工程企業檔案管理工作存在的問題不可小覷

■文/朱捷

工程企業檔案管理工作存在的問題不可小覷

■文/朱捷

摘要隨著市場經濟體制的逐步建立和不斷完善，企業為了在競爭中取勝，以體制、機制、機構的變革，應對市場的風云變幻，在這個過程中，由于檔案意識還很薄弱，企業注重的是直觀的經濟效益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，而忽略了文件收集、利用、歸檔工作，伴隨變改中的人員流動，出現的是文件資料、技術資料流失的現象。甚至有的企業檔案工作的地位在企業改制中，出現擠脫現象。本文在企業檔案管理存在問題的基礎上，提出了問題存在的原因，進而闡述了解決這些問題擬采取的措施。

關鍵詞企業檔案問題成因對策措施

一、當前工程企業檔案管理工作面臨的主要問題

1、檔案工作與企業變革的不同步。

2、檔案管理人員的業務素質與企業的發展需要不相適應。檔案工作是一項十分專業的系統工程，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須懂得具有本企業生產經營特點的一些工程技術方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應對自如。

而現行不少企業的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應企業檔案工作的需要。

3、企業檔案的“主體”錯位。檔案的主體明確性，是一個企業檔案工作的關鍵。當前不少企業的檔案主體觀念存在偏差，影響了企業檔案工作水平。不少企業幾乎把企業的人事檔案當成了企業檔案的全部，即主體，而忽略了企業自身發展所形成的真正確定企業命運的頗有價值的“主體”檔案，直接影響企業檔案的開發利用和企業的發展。

4、企業檔案編研工作薄弱。有為才能有位。檔案工作的地位，檔案工作廣為重視，從某種程度而言，是靠檔案的服務價值來確立。但不少企業的檔案工作純粹停留在收與管的層面，一方面由于素質的不到位，另一方面編研意識的缺乏，造成檔案的編研工作難以，檔案無以得到很好的利用。這是導致檔案工作在有的企業沒有地位，可有可無的最主要的原因。

二、解析企業檔案管理問題的形成的基本原因

筆者認為，導致企業檔案管理工作出現漏洞的原因主要有以下幾個方面。

1、因企業性質特殊，在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如某些項目的審批，企業往往是先斬后奏，導致重要文件、審批手續不齊全、不完整，造成檔案資料缺失。

2、企業檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業知識。檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續不完備也是導致檔案缺失的重要原因。企業人員流動性較大，檔案管理人員更換相對頻繁，如交接雙方沒有端正思想、明確責任，無法保證檔案交接工作按照規定辦理，出現漏洞。

3、在企業產權變動中，企業和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失。如一些公司在關停過程中檔案隨意堆放;在破產清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續;企業的設備檔案、基建檔案已被原企業辭職員工帶走;職工調出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續等，都會給國家、企業造成不可挽回的損失。

三、采取切實可行的措施解決工程企業檔案管理工作存在的問題是當務之急決解問題的辦法

1、首先要克服法制意識淡薄的病根。樹立法制意識，是做好企業檔案工作的基礎。搞好企業檔案工作著重要從“提高認識、強化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執法的認識；其次要提高重要性的認識。胡錦濤同志曾指出：“檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據；第三要加強檔案工作的制度建設和管理網絡建設，把檔案工作列入企業發展規劃和年度計劃，保證檔案工作專項經費，落實各級領導檔案工作責任制，建立一支訓練有素的專兼職檔案人員隊伍，使依法治檔工作落到實處。

2、注重在穩定隊伍、提高素質的基礎上推進檔案管理工作改革創新。針對檔案工作性質，企業要確定專人管理檔案工作，針對企業檔案管理的特點和管理人員素質差的情況，企業領導要積極選送檔案人員參加檔案專業知識培訓，提高檔案人員業務素質，同時要穩定檔案專業隊伍，加強企業檔案管理工作。

3、理論聯系實際，有針對性地抓好主體工程檔案管理工作。企業主體檔案是企業檔案的核心，在抓好其它檔案的同時，著重抓好主體檔案的歸檔工作，特別是抓好技術檔案、設備儀器檔案、產品檔案管理工作，及時做好設備檔案和產品檔案的收集、整理與歸檔工作。保證企業檔案的完整性。

4、鼓勵自主創新，搞好開發利用，為企業各項工作服務。如何利用好企業檔案，開發企業檔案信息資源，是企業檔案管理的目的;是擺在企業檔案管理人員面前的一項艱巨任務。

5、學習先進的檔案管理理念，建立高效的網上檔案管理系統。加強企業的信息服務工作亦是企業國際化戰略的重要組成部分，在企業發展過程中，以企業的檔案工作為依托，成立市場信息服務中心，建立網上檔案管理系統，不僅能夠為企業提供咨詢服務，克服企業管理的盲目性，而且能夠為企業的發展起著不可忽略的作用。

總而言之，只有重視檔案管理工作，穩定人員，結合自身檔案特點，管好、用好檔案，為企業生產經營服務，才會促進企業檔案工作迅速的發展。

參考文獻：

[1]沐舒坦.淺談檔案管理的創新與發展[J].科技與實踐研究，2011（5）.

[2]李思雨.世界檔案管理理論之探討[J].電腦知識與技術論壇，2012（8）.

（作者單位：深圳市地鐵集團有限公司）