利用信息化手段提高辦公效率

文/中國石油集團測井有限公司 王宏備 郭楊鋒

機關工作人員每天都要面對大量的數據、文件以及其他各種材料，其中有電子的，也有紙質的，如果不進行適當的整理、歸類，查找起來肯定不方便，資源共享就更難了。工作中，我們一般都會對電子和紙質的材料進行適當整理，但往往查找時還是很費勁，甚至時間久了有些材料都不記得文件名，使用電腦自帶的搜索功能都沒辦法找到。然而，我們只要稍微系統地做些工作，通過EXCEL表格對工作進行一些必要的記錄和管理，配合服務器、網站等硬件軟件支持，就可以輕松實現資料表單化、數據化、數據庫化，做到查找方便、利用便捷、共享便利，從而大大提高辦公效率。

一、利用EXCEL建立文檔數據庫，便捷保存、查閱、利用與督辦

EXCEL表格經常用來進行各種數據的處理、統計分析和輔助決策等操作，對機關工作人員來說，幾乎是天天都要打交道，而我們也可以利用EXCEL表格建立個人工作文檔數據庫，輕松實現文件存儲、查閱和利用。

方法是建立一個EXCEL表格文件，在文件中從第一列開始依次建立“日期”“一級分類”“二級分類”“目前狀態”“文檔簡述”“鏈接”“備注”等屬性列，通過這些屬性列對文檔進行描述、跟蹤、保存，實現一張表格了解全部工作。“日期”屬性很明了，就是文檔產生的日期；“一級分類”屬性是對文檔進行的第一次分類，可以是公司會議、公司文件、公司榮譽，或者是處室活動，又或者是集團文件、集團會議等等；“二級分類”則是對文檔“一級類別”的進一步細化，比如公司文件可進一步劃分為制度類、任務類、通報類；“目前狀態”屬性是對文檔涉及事件目前的完成情況進行描述，可以是準備中、落實中，也可以是已完成等等；“文檔簡述”屬性對文檔所涉及全部工作事件進行簡單描述，以備日后查閱時能及時了解整個工作事件的主要情況；“鏈接”則是本文檔所對應的文件資料夾進行鏈接；“備注”是對需要特殊說明事項的補充。

舉例說明，假如公司8月25日下發了關于規范公文格式的文件，并且要求9月1日起全部按新標準執行。記錄可以是這樣的：“日期”填8月25日，“一級類別”填公司文件，“二級類別”填制度類，“目前狀態”填落實中，“文檔簡述”填公司關于規范公文格式的通知，“鏈接”下填文件，把對應的文件通過日期編號都放置在一個文件夾里并設置對應的鏈接。通過這樣的記錄和文件管理，就可以實現對文檔的分類保存、有效鏈接，便捷對文檔的查閱和利用。

通過EXCEL表格的“篩選”功能，可以對屬性里所有的類別進行篩選，通過勾選想要查看的類別，EXCEL表格就會篩選出該類別情況下的所有工作文檔。假如要查看所有的公司制度，只需在“一級類別”下拉框里勾選“公司文件”，“二級類別”下拉框里勾選“制度類”，這樣EXCEL表格就把所有的公司制度都篩選出來了；又或查看“落實中”文檔，只需在“狀態”下拉框里勾選“落實中”，EXCEL表格同樣就把所有落實中的文檔都篩選出來了，以便定期跟蹤督辦。通過EXCEL表格的“查找”功能，還可在“文檔簡述”里對關鍵詞進行檢索，便捷文檔的利用。

當然，可以根據需要適當增減文檔屬性，也可以對一些特別工作單獨建表管理，重點是適合自己的需要，方便自己的工作，從而提高辦公效率。

二、利用EXCEL建立電子工作日志，便捷查閱、統計、總結與考核

工作日志常見的是寫在筆記本上，又或者一些專業的云筆記軟件，也有的是以寫日記的形式記錄。這些記載方式都有各自的優點，紙質記錄具有不可修改的特性，對于備查非常重要；云筆記軟件記錄非常方便，可以隨時隨地在有網的地方記錄上傳，還可以在電腦以外的終端上實現；寫日記的形式記錄在內容上更加豐富。但上述的方法都有一個致命的弱點，就是不方便統計工作量。比如秘書崗位要統計今年起草了多少份匯報總結材料，相信在上述的記錄方式中都有記載，但是統計時只能是一個個去數，所以說對于總結工作、統計數據不是很方便。同樣利用EXCEL表格來建立工作日志，其效果就不一樣了。

EXCEL電子日志功能上主要包含兩個部分，一是常說的工作日志，主要記載我們每天都做了什么；二是工作量記錄。從形式上主要由四部分屬性列構成，第一列為日志生成的“日期”。第二列為“工作日志”，從功能上講，除填寫當日所做的工作外，還需填寫年度、月度、周工作計劃，以及填寫周總結、月總結和年度總結。第三“列”（含一定數量子列）為“當日工作量記錄”，填寫“當日完成的工作量”，凡能量化的工作量都盡量量化。第四列為“備注”，對需要特殊說明事項的補充。“當日工作量記錄”屬性列由若干個可量化的工作量項目構成。比如今天起草了1篇匯報材料、上報1篇信息、參加2個會議、審核2份文件、接待2批9人次客人、歸檔4份檔案，在電子日志的第一列就填寫日志對應的日期；在“工作日志”列就應把上述工作進一步細化后記錄下來，比如參加2個會議應細化為參加了第28次總經理辦公會和機關黨委會；在“當日工作量記錄”屬性列對應的“起草材料（份）”“上報信息（條）”“參加會議（次）”“審核文件（件）”“接待來賓（批）”“接待來賓（人）”“歸檔檔案（份）”7個統計項里分別填寫“1”“1”“2”“2”“2”“9”“4”；在“備注”屬性里填寫需要備注的事項，也可以省去。當查看或總結工作時只需把某一時期的工作量數字相加即可，EXCEL表格可以輕松實現，相較一篇篇日志地去數肯定是方便很多。可以根據工作需要，適當增減一些日志屬性，以求更加方便工作。

工作日志中的年度、月度、周工作計劃分別填寫在元旦、每月1號和每周一之前的對應行中，以便指導本年度、本月和本周按計劃開展工作。工作日志中的年度、月度、周工作總結分別填寫在12月31日、每月最后1天和每周日之后的對應行中，以便落實周、月和年度考核，肯定成績，查找不足，改進工作。通過這樣的記載，可以隨時對全年工作計劃和完成情況一目了然，還可以根據工作完成情況隨時調整下一步工作重點，以全面完成年初工作計劃任務。

EXCEL電子工作日志是對全年每一天工作進行記錄、備查、統計，對全年工作計劃和完成情況全面把控，實現工作內容表單化、數據化、信息化，從而提高辦公效率。

三、利用服務器，實現組織內資源共享、傳輸、匯總

機關單位一般都有自己的服務器，如果需要在部門之間建立一個資源共享環境，利用服務器實現文件傳輸功能就比較方便了。為什么不選擇現在網絡大量出現的各種云盤呢？原因很簡單，就是資源保密問題。在自己單位的服務器上建立資源共享服務，相對而言就不用擔心這方面的問題了。只要服務器磁盤上有空間，在服務器上實現文件傳輸功能很簡單，客戶機可通過文件傳輸協議（File Transport Protocol）下載服務器上的文件或上傳文件到服務器上，以實現資源共享。

在FTP服務器上，通過FTP管理軟件建立一個部門資源共享文件夾，文件夾里再建立“共享資料”文件夾和部門每個成員的個人文件夾，個人文件夾可以以成員名字命名。顧名思義，“共享資料”文件夾里存放的是部門人員共享的資料，而個人的文件夾存放的是個人的資料，可以通過FTP管理軟件授權“共享資料”文件夾對部門全部人員可讀，對部門領導可以讀寫；而個人文件夾只對本人和部門領導可以讀寫，以實現個人資料的相對保密。在“共享資料”文件夾里建立“法規制度”“工作任務”“職責規范”“總結匯報”“其他資料”等文件夾，根據文件夾名稱分別放入相應的資料。一般可以在“法規制度”文件夾里分類存放國家、地方法規和集團公司、公司制度等資料；在“工作任務”文件夾里分類存放集團會議資料、公司會議資料、集團重點工作、公司重點工作、部門重點工作等資料；在“職責規范”文件夾里分類存放部門職責、崗位職責、崗位工作流程、工作標準、績效合同以及各種責任書等資料；在“總結匯報”文件夾里分類存放各種總結、匯報材料以及專項工作總結匯報等資料；在“其他資料”文件夾里也分類存放其他各種資料。重點是要按名目分類存放，確保在查看時一目了然。通過這樣的工作，把部門可公開資源通過FTP服務器管理員或部門領導存放在服務器“共享資料”文件夾里，需要時部門成員登陸FTP服務器后可以直接查閱或下載，實現資源共享。

在個人文件夾里可以存放個人EXCEL表格電子日志、個人工作總結、個人業績量化評價表、崗位工作流程、工作標準以及個人相關的承諾書等資料，另外建立一個“待審核工作材料”文件夾，存放提交給領導審核的文件。通過這樣的工作，個人把崗位相關的材料都存放起來，可以隨時供領導查閱，讓領導掌握崗位人員每天工作情況；領導可以在任意時間查閱部門人員提交的材料，也可以對提交的材料或近期工作提出要求或安排。

還可以根據需要把部門成員的EXCEL表格電子日志的統計項匯總起來，作為部門工作數據統計，方便部門工作統計。

只要能登陸機關單位的服務器，就可以隨時查閱部門共享資源，也可以隨時更新個人工作日志，隨時提交材料給領導審核，領導也可以隨時查閱部門人員工作情況以及提交的材料，并提出工作要求或安排，從而實現信息化辦公，從根本上提高辦公效率。