學校檔案管理工作實踐體會

文/江蘇省揚州市梅嶺小學西區校 楊國湘

作為學校開展各項工作的最為重要的依據性資料，學校檔案管理工作是學校管理的一個重點工作。其管理水平的高低也將直接關系到學校的教育水平。因此，學校應當強化檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中的各種問題。本文主要分析了學校檔案管理工作的實踐。

一、強化檔案管理工作的標準化和規范化

（一）完善檔案管理程序。任何一項工作都應當具備統一而規范的管理標準，這既是保證管理工作效率的前提，也是提高管理工作水平的要求。學校檔案管理工作亦不例外。因此，開展學校的檔案管理工作時，學校方面必須強化檔案管理工作的標準化和規范化建設，以將學校的檔案提升更加準確、安全的管理狀態中來。所以必須進一步完善管理程序。與其他檔案工作一樣，學校的檔案管理工作也具有很大的流動性。這就需要管理工作人員能夠做到嚴格按照管理的既定程序進行檔案的簽收、等級及至最后的歸檔工作。這樣一種秩序性的管理工作，能夠在保證檔案清晰條理基礎上的工作的高效和準確。與此同時，檔案工作可以利用零碎的時間完成，除了工作變動時的管理之外，還應當做好及時的歸檔、分檔處理，并要做好檔案的核對工作。

（二）加強特殊檔案的定期性整理。學校在管理檔案的過程中難免會出現各種類型的特殊性檔案材料，對于這一類材料的整理工作，學校可以選擇定期性管理。通常來講，其循環的期限是一年。例如，對于涉及到學校領導部門人員的調動時的管理材料方面，除了必要的人員流動報告文書以外，還應當一雙份的方式以保證檔案管理人員具有參考副本。而要保證這一特殊管理工作的效率和準確，就需要學校檔案管理部門中的各個單元能夠形成統一的系統，以保證特殊檔案管理中的零失誤。

二、增強檔案管理的網絡化

隨著科學技術的不斷進步和發展，網絡已經成為各行各業進行工作管理的先進技術手段。網絡化不僅能夠提高管理工作的效率，而且還能節省管理工作的人力和物力。因此，在檔案管理工作當中，學校方面應當強化檔案管理工作的網絡化建設。由于我國的網絡技術發展起步較晚，學校領導方面的檔案網絡化意識較弱。這造成了網絡開發建設的極大障礙。而且人工管理檔案，難免會存在多種問題，出現各種失誤。因此，學校應當有意識地招聘一些專門的網絡技術人才，或者直接從市場承接一些系統完善、穩定的網絡管理系統，并將其運用到學校的檔案管理當中。而對于這些網絡檔案的操作和管理工作，學校也必須其任職人員的專業性。另外，除了必要的應聘考核和年終審查之外，學校還應當安排網絡檔案管理人員的定期培訓，并要設置定期和不定期檢查相交替的檢查制度，以從多方面保證網絡檔案的管理水平。

三、加強檔案管理安全化

作為學校開展工作的第一手資料，學校檔案的安全性工作事關學校各項工作能夠正常開展。因此，在進行檔案管理工作時，必須要進一步加強其管理的安全性。而要保證檔案的安全性可以從以下幾個方面入手。其一，增強檔案員的工作主動性。檔案員是接觸檔案的最為重要的人員。他們往下承接原始檔案資料，往上承接學校的各項檔案工作開展。因此，檔案員的工作主動性直接關系到檔案管理的效率和安全。而且，由于學校檔案本身帶有一定的流動性，如果檔案員沒有主動地完成檔案的歸類和整理，很容易造成學校檔案工作的積壓，嚴重的甚至會造成關鍵性檔案的流失，造成學校管理工作的巨大損失。因此，在聘用檔案管理人員時，學校方面要對應聘人員的工作積極程度設置一定的任用標準，并要不定期檢查檔案員的檔案整理情況，以不斷提高檔案員的檔案管理意識。其二，對于必須要進行書寫的檔案，必須保證其書寫嚴格按照相關的規定。例如，使用藍黑色或者碳素墨水。因為這種性質的墨水不容易風化，能夠在很大程度上降低文件的破損程度，以保證檔案文件的完整性。與此同時，對于已經歸檔的材料進行保存時，要保證其保存環境的通風性和濕度都要根據既定的要求。特別是要注意檔案保存環境的防火工作，以真正將檔案管理的安全性提高到最高檔次。其三，提高檔案員的綜合素質。隨著時代的發展，科學技術的不斷進步，檔案管理工作也不只是以書面筆錄的方式進行，而是轉向無紙化的網絡檔案管理。這種檔案管理模式相比于傳統的檔案管理，其工作效率更高，安全性也更好。但是，網絡檔案管理也依然存在這諸多的隱患。例如，網絡病毒入侵。因此，學校必須定期對檔案管理人員進行培訓，保證每一個檔案員的網絡操控技術的專業化水平。同時，還應當提高他們的道德素質，加強網絡道德安全知識的宣傳。真正推動網絡化的檔案管理向零風險、零失誤的目標邁進。

四、結論

學校的檔案管理工作質量高低，是考量學校管理和教育工作水平的直接參考標準。因此，學校必須重視檔案管理工作的建設。在保證其管理具備統一性和標準化的基礎上，再將其推向網絡化管理，并要在管理的各個環節增強其安全性。同時，還應當不斷提高檔案管理人員的綜合素質，保證其檔案管理工作的質量。只有這樣，才能將檔案管理工作置于推動學校工作建設和發展的軌道之上，才能不斷提升學校的教學質量。