電子文件與電子檔案管理

文/中國電子科技集團公司第五十一研究所　沈玉瑾

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電子文件與電子檔案管理

文/中國電子科技集團公司第五十一研究所沈玉瑾

【摘要】為適應信息化建設的需要，規(guī)范電子文件歸檔與管理工作，在電子文件全生命周期過程中更好地保證電子文件的有效性、真實性和完整性，實現(xiàn)電子文件的在線邏輯歸檔、管理和利用。

【關鍵詞】電子文件；電子檔案；收集整理；信息安全；利用管理

一、前言

電子文件與電子檔案是伴隨著計算機和網絡的應用快速發(fā)展而產生的一個新事物，它將是未來檔案工作中最重要的事物。由于各個單位的具體情況不同，所以電子檔案歸檔也存在著差異。本文就電子文件與電子檔案的管理做一個探討。

二、認識電子文件

電子文件的產生背景:E-mail、OA、ERP、CAD、CAM、EC、EG、A/D等技術系統(tǒng)的產生和普及。

（一）電子文件(Electronic records)。指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

電子檔案：指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

（二）按信息、格式存在的形式電子文件的種類。文本文件、圖形文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件、影像文件、聲音（或音頻）文件、程序（或命令）文件、多媒體文件、超文本文件、超媒體文件等。各種文件格式都有各自特性以及應用軟件。按文件的功能電子文件有主文件、支持性文件、工具性文件等。按生成方式可分為原始文件和轉換文件。

（三）電子文件的特性。要管理好電子文件，就必須了解其特性。電子文件與紙質文件有很大的區(qū)別，它具有超大量的信息存儲功能、多媒體功能、載體之間的可移動性功能等等。當然還有信息共享性。

1.電子文件的依賴性。電子文件是數(shù)字化文件，它具有非人工真接識讀性及對計算機系統(tǒng)的依賴性。電子文件是在計算機等設備的支持下形成和處理各種信息的，離開計算機及相應軟件，電子文件就無法生成、識別、傳遞。計算機設備的快速更新給需要長期保存的電子文件帶來很大困難。有可能若干年之后，保管完好的電子文件載體找不到讀取設備。

2.電子文件還有信息與載體的可分離性。電子文件由傳統(tǒng)的物理存在方式轉變?yōu)檫壿嫶嬖诜绞剑娮游募拇娣盼恢檬强梢宰兓模梢詮囊粋€載體傳遞到另一個載體，其內容信息卻不發(fā)生變化。同樣，還可以通過網絡傳給遠方的一個或多個接收者。

3.電子文件的易改性。電子文件存儲在載體上，它可以被增加、復制、刪除、更改后而不被察覺。而載體本身的損壞、計算機病毒、網絡安全原因以及操作不當，都將影響電子文件的真實性和安全性。

此外，電子文件還具有高密度性、多種信息集成性和可操作性等。一張容量達700MB的光盤，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。

三、電子文件的收集、歸檔和整理

（一）收集積累要求。《GB/T 18894一2002電子文件歸檔與管理規(guī)范》指出，對于用文字處理的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，文件型以XML、TXT保存，掃描型以JPEG為通用格式。對通用軟件產生的電子文件，其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等同時收集。專用軟件產生的電子文件應轉換成通用型電子文件，如果不能轉換，則連同專用軟件一并收集。

（二）歸檔要求。文件形成部門定期把經過鑒定并符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交。

1.歸檔時應有一套與其內容完全一致的紙質文件（軟件除外）同時歸檔。

2.產品、項目設計文件的電子文件必須歸檔（包括四書、全套圖紙、印制板加工文件等）。

3.產品中的計算機應用軟件文檔（含固件中的程序和數(shù)據(jù)）應按技術管理規(guī)定歸檔。

4.應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全生命周期的管控，保證其真實有效。

（三）歸檔方式。網絡歸檔:隨著OA系統(tǒng)的廣泛使用，電子公文的流轉越來越便捷，而公文一旦形成便不會輕易更改。因此，建議公文歸檔采用網絡歸檔方式。

載體歸檔:記錄人們科研和生產活動的科技性電子文件。一個項目需要多人的合作才能完成，那么就會產生各種類型的電子文件，如文本文件、數(shù)據(jù)文件、CAD（計算機輔助設計）、CAM（計算機輔助制造）生成的圖形文件等。而且形成周期較長，所以建議科技性電子文件、多媒體電子文件采用載體歸檔方式。

（四）更改要求。為確保歸檔設計文件正確性及有效性，保證產品實物與文件的一致性，對電子文件的更改應進行控制。

1.按規(guī)定在更改紙質文件時應同時更改電子文件，并對電子文件加識別標志。

2.對同一型號不同批次的電子文件應加以區(qū)分，并同時保留。

（五）鑒定。電子文件的鑒定是一項十分重要且難度較高的工作。它包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。鑒定由文件形成部門按規(guī)定對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見。

（六）歸檔份數(shù)。歸檔的電子文件需二套，一套保存，一套使用。即使在網上邏輯歸檔，也要保存一套。必要時應保存兩套，其

中一套異地保存。從“911”事件之后,人們更是認識到異地保存的重要性。

（七）電子文件的整理。制定整理標準，由文件形成部門進行整理后歸檔。

四、電子檔案的管理

信息安全涉及各個方面:一是法律政策、規(guī)章制度、安全教育等；二是管理措施，包括技術和社會措施；三是技術方面，信息的加密存儲和傳輸、身份認證、防火墻技術、網絡防毒等。應在信息化進程中建立檔案信息的安全保障體系，形成檔案信息的安全鏈，伴隨電子文件的全生命周期進程。

（一）保證電子文件信息安全的技術措施有。1.簽署技術:在電子文件上進行數(shù)字簽名，再運用特定的解碼方法檢驗數(shù)字簽名。2.密碼技術:是信息安全的核心技術，有私匙加密和公匙加密，在傳輸過程中通常采用“雙密鑰碼”進行加密。它是實現(xiàn)信息保密性、完整性、可用性的有力手段，在潛在的不安全系統(tǒng)環(huán)境中保證數(shù)據(jù)安全。3.身份驗證:當用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，計算機依據(jù)通行字將自動驗證是否為合法用戶，防止非法用戶的防問，亦可防止合法用戶訪問他們無權查看的信息。4.防火墻技術:它就是通過阻擋外部網絡用戶的未授權訪問，來保證內部網絡的安全。

（二）電子檔案的利用管理。電子檔案的利用比紙質檔快捷、方便。提供利用的方法有:拷貝、通信傳輸、直接利用。直接利用即在線利用，利用率將越來越高。在利用過程中，電子檔案的保密和安全是十分重要的，我們應注意使用權限的審核，根據(jù)電子檔案內容的密級和開放程度,根據(jù)各種人員級別、層次進行使用權限的認定，不能無原則地向所有利用者提供全部；系統(tǒng)對利用的全過程進行自動跟蹤監(jiān)控。

五、檔案業(yè)務人員的培養(yǎng)

電子檔案的管理都要靠檔案人員。由于電子檔案具有信息內容數(shù)字化、文檔處理一體化、檔案保存技術化、開發(fā)利用形式多樣化等特點，因此，電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的區(qū)別。電子文件歸檔及其電子檔案保存及開發(fā)利用，是一件新生事物。所以，檔案人員要盡快適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展。多途徑、多層次培養(yǎng)和造就一批電子檔案管理人員已經成為當務之急。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五“計劃》中曾指出:大力培養(yǎng)高素質的檔案專業(yè)人才，為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保證和智力支持，是加快檔案管理現(xiàn)代化和信息化進程的重要保證，以新知識、新理論和新技術為主，不斷補充、拓展與更新科學技術知識，進一步完善知識結構，提高檔案人員的創(chuàng)新能力及專業(yè)技術水平。

六、結束語

電子文件與電子檔案的管理是現(xiàn)代檔案信息化建設的核心，要與社會的發(fā)展同步進行。它既帶來挑戰(zhàn)，也帶來了機遇。檔案業(yè)務人員應當以此為契機，大膽創(chuàng)新、拓寬視野，開創(chuàng)檔案事業(yè)的新輝煌。