淺談城建檔案整理工作的若干問題

文/新疆木壘縣住房和城鄉建設局 翟曉華

在城建快速發展的社會環境中，采取高效的檔案管理措施，不斷提高檔案管理工作的效率是各個單位非常重視的問題。因此，需要充分認識到當前城建檔案整理中存在的問題，再采取相應的整理措施，從而促使城建檔案整理更加準確、更加真實，從而推動城建檔案管理朝著更加科學的方向發展。

一、目前城建檔案整理中存在的問題

（一）仍然采用傳統的檔案管理模式，工作效率低下。城建檔案整理是管理城建檔案工作基本原則的重要手段。然而，由于目前檔案室管理人員的業務素質較低，在城建檔案管理過程中仍然采用傳統的管理模式。隨著社會不斷發展，傳統的城建檔案管理模式已經不適應新環境發展的需要，比如說對于計算機的應用水平還比較低，這樣則嚴重制約著城建檔案管理的工作效率；一些不規范的操作流程也嚴重影響著城建檔案管理的質量。由于城建檔案管理涉及的單位較多，城建檔案工作的標準也沒有統一界定，這就造成了城建檔案在歸檔的過程中出現了質量和內容不統一的現象，正是這些現象給檔案室增加了壓力。

（二）城建檔案管理缺乏科學和系統性，檔案資料利用率低。目前，在一些城建檔案資料管理過程中，大部分城建檔案管理人員對城建檔案資料管理的重要性認識不到位，缺乏科學和系統的管理規定，從而無法將城建檔案管理職責落實到個人，嚴重影響了建筑工程項目檔案資料、單位資料、分部資料、建筑工程文件、工程準備階段文件等工作整理的開展。同時，當前城建檔案室工作人員流動性較大，這樣很容易造成城建檔案資料歸檔不清楚，甚至出現丟失的現象，嚴重影響城建檔案資料的利用率。

（三）檔案資料管理保密性較低，影響了檔案資源的共享。城建檔案主要是在城市規劃和建設過程中，以及相關管理工作開展過程中形成的，以歸檔保存文字、圖表和聲像等各種載體文件管理材料。在當前城建檔案管理過程中，其資料管理形式不固定，這樣便直接降低了城建檔案管理的保密性，容易遭受侵入。同時，電子檔案資料信息被人們惡意改動的可能性比紙質檔案資料管理的可能性要大，從而導致電子信息化城建檔案管理人員很難察覺到文書檔案管理資料內容的變化現象。同時，城建檔案信息在收集的過程中來源于不同的單位，這就需要城建檔案管理人員分別對信息進行統計，這樣在統計的過程中便會嚴重影響到城建檔案資料的保密性。然而，如果為了確保城建檔案資料信息的保密性，而不將信息共享出來，又會在一定程度上影響到城建檔案信息的利用效率。

二、完善城建檔案整理的策略

（一）建設城建檔案數據庫系統，實現城建檔案管理的現代化，提高城建檔案整理效率。現代電子檔案與傳統的紙質檔案相比，傳統的紙質檔案管理在存儲上、搜索上都較為麻煩，而城建檔案的信息化管理卻有著很多優點。因此，在今后的發展過程中，城建檔案室要以收藏容量大，高密度，聯機能力強的電子檔案介質作為未來收藏的主要方式。電子檔案可以說是全新的檔案類型，通過計算機存儲之后，并編程為計算機代碼進識別。城建電子檔案在網絡的支持下可以隨時隨地的被廣大用戶借閱。檔案網站與數字檔案的建設是實現城建檔案管理現代的主要體現，有利于為城市測繪和地質勘查、城市規劃、城市建設、工業、民用建筑工程、市政、公用設施工程建設等提供充足的理論依據。尤其是網絡信息化技術的不斷深入，城建檔案信息網絡使用已經出現，可以利用互聯網快捷地進行查詢，有效突破了地域性的限制。城建信息資源要實現共享，將焦點集中在計算機硬件配置與軟件配置上，讓城建檔案管理更加現代化。

（二）制定科學和系統性的檔案管理制度，減少檔案管理工作人員流動，提高檔案資料利用率。目前，在城建檔案的管理過程中，檔案管理人員應該充分認識到城建檔案管理工作的重要性，構建科學和系統的管理規定，將城建檔案管理過程中的各項職責落實到個人，從而有效提高當前城建檔案整理的水平。同時，還應該最大限度減少城建檔案管理工作人員的流動，避免出現城建檔案資料歸檔不清楚的現象，有效提高城建檔案資料的利用率。

（三）檔案收集逐漸走向電子化，利用管理系統完善個人信息，確保檔案資料的保密性。傳統的城建檔案收集是個人或集體通過記錄的方式，而未來的城建檔案收集方式完全可以利用信息網絡。用戶通過登錄相應的管理系統將城建信息完善，然后通過網絡將城建信息傳輸到數據庫系統中，數據庫系統利用特定的編號方式對每一個檔案進行編號，管理人員完全可以在終端計算機前面對城建檔案進行管理，而這個過程不要面對面，只要準備一臺機器與一個網絡。同時，應該讓信息系統統一處理多個單位城建檔案信息，從而確保城建檔案管理資料的保密性。

三、結論

在現代城市建設快速發展的背景下，對城建檔案資料的需求也不斷增加，傳統的城建檔案資料整理方式已經無法適應現代城市建設發展的需要，嚴重阻礙了城市建設的發展。因此，需要加強城建檔案信息化建設與管理，構建科學系統的城建檔案整理制度，創新城建檔案整理方法，以便為城市建設發展提供更多準確的數據資料，從而推動城市建設更好的發展。

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