高等學校人事檔案管理的重要性及改善對策

文/內(nèi)蒙古醫(yī)科大學 烏日娜

一、高等學校人事檔案管理的重要性

（一）人事檔案的作用。高等學校人事檔案管理工作是高等學校人事信息、人才管理、人才流動及人才使用的重要環(huán)節(jié)。高等學校人事檔案真實記載著每位教職員工（即：專業(yè)技術人員、工勤人員）的各歷史時期、各學習階段、不同工作經(jīng)歷的全過程。如：學歷、技術職稱、社會關系、獎懲、經(jīng)歷等情況。從人才開發(fā)利用、使用管理的角度來看，高等學校人事檔案的作用可分為以下幾種類型：1.為個人升遷進職、單位求才提供大量豐富、原始可靠、真實有效的資料和數(shù)據(jù)。2.在高等學校教職員工的日常生活工作中，人事檔案也扮演著重要的角色，如：證明某個人的年齡、出生地、工資收入、獎懲狀況等。3.記錄了某個人的學習經(jīng)歷。4.不同時期的工作軌跡和過程。5.人事檔案可以為本人、學校、社會等方方面面提供各種需求的依據(jù)，如：人事檔案管理部門可以依據(jù)個人的人事檔案為教職員工辦理購房貸款、購車貸款等手續(xù)，還可為本校的教職員工提供婚姻狀況證明、身份認定、辦理社會保險，為教職員工代辦申報職稱、根據(jù)檔案確定退休年齡、代為繳納職工養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整，出具與人事檔案有關的證明材料等等。因此，高等學校人事檔案的重要性顯而易見，不僅對本校的人才開發(fā)、利用、管理具有舉足輕重的作用，而且對社會公共服務及人才的管理者、人才的決策者、人才的使用者來說，人事檔案的價值及作用也是不可代替的。

（二）人事檔案管理的意義。在中國，人事檔案對人才使用、開發(fā)、管理及流動都具有極大的作用。例如：某人想調(diào)整自己的工作，調(diào)到更適合自己發(fā)揮專業(yè)特長的地方或單位工作，如若原工作單位不同意其調(diào)到其他工作單位。則此人的人事檔案就不能轉(zhuǎn)出，即使此人離開原工作單位，到新工作單位工作，在沒有人事檔案的情況下，當事人會遇到很多與人事檔案有關的困難和麻煩。如果建立起人事檔案社會化開放式管理模式，所有的人都是社會人，而不是受某個單位限制的單位人，個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統(tǒng)一管理，上述案例不復存在，人才流動更加便利快捷，人才會釋放出巨大的能量，發(fā)揮不同于在一個固定單位的更大作用。因此，在全面深化改革的今天，在信息化、電子化、人才服務社會化的背景下，建立高等學校人事檔案與社會人才管理機構的人事檔案管理的互連互動、信息互享，帶動全社會對人才信息的公開化，讓不僅是所在學校了解和掌握人才信息，整個社會也能了解和掌握人才的真實狀況，使人才不僅在本學校發(fā)揮作用，在社會上也能發(fā)揮其巨大的作用。為建設中國特色的社會主義社會服務。人事檔案管理的重大意義就在于人才的開發(fā)和最大限度地使用人才。

（三）人事檔案社會價值。高等學校人事檔案管理的信息化、社會化、電子化，可以提高人事檔案管理的效率，能更加充分有效地使高等學校、社會組織或機構了解人才、選擇人才、使用人才，為各個高等學校、社會組織、社會機構及全社會服務。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的管理、利用僅限于本單位內(nèi)部，嚴重制約了人事檔案的使用價值和利用率。同時也制約了人才的使用、流動及服務社會的作用。高等學校人事檔案管理改革是時代賦予高等學校的歷史使命，高等學校人事檔案管理的信息化、電子化、社會化，是全面深化改革的要求，是社會主義市場經(jīng)濟的要求，也是對高等學校人事檔案管理模式進行現(xiàn)代化、信息化、電子化、經(jīng)濟化改革的要求。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，人事檔案管理是封閉的、單一的、不追求使用率及利用率，人事檔案是在各個單位內(nèi)部人事部門進行嚴密的管理。當今是改革開放的時代，人才的社會性要求越來越高，如果還是按傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進行管理，不進行與時代相適應的改革，就不能夠適應社會的發(fā)展需求，就不能與時俱進，從而嚴重影響和制約了人才的開發(fā)、培養(yǎng)、使用及社會化服務。同時也不符合現(xiàn)代信息化、經(jīng)濟化、科技化、市場化社會的要求。高等學校人事檔案管理改革就是要改革人事檔案傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新高等學校人事檔案管理利用的高效化、社會化及人才的社會流動化，最大限度地提高高等學校人事檔案的社會利用價值。

二、高等學校人事檔案管理工作的改善對策

（一）加強對高等學校人事檔案管理工作的領導、監(jiān)督、檢查力度。高等學校的各級領導及人事檔案管理工作的工作人員要重視人事檔案管理工作，領導要經(jīng)常檢查人事檔案的管理工作，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，且對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題給予及時地解決。高等學校的人事檔案，在人才流動、人才交流、干部選拔任用等方面扮演著極其重要的角色。伴隨著全面深化改革進程的不斷推進，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度及人才使用制度等都會不斷地改革、創(chuàng)新及完善，與之相對應的人事檔案管理工作及制度也會隨之相應地改革、發(fā)展、完善。改革高等學校人事檔案管理工作及制度是時代對高等學校提出的要求，是全面深化改革對高等學校提出的要求，是人才的合理配置、合理使用、合理流動，發(fā)揮人才最大的社會價值與經(jīng)濟價值對高等學校提出的要求。因此，我們的高等學校一定要在全面深化改革的新的歷史時期加大力度管理好高等學校教職員工的人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的真實性作用、歷史性作用及全貌性作用。

（二）便于人才流動、給人才流動創(chuàng)造便捷、高效的服務。傳統(tǒng)觀念對人事檔案的認識是，人事檔案只是管理、不要出任何問題（諸如：丟失、損毀等），對于利用、發(fā)揮其使用價值卻一直認識不夠，沒有充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、人才宣傳、人才使用及公眾對人才的了解和認可等方面的重要作用。

在現(xiàn)代化的信息社會里，宣傳（即：信息的公開和傳播）是現(xiàn)代社會的重要特征，人才的特長是通過可公開的檔案信息傳遞到方方面面的，能夠充分發(fā)揮每個人才的作用，是對國家、社會及單位的重要貢獻，也是對我國社會主義不斷發(fā)展、邁向精神文明、物質(zhì)豐富的國際化社會的重要貢獻。

創(chuàng)造合理高效、便于流動、信息快捷的人事檔案管理體制，是我國高等學校當前人事檔案改革和發(fā)展的首要任務。高等學校人才的社會流動，推動高等學校之間的競爭、發(fā)展及進步。高等學校人才的校內(nèi)流動，促進校內(nèi)各院系的競爭、發(fā)展及最大限度地為國家和社會服務。因此，高等學校的人事檔案管理工作，不僅是人事檔案管理人員的事，更是高等學校主要領導及各級領導義不容辭的重要任務。

（三）改進傳統(tǒng)觀念，充實更新檔案內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事檔案的內(nèi)容是政治面貌、年度總結、職稱評定、表彰獎懲等，但是，作為一個高等學校卻恰恰忽略了專業(yè)技術人員（教師及研究人員）的業(yè)務檔案。對于行政管理人員來說，傳統(tǒng)的人事檔案管理對于人員的流動、變遷、使用還能應付，但是，對于專業(yè)技術人員來說，就不能充分地反映其全部信息，因此，可能在對專業(yè)技術人員的交流、使用、發(fā)揮其專業(yè)特長上，受到制約和限制，不能充分反映專業(yè)技術人員的專業(yè)信息，制約了專業(yè)技術人員作用的發(fā)揮，最終受損失的是我們的國家、社會及專業(yè)技術人才所在的高等學校。

高等學校的作用很多，但其中之一是提供社會服務，高等學校的管理人員是給專業(yè)技術人員提供服務平臺，使其最大限度地發(fā)揮自己的專業(yè)特長，作出貢獻，來影響和提升學校的聲譽、地位、知名度等，給學校帶來價值和利益。因此一個高等學校的社會聲譽、管理水平的高低，就是看它是否最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術人員的作用，要想最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術人員的作用，就要充分做好高等學校專業(yè)技術人員的人事檔案管理工作。

（四）加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設。人事檔案是人才的信息資源庫，有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，最大限度地發(fā)揮人才的作用，是人事檔案管理工作的突出目的。把先進的科學技術設施設備應用到人事檔案管理中，提高人事檔案的利用效率，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，是人事檔案管理改革的重要任務。高等學校在人事檔案管理改革過程中，要提高人事檔案管理工作的水平和效率，要準確、及時地傳遞人才信息，為人才的需求者提供全面、真實、高效、便捷的人才信息服務。現(xiàn)代化的人事檔案管理工作已經(jīng)離不開計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代化的設備及技術，高等學校的人事檔案管理工作不僅要添加、充實這些現(xiàn)代化的設施設備，還要組織和培訓好人事檔案的管理人員，熟練掌握及熟練使用這些現(xiàn)代化的設施設備，使其為高等學校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。另外，在加強人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設時，還要注意保存好紙制人事檔案，因為數(shù)字化檔案的原始性和真實性較難鑒別。還有，不向外公開的、有密級的人事檔案也以紙制檔案保存為宜。可向外公開的人事檔案，進行數(shù)字化管理，可以有效、快速地為社會服務，省時省力，迅速便捷，節(jié)省經(jīng)費和人力。人才的利用方和查閱方可以通過已經(jīng)普及的互聯(lián)網(wǎng)查閱人才信息，充分、有效及最大限度地利用人事檔案信息，對人才資源進行充分利用，盡量減少人才的閑置和浪費，把人才充分和有效地利用好，使其為國家和社會做出貢獻。

（五）促進人事檔案管理制度的標準化進程。人事檔案管理的標準化，不僅可以使人事檔案管理人員按國家統(tǒng)一的標準進行人事檔案的管理、操作及提供利用，還可以使人事檔案在流動、參閱、保密等多個環(huán)節(jié)高速、快捷、方便地為利用者服務。高等學校是人才高度集中，人員多、流動頻繁的單位，實行人事檔案管理的標準化，既可以省時省力、減少管理人員、節(jié)省經(jīng)費和開支，還可以給利用者提供便于查閱、省時省力的便捷服務。

所謂標準化，就是國家按不同的單位及特征制定統(tǒng)一的管理標準，如高等學校的人事檔案不僅有傳統(tǒng)的內(nèi)容（工作總結、表彰獎勵、工資收入、職務變動等），還應該給專業(yè)技術人員（教師及研究人員）增加能反映其教學能力、科研能力、學術及專業(yè)水平等項內(nèi)容。即對于高等學校的專業(yè)技術人員，在檔案中能反映如下方面：一是能反映出政治素養(yǎng)、道德品行。二是能反映出貢獻度大小及工資收入。三是能反映出業(yè)務能力、科研水平。這樣，就能給那些高等學校的主流群體，高等學校賴以生存的支柱，給高等學校帶來聲譽、地位及知名度的專業(yè)技術人員群體在人事檔案中有了比較全面的記載。

高等學校人事檔案的標準化管理也是人事檔案管理制度改革的一項重要內(nèi)容，人事檔案的標準化管理能大大提高人事檔案的利用率及效率，可以更好、更快捷地提供人才信息，為人才的使用者、管理者服務。

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