高校圖書館成本控制性態(tài)分析研究

馬逸菲

（鄭州大學(xué) 商學(xué)院，河南 鄭州 450001）

高校圖書館成本控制性態(tài)分析研究

馬逸菲

（鄭州大學(xué) 商學(xué)院，河南 鄭州 450001）

高校圖書館不以追求經(jīng)濟(jì)利益最大化為目的，而是以為師生讀者提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為宗旨.為推進(jìn)數(shù)字化高端服務(wù)平臺(tái)，圖書館每年增加大量預(yù)算用于采購增進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，促使圖書館的運(yùn)行成本日益增長，這就迫使我們必須對(duì)圖書館的運(yùn)行成本進(jìn)行控制.本文運(yùn)用成本性態(tài)分析方法對(duì)高校圖書館成本進(jìn)行探究，并得出了相關(guān)的成本控制措施.

圖書館；成本控制；成本性態(tài)

1 引言

高校擴(kuò)招、用戶日益增長、信息需求進(jìn)入數(shù)字時(shí)代、高效服務(wù)管理等諸多因素使圖書館面臨著成本控制壓力.圖書館成本控制是通過對(duì)各部門工作流程進(jìn)行改進(jìn)，提升高效運(yùn)作和報(bào)務(wù),以達(dá)到有效成本控制[1].國外圖書館成本控制主要是以標(biāo)桿數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過成本計(jì)算得到圖書館各項(xiàng)服務(wù)的成本是否有益，引領(lǐng)流程改進(jìn)節(jié)省成本[2].通過國內(nèi)外比較，尋找出成本節(jié)省的空間，然后采取措施控制各目標(biāo)責(zé)任中心，從而降低成本[3].我國目前對(duì)圖書館的成本控制意識(shí)淡薄，控制體系不完整.十八屆三中全會(huì)提出，財(cái)政必須完善立法、透明預(yù)算，改進(jìn)預(yù)算管理制度，建立支出責(zé)任制度.這正是本文要探究的問題所在.

2 成本分析模型

2.1事前成本預(yù)測

成本預(yù)測關(guān)系到圖書館未來幾年的一個(gè)發(fā)展變化，涉及對(duì)圖書館需求量的變動(dòng).按經(jīng)濟(jì)學(xué)需求曲線分析，當(dāng)價(jià)格下降時(shí)銷售量不斷增加，當(dāng)價(jià)格不斷上漲時(shí)，銷售量在不繼減少[4].反之高校未來需求增加，現(xiàn)在服務(wù)量不能滿足，那就得制定未來一定時(shí)期的需求.是否占地建館購設(shè)備圖書、是否增加高素質(zhì)管理人才等需求預(yù)測.高校圖書館不以營利為目的，學(xué)校撥款，固定預(yù)算收支.所以對(duì)需求而言就不能拿價(jià)格與業(yè)務(wù)量來衡量，而是成本與圖書館服務(wù)供給量來進(jìn)行分析.按供給法則，就是讀者數(shù)量對(duì)成本變動(dòng)的影響，對(duì)應(yīng)成本的每一個(gè)變動(dòng)都沿著同一條供給曲線發(fā)生點(diǎn)的移動(dòng).如圖1所示.

圖1　圖書館供給變動(dòng)曲線

高校擴(kuò)招，學(xué)生人數(shù)不繼增加，圖書館的接待服務(wù)能力是否能滿足，成本費(fèi)用是否會(huì)超支，數(shù)字化高端服務(wù)平臺(tái)是否完善，事前是否對(duì)圖書館進(jìn)行成本預(yù)測、預(yù)算分析等，面對(duì)這些問題，有學(xué)者提出預(yù)測是前提、決策是核心、成本控制是重點(diǎn).

2.2事中成本性態(tài)分析

總成本（TotalCost,TC）指圖書館在提供服務(wù)而發(fā)生的全部費(fèi)用支出.高校擴(kuò)招讀者數(shù)量遞增、圖書館基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)模及投入的資源、設(shè)備等都會(huì)有跳躍性的變動(dòng)，使高校圖書館的運(yùn)行總成本出現(xiàn)較大的變化[5].按照經(jīng)濟(jì)學(xué)成本性態(tài)分析，即對(duì)圖書館運(yùn)行總成本分為固定成本、變動(dòng)成本、混合成本.

2.2.1固定成本(Fixed cost,FC)

高校圖書館固定成本是各責(zé)任是心的運(yùn)行成本總額，在一定時(shí)期范圍內(nèi)，不會(huì)因用戶量的變動(dòng)而保持固定不變.如：圖書館建筑成本、日常運(yùn)行維持成本、固定折舊費(fèi)用、設(shè)備租金、行政管理人員工資支出成本、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、培訓(xùn)交流支出、辦公費(fèi)、研究開發(fā)等支出，均屬于固定成本.高校圖書館的固定成本的投入，一般不會(huì)因讀者數(shù)量變化而變化.不會(huì)因服務(wù)業(yè)務(wù)量的變化而變化，形成一條與橫軸平行的曲線.如圖2中FC所示.

2.2.2變動(dòng)成本(Variable cost,VC)

高校圖書館的變動(dòng)成本是在特定的運(yùn)行服務(wù)范圍內(nèi)，其總額會(huì)隨運(yùn)行服務(wù)量的變動(dòng)而成正比例變動(dòng)的成本.如：書籍報(bào)刊雜志采購費(fèi)用、采購電子信息資源需求費(fèi)用、直接人工成本、包裝費(fèi)用、裝運(yùn)費(fèi)用等.高校圖書館變動(dòng)成本的投入，將會(huì)隨讀者數(shù)量需求的變動(dòng)而變動(dòng)，隨圖書館服務(wù)繁瑣程度變動(dòng)而變動(dòng)，變動(dòng)成本總額在座標(biāo)中表現(xiàn)為一條向右上方傾斜的曲線，如圖2中VC所示.

圖2　總成本曲線

圖書館如不考慮混合成本，假設(shè)所有的變動(dòng)成本保持不變的情況下，變動(dòng)成本線成一條向右上方傾斜的直線VC'，總成本為TC'=FC+VC'.按照高校圖書館當(dāng)前的情況可設(shè)模型，圖書館可為師生建立n個(gè)服務(wù)中心，由于圖書館資源有限，根據(jù)資源消耗向師生分?jǐn)倛D書館服務(wù)，形成總成本.設(shè)圖書館可為師生提供的服務(wù)總成本矩陣為TC，如公式所示.

圖書館為師生提供服務(wù)的成本庫費(fèi)用分為固定成本和變動(dòng)成本部分，如公式所示.

式中：TC——圖書館為師生提供服務(wù)的總成本；FC——圖書館為師生提供服務(wù)固定成本；VC——圖書館為師生提供服務(wù)變動(dòng)成本.由于圖書館很多的成本屬于混合狀態(tài)，不能直接確定為固定成本或變動(dòng)成本，因此還需要進(jìn)一步分解才能計(jì)算出總成本額.

2.2.3混合成本

混合成本兼有兩種性質(zhì)，既有固定性又有變動(dòng)性，其細(xì)分為半變動(dòng)成本、半固定成本、延期變動(dòng)成本和曲線變動(dòng)成本，將這些混合成本進(jìn)行分解算出總成本后與標(biāo)準(zhǔn)成本比較分析差異.

（1）半變動(dòng)成本

高校圖書館的半變動(dòng)成本是建立在一定初始量基礎(chǔ)上，隨著圖書館運(yùn)行服務(wù)量的變動(dòng)而呈正比例發(fā)生變動(dòng)的成本.通常有一個(gè)初始的固定基數(shù)，在此基數(shù)內(nèi)與運(yùn)行服務(wù)量的變化無關(guān)，該成本類似于固定成本；在此基數(shù)之上的部分成本，則隨著運(yùn)行服務(wù)量的增加成正比例增加變化.如機(jī)器設(shè)備維修保養(yǎng)費(fèi)、固定的電話費(fèi)用等均屬于半變動(dòng)成本.在計(jì)算時(shí)將固定電話座機(jī)費(fèi)每月固定不變的20元?jiǎng)澐譃楣潭ǔ杀静糠郑?dāng)所使用的通話時(shí)間計(jì)算的通話費(fèi)劃分為變動(dòng)成本.

（2）半固定成本

高校圖書館的半固定成本同時(shí)也稱階梯式變動(dòng)成本，在一定運(yùn)行服務(wù)量范圍內(nèi)的發(fā)生額是固定的，當(dāng)運(yùn)行服務(wù)量不斷增長到一定飽和狀態(tài)，其發(fā)生額就會(huì)跨越到一個(gè)新的平臺(tái)，然后在服務(wù)量增長的一定限度內(nèi)，發(fā)生額又保持不變，直到另一個(gè)新的跨越.當(dāng)圖書館服務(wù)量達(dá)到飽和時(shí)，讀者數(shù)量再增加高校就要擴(kuò)大圖書館館藏、增加采購、信息設(shè)備和場地設(shè)施規(guī)模，這樣才容納或接待讀者數(shù)量增加，新的階梯變動(dòng)能豐富讀者的借閱資料和縮短讀者借閱等待時(shí)間，是圖書館規(guī)模擴(kuò)大的真正體現(xiàn).當(dāng)然，規(guī)模擴(kuò)大，成本也隨之增加.其成本習(xí)性模型如圖3所示.

圖3　半固定成本曲線

（3）延期變動(dòng)成本

高校圖書館的延期變動(dòng)成本是在規(guī)定的運(yùn)行服務(wù)范圍內(nèi)，有固定不變的一個(gè)基數(shù)，當(dāng)運(yùn)行服務(wù)量增加超出了這個(gè)服務(wù)范圍，它就與服務(wù)量的增長成正比例變動(dòng).如職工的基本工資在正常工作情況下是不變的，當(dāng)工作時(shí)間超出正常標(biāo)準(zhǔn)，就按加班時(shí)間的長短比例計(jì)算支付加班薪金.其成本習(xí)性如圖4所示.

圖4　延期變動(dòng)成本曲線

（4）曲線變動(dòng)成本

高校圖書館的曲線變動(dòng)成本有一個(gè)初始量是不變的，與固定成本性質(zhì)相同，在這個(gè)初始量的基礎(chǔ)上隨著運(yùn)行服務(wù)量的增加，成本也逐步發(fā)生變化，可將曲線成本分為兩種類型來思考；

一是延增曲線成本，如員工薪酬是計(jì)件工資、違約金等，隨著服務(wù)量的增加成本逐步增加，在平面座標(biāo)圖上表現(xiàn)為一條凹形曲線，其成本習(xí)性模型如圖5中的遞增曲線成本所示.

二是遞減曲線成本，如圖書館采購圖書、期刊、報(bào)紙、通信服務(wù)訂閱價(jià)格折扣或優(yōu)惠條件下的成本等，其曲線達(dá)到高峰后變會(huì)下降或持平，其成本習(xí)性模型如圖5中遞減曲線成本所示.

圖5　遞增、遞減曲線成本線

2.3事后成本差異分析

圖書館大量的費(fèi)用項(xiàng)目屬于混合成本，為了經(jīng)營管理決策，將混合成本分解為固定成本和變動(dòng)成本，根據(jù)成本資料的具體形式不同，可采用三種方式分解：有高低點(diǎn)法、散步圖解法、一元回歸直線法.計(jì)算更加準(zhǔn)確科學(xué)的方法還是一元回歸直線法，以一元回歸直線法解圖書館混合成本步驟：

1、對(duì)已知資料進(jìn)行加工，計(jì)算∑x,∑y,∑xy,∑x2,∑y2.

2、計(jì)算相關(guān)系數(shù)r，判斷圖書館服務(wù)量x與成本y之間的線性關(guān)系.相關(guān)系數(shù)r的取值范圍一般在-1至+1之間.當(dāng)r=-1時(shí)，說明x與y之間完全負(fù)相關(guān)；當(dāng)r=0時(shí)，說明x與y之間不存在線性關(guān)系；當(dāng)r=+1時(shí)，說明x與y之間完全正相關(guān).一般來說，只要當(dāng)r接近1，就說明x與y基本正相關(guān)，可以運(yùn)用線性回歸方法計(jì)算.

3、計(jì)算單位變動(dòng)成本b和固定成本a

4、建立成本性態(tài)模型：y=a+bx計(jì)算出總成本.

然后以標(biāo)準(zhǔn)成本為基礎(chǔ)，將實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行對(duì)比，揭示成本差異形成的原因和責(zé)任，進(jìn)而采取措施，對(duì)成本進(jìn)行有效控制和管理方法.通過差異的計(jì)算、分析等得出結(jié)論性報(bào)告，然后據(jù)以采取有效措施鞏固或克服不足，如圖6所示.

圖6　成本差異分析模型

3 成本控制措施

高校圖書館成本控制內(nèi)容包括：預(yù)算圖書、期刊、報(bào)紙、電子資源訂閱成本支出、電子設(shè)備設(shè)施購買維修使用成本支出、行政成本支出等.

3.1預(yù)算控制

高校圖書館預(yù)算必須從財(cái)力、物力、人力等各種資源進(jìn)行優(yōu)化整合，以中長期發(fā)展為目標(biāo)，通盤考慮，制定詳細(xì)的整體計(jì)劃，充分發(fā)揮預(yù)算的導(dǎo)向調(diào)控作用.有效的編制、執(zhí)行、分析、考核等系列環(huán)節(jié)，通常預(yù)算編制工作是依照歷年經(jīng)驗(yàn)及習(xí)慣來編制，很難保證預(yù)算編制的質(zhì)量.一方面，各職能部門計(jì)劃申報(bào)數(shù)不準(zhǔn)確，缺少真實(shí)來源；另一方面，校方對(duì)圖書館缺少必要的了解，難以作出周密計(jì)劃，預(yù)算內(nèi)容有漏缺，難以體現(xiàn)預(yù)算的全面可行性.國家或高校應(yīng)加強(qiáng)建立一套有效預(yù)算體系，加強(qiáng)對(duì)預(yù)算實(shí)施資金運(yùn)行嚴(yán)管，層層控制，層層監(jiān)督管理，對(duì)資金的使用去向及產(chǎn)生的實(shí)際效果，應(yīng)跟蹤審查預(yù)算資金使之達(dá)到效益最大化.

3.2圖書、期刊、報(bào)紙、電子資源訂閱成本控制

高校每年訂閱圖書、期刊、報(bào)紙、電子資源等支出，是圖書館的一項(xiàng)重大支出.采購部門決策關(guān)系到成本影響因素，近年來因書價(jià)上漲預(yù)算不斷提高.高校圖書館應(yīng)根據(jù)學(xué)校自身專業(yè)特長、師生科研及市場熱點(diǎn)進(jìn)行購買.電子圖書館藏正在快速地增長，所以每年要根據(jù)圖書館總經(jīng)費(fèi)變化，經(jīng)過調(diào)查測算，給出定量的指標(biāo)，制定各種類型資源所占的比例，應(yīng)逐漸增加電子資源的經(jīng)費(fèi)比重.

3.2.1當(dāng)采購超過國家限額標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)采取政府采購.公開、公平、公正、誠實(shí)信用原則進(jìn)行采購．促使節(jié)約成本支出提高資金使用效益.另根據(jù)情況確定是采用公開招標(biāo)方式、邀請招標(biāo)方式、竟?fàn)幮哉勁蟹绞降?需對(duì)供應(yīng)商反復(fù)篩選、調(diào)查，專家組以標(biāo)準(zhǔn)成本對(duì)供應(yīng)商標(biāo)書報(bào)價(jià)及服務(wù)進(jìn)行判斷決策，選出最優(yōu)采購方案.

3.2.2直接購買，應(yīng)聯(lián)系好賣方，根據(jù)購書量協(xié)商書價(jià)及折扣，并與事前制定標(biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行比較分析，根據(jù)如下公式：

采購價(jià)格差異=（實(shí)際價(jià)格-標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格）×實(shí)際采購量

采購數(shù)量差異=標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格×（實(shí)際采購量-標(biāo)準(zhǔn)采購量）

如是價(jià)格差異的形成受各種主客觀因素影響，市場價(jià)格、供應(yīng)商、運(yùn)輸方式、采購批量等變動(dòng)，都可導(dǎo)致價(jià)格差異，應(yīng)由采購部門成本中心承擔(dān)責(zé)任.如是數(shù)量差異出現(xiàn)采購與合同不一致、盜版圖書、電子資源無法呈現(xiàn)、采購人員與供應(yīng)商串連帶來損失將追究法律責(zé)任.

3.2.3外包裝訂大量刊物成本控制，圖書館應(yīng)尋找距離近、價(jià)格合理、質(zhì)量有保證的正規(guī)單位合作.以市場價(jià)格按裝訂數(shù)量與裝訂單位談價(jià)，為把好質(zhì)量關(guān)，在收到裝訂本驗(yàn)證后按事前洽談金額支付.為明確責(zé)任，所有支付報(bào)銷單據(jù)應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，以便會(huì)計(jì)記賬使用.

3.3電子設(shè)備設(shè)施購買維修使用成本控制

高校圖書館先進(jìn)的管理設(shè)備、電子設(shè)備和軟件投入，以及多功能閱覽室已成為師生學(xué)習(xí)科研的重要信息來源.支出金額較大，在實(shí)際工作中應(yīng)由校領(lǐng)導(dǎo)及主管圖書館工作的領(lǐng)導(dǎo)掌握把關(guān)，采用招標(biāo)、直接采購、或通過詢價(jià)確定供應(yīng)商采購，大項(xiàng)購入實(shí)行預(yù)算控制管理.

大件設(shè)備從購回到安裝使用首先要登記入冊并建立檔案，方便以后維修跟蹤記錄.具體要做到“三定位”：定人負(fù)責(zé)、定點(diǎn)放置、定時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)檢修[6].把維修的過程詳細(xì)記錄，包括時(shí)間和地點(diǎn)、故障現(xiàn)象、排除方法以及如何避免等情況都要載入檔案，以便在日后管理中改進(jìn)維護(hù)方法，遇到類似情況及時(shí)應(yīng)對(duì).

設(shè)備使用成本控制，從投入安裝到運(yùn)行就要注重三個(gè)方面的控制.1、運(yùn)行就得安排工作人員值班、安裝、操作、巡視、清掃、應(yīng)急處理等；2、設(shè)備能源消耗成本看是耗電、耗水、耗氣（油）；3、人工成本是定編人工成本、臨時(shí)人工成本還是外包人工成本.這些成本事前都要有預(yù)算制定標(biāo)準(zhǔn)，并與實(shí)際成本比較，看差異出現(xiàn)在那一個(gè)環(huán)節(jié)，然后再制定有效分析報(bào)告進(jìn)行成本控制改進(jìn).

3.4圖書館行政成本控制

圖書館的日常行政辦公費(fèi)用項(xiàng)目較多，如行政管理人員工資及福利費(fèi)、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用、住房公積金和住房補(bǔ)貼、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、工會(huì)經(jīng)費(fèi)、員工教育經(jīng)費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、折舊費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、電話費(fèi)、水電費(fèi)、加班費(fèi)、辦公費(fèi)等.對(duì)這些費(fèi)用支出可以施行預(yù)算內(nèi)外審批管理權(quán)限.

預(yù)算內(nèi)部管理審批權(quán)限，是按圖書館費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行支出審批程序.由申請部門提出，經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，到財(cái)務(wù)部報(bào)銷.預(yù)算外部管理審批權(quán)限，是指各部門根據(jù)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)確需發(fā)生的，而預(yù)算內(nèi)未能考慮到的費(fèi)用.審批程序由費(fèi)用申請部門提出，部門主管簽字、主管財(cái)務(wù)館長簽字，到財(cái)務(wù)部報(bào)銷.嚴(yán)格控制行政開支，在工作中注意行政支出要合理、寒暑假加班支出要符合規(guī)定，無論什么支出都要有合法單證作為記賬憑證，發(fā)放給個(gè)人的款項(xiàng)應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字及領(lǐng)款人簽字，控制責(zé)任落實(shí)到個(gè)人.

4 結(jié)語

本文在成本性態(tài)分析的基礎(chǔ)上，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)學(xué)的方法對(duì)圖書館成本進(jìn)行分解，得出實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本之差異，可以幫助圖書館決策者有意識(shí)地節(jié)約控制資源，注重在新高校會(huì)計(jì)制度實(shí)施的細(xì)則上對(duì)圖書館投入進(jìn)行合理分配，采取多種有效措施控制圖書館成本開支，提高圖書館的綜合效益.

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1673-260X（2015）12-0175-04