簡析協同辦公管理平臺在企業日常工作中的應用與效果

張曉君

摘 要：辦公自動化使傳統的以手工為主的辦公方式，向規范化、科學化、高效化的現代化辦公方式轉變，它對企業全面提升行政管理效能起著關鍵性的作用，同時也為企業樹立了新的形象，建立了良好的企業文化。協同辦公管理平臺在日常工作中使用的效果是明顯的。它打破了時間、空間的限制，實現了分布式、跨地域的辦公管理模式。極大地提高了企業的信息化水平和管理水平。

關鍵詞：辦公自動化；協同辦公；應用；效果

一、前言

隨著時代的發展，辦公自動化能夠有效地提高工作效率。辦公自動化簡單說就是運用自動化軟件，搭建數字化綜合辦公平臺，使傳統的以手工為主的辦公方式，向科學化、規范化、高效化的現代化辦公方式轉變，它對企業提升行政管理效能起著關鍵性的作用。

筆者單位使用的協同辦公管理平臺已正式運行了三年時間。其主要功能有公文在線處理，包括文件發放及各類日常事務的處理、郵件、短信平臺、網絡傳真、即時通訊工具GOCOM等。

通過三年時間的學習、實踐和體會，協同辦公管理平臺充分體現了其高效、快捷的優勢。平臺在日常工作中使用的效果是明顯的。它打破了時間、空間的限制，管理人員無論是在國內還是國外，白天或是晚上，都能夠在協同辦公平臺完成日常的工作，大大提高了辦公效率。

二、傳統的辦公模式

在協同工作管理平臺使用前，幾乎所有的文字處理工作都是用手工完成的，包括文件的發放、接收、報表上報、會議通知、出差審批等等。二級單位每周的一、三、五下午要有專人去公司總部收取公司各職能部室下發的各類文件，平時還要隨時領取公司臨時下發的緊急文件，有時“一紙”文書也需要跑上一趟。一份普通公文的流轉時間基本都要在兩天以上，碰上領導出差流轉時間就更長了。多種因素導致公文流轉周期較長，影響辦公時效。

三、使用協同辦公管理平臺的效果

啟用協同工作管理平臺后，最直接的效果就是我們的工作方式發生了質的改變。很多人從最開始的不適應到現在的依賴和習慣。

1.不用專人每周多次前往公司總部取文件，節約了人力和管理費用。各管理部門可以隨時發文，辦公流程里只要有了新的待辦事宜，系統會向用戶發出通知郵件，同時GOCOM會在第一時間彈出一個提示框告知用戶，收文單位可隨時處理來文。

2.電子文檔的使用減少了紙張的消耗量。按我單位近幾年年底裝訂好的文件來估算，我們一家單位從公司取回的紙化文件每年有4000到5000張A4打印紙的用量，待到文件處理完畢后，復印給各相關辦理單位的文件用紙量還要大于上述的文件用紙量。現在所有發文、報表現在全部都從辦公平臺上走流程報送，有效降低了辦公費用。

3.顯著提高公文的處理速度。對于公文的處理，傳統的方法需要兩天以上的時間流轉完一份文件。現在只需輕點鼠標，在很短的時間內就可以處理好一天全部的公文。

拿一份遞交公司的報告為例，傳統的辦公流程是起草報告、請科室長審核簽字、再請主管廠長簽發，最后蓋章遞交。有時碰上領導不在辦公室，一份報告就要多跑幾趟。如果還有抄送單位，有幾個抄送單位就要跑幾個地方送文件，費時費力。而在協同工作管理平臺中辦理，工作人員根據事先定義好的流程起草好報告，提交到下一環節即可。公文的流轉速度完全不可同日而語。

4.信息傳遞高速有效。例如每到高溫季節，單位都會給員工發奶票。以前發奶票都是打電話挨個通知各單位，如今使用GOCOM群發功能，工作一下子變得簡單而且快捷。

5.有效杜絕責任推諉。一份文件的每一個處理環節，系統都會分秒不差地記錄在案，如果出現文件傳達疏漏，很快就可以查到問題所在，有效地避免了相互扯皮的現象。

6.協同辦公管理平臺不僅覆蓋了公司在本地的各級單位，還覆蓋了國內外的駐外單位，實現了分布式、跨地域的辦公管理模式。極大地提高了公司的信息化水平和企業管理水平。

四、使用中的困難和不足

當然，平臺在推廣應用和功能上還面臨著一些不可避免的困難和不足：

1.不少人難以接受新觀念，特別是工作時間較長的人，習慣了白紙黑字、當面匯報的工作方式，對網上辦公、網上審批等運作模式一不放心，二不習慣，影響了綜合辦公平臺的推廣、應用和辦公效率。

2.用戶的計算機操作水平參差不齊，加之不善學習新知識，導致難以用好、用活我們現在使用的協同辦公管理平臺，在很大程度上限制了平臺的有效使用，制約了工作效率的提高。

3.公文歸檔與平臺中的檔案管理模塊關聯不暢，使用不夠便捷，一些細節處還缺乏人性化的功能設計。

4.雖然有GOCOM和郵件提醒待辦事宜，但工作人員不可能八小時一分不差地坐在電腦跟前，新事宜不一定會在最短的時間內得到辦理，同樣影響辦公效率，如果有手機短信的即時通知，辦公效率還有潛力可挖。

5.部分人員對辦公自動化的本質作用認識不夠，簡單地把辦公自動化理解為辦公過程中使用先進的技術和設備，進而提高工作效率，實際上，辦公自動化建設的本質是提高決策效能。是在提高工作效率的基礎上，增強協同辦公的能力，強化決策的一致性，最終實現提高決策效能的目的。

6.有限的技術條件和硬件配置制約了辦公自動化的廣泛推廣。我們的大多數用戶無法把協同辦公管理平臺和手機、因特網有機地結合起來使用。基層單位的硬件配置有些尚不能滿足辦公平臺的運行要求。這些都制約了協同辦公平臺的高效使用。

五、結束語

綜合辦公平臺發展到今天，已經進入到以知識管理為核心的辦公自動化時代，目的是把企業長期保存下來的信息資源，連同專家、知識員工積累的實踐經驗和創新思想進行有效地整理、挖掘、共享和利用，讓企業了解自己所獨自擁有的知識，以及如何利用這些知識來進一步發展、壯大。我們必須不斷引進先進的管理理念和技術，因地制宜地全面提升企業行政管理效能，使企業在市場競爭的大潮中立于不敗之地。