辦法引入綜合管理工作。改變了傳統(tǒng)的工作計劃表達(dá)方式，采用Project工作計劃表編寫工作計劃；為量化考核的科學(xué)性和人力資源的合理調(diào)配提供參考依據(jù)；改變了過去工作計劃的隨機性和無序性，實現(xiàn)了各項工作的閉環(huán)和規(guī)范。

六、應(yīng)用情況及前景

Project工作計劃表使每個人、每個組的工作量和全年工作計劃一目了然，為量化考核的科學(xué)性和人力資源的合理調(diào)配提供參考依據(jù)，也真正實現(xiàn)了對各項工作的閉環(huán)管控和科學(xué)管理。在綜合管理事務(wù)較多的其他中央企業(yè)、事業(yè)單位機關(guān)部門應(yīng)用項目管理辦法，通過合理安排工作計劃，動態(tài)更新工作計劃，及時督辦工作計劃，每天更新工作記錄，能有效地提高工作效率和工作質(zhì)量，后續(xù)可以進(jìn)一步推廣。