關于民政系統檔案信息化建設的探討

文／菏澤市福利彩票銷售管理中心 郭士杰

一、民政系統檔案信息化建設的重要性

民政系統的檔案管理是民政工作的重要依據，它對于維護民權、保障民生、發揚民權等方面都有著重要的意義。而且民政系統的正常運轉更是離不開檔案管理的支持，可以說民政系統檔案管理工作在民政工作中占有舉足輕重的位置。由此也可以看出民政檔案管理工作的重要性。

隨著科學的進步與社會的發展，民政系統對檔案管理又有了新的要求。在該情況下，傳統的檔案管理模式很難滿足現代化民政工作的需要，民政系統檔案信息化建設被提上了日程。經研究分析，民政系統檔案信息化建設的重要性主要表現在以下幾個方面：

（一）民政系統檔案信息化建設是現代民政建設的核心。民政系統檔案是一個龐大且全面的信息資料庫，它能夠有效的將民政系統工作相關的各種資料信息有條理的儲存起來。民政系統檔案是各項民政工作的依據，要想有效的開展民政工作，我們就必須進行一系列的民政檔案的整合和管理，充分發揮民政系統檔案的作用。因此，國家必須加快民政系統檔案信息化建設的進程，保證整個民政系統工作的長期可持續性運轉和發展。

（二）民政系統檔案信息化建設是民政檔案集成管理的基礎。民政檔案的信息化管理就是將與民政工作相關的各種資料、文件以及管理中的時間、文字等各類信息都集成起來，使得各種信息資料都得到有效的匯總和整理。只有將各類信息進行集成處理，我們才能保證民政系統各個不同部門之間信息的自由流通。而民政檔案的集成管理離不開信息化建設的支持。由此也可以看出，民政系統檔案信息化的重要性。

（三）民政系統檔案信息化建設是現代民政工作開展的基礎。民政系統所包含的工作有很多，它主要是以服務人民群眾為目標，全面提高人民群眾的生活質量。可以說民政系統的工作內容是形式多樣的，但各個形式的民政工作都離不開檔案的支持。而現代化的民政工作大多是依托于計算機等工具進行的，傳統的檔案管理模式已經很難滿足現代化民政工作的需求了。而民政系統檔案信息化建設則能很好的保證檔案信息的流通與整理。所以說，民政檔案信息化建設是現代民政工作開展的基礎。

二、當前民政系統檔案信息化建設中存在的問題

隨著民政系統的改進與發展，民政系統檔案信息化建設可以說是勢在必行的。為此，我國的民政部門也將民政系統檔案信息化建設作為了民政建設的核心內容。但是，就目前而言，我國的民政檔案信息化建設在進行的過程中還是存在著許多的不足。經調查研究，當前民政系統檔案信息化建設中存在的問題主要有以下幾點：

（一）民政系統檔案管理部門缺少高素質的專業人才。專業人才的缺失是當代民政系統檔案信息化建設的重要問題。人是檔案工作的核心，而民政系統的檔案管理與信息化建設更是離不開專業人員的支持與參與。民政系統檔案管理工作人員必須具備大量的專業知識，并能有效的掌握先進的檔案管理技術，只有這樣我們才能有效開展民政系統的檔案信息化建設。但是，就目前而言，民政系統檔案信息管理部門嚴重缺乏高素質的技術人員，即使引進了先進的設備儀器，也很難充分的發揮設備的作用。

（二）民政系統檔案信息化往往很難保留文件特性。民政檔案信息化建設的進行，使得民政工作的各類檔案都實現了信息化管理，這在一定的程度上，很大限度的節約了檔案管理與檔案查詢應用的時間。可以說民政系統檔案信息化建設有效的提高了民政系統的工作效率，但是將檔案進行信息化處理后，往往也會帶來一系列的問題。在檔案信息化管理中，檔案大多是以電子文件的形式存在的。電子文件相比較傳統的紙質文件更易于修改和流通，但是其在修改后往往不具備特定的字跡，文件的憑證性與原始性很難得到保證。

（三）民政系統檔案信息化管理缺少系統性和規范性。在民政系統檔案管理工作中，要想實現其管理的信息化，就必須保證檔案管理的系統性與規范性。但是，就目前看來，由于種種原因，民政系統檔案文獻的管理還是存在著標準不統一與管理不規范化現象。這些現象很大程度的制約了民政系統檔案信息化管理的系統性與規范性。

（四）民政系統檔案信息化管理缺乏一定的技術標準。目前看來，我國民政部門很多的檔案文獻都保存在光盤、磁盤等載體中，且它們往往會保留很長一段時間。但是，由于在民政系統檔案信息化管理的技術標準以及工作程序制定時，沒有顧及到計算機信息處理的發展情況與信息處理的特點等。因此，我們很難在現在的相關規定與民政系統檔案管理中找到相對應的技術標準來對過去的文檔進行規范。

三、完善民政系統檔案信息化建設的有效措施

隨著社會的發展與進步，現代檔案管理已經逐漸的走向了信息化，民政部門也不例外。近些年來，我國的民政部門正在大力推進檔案信息化建設，并且取得了不少的成績。為了更好的解決民政系統檔案信息化建設中的問題，保證民政系統檔案信息化建設的有效性，本文提出了以下幾條措施：

（一）民政檔案信息化建設中必須重視檔案管理工作人員的專業素質。當今社會是一個經濟、知識、科學均高速發展的時期，我們要想保證現代民政工作的有效性以及民政工作的時代性，就必須提高民政相關部門管理人員的專業素質。對于民政系統檔案信息化管理來說，其管理人員不僅要精通專業的民政檔案管理知識與技能，還必須具備學習現代化管理技術的能力以及應用現代化科學技術手段進行檔案管理的能力。因此，在民政檔案信息化建設的過程中，我們不僅要加強檔案管理人員的宣傳學習，還要鼓勵管理人員在閑暇時間進行自學，從而保證員工能及時學習更新自身的檔案管理知識與技能，促進民政檔案信息化建設的可持續性發展。

（二）保證民政系統檔案的系統性與規范性。民政系統檔案管理的系統性和規范性是民政系統檔案管理工作順利進行的保證。因此，在進行民政系統檔案信息化建設的過程中，我們必須做好民政檔案管理的基礎工作。首先，民政檔案信息化建設應該著眼與整個民政系統整體水平的提高。其次，民政檔案管理的標準必須建立健全并得到徹底的實施貫徹。

（三）民政系統檔案信息化管理中必須重視網絡安全管理。民政檔案關系到人民群眾的切身利益與信息，因此，在民政檔案信息化管理中，網絡安全是不可忽視的。對此，在民政檔案管理的過程中，我們不僅要注意機密文檔的管理，還要設置一定的身份識別系統以及訪問權限制等等，保證民政系統檔案管理的安全性。

（四）民政系統檔案信息化建設必須加強管理隊伍的建設。當前民政部門中，檔案管理人才流失大，管理隊伍極不穩定。因此，民政部門必須加強檔案管理隊伍的建設。首先，民政部門要關心每一位工作人員，使其沒有后顧之憂。其次，行政部門必須有計劃的組織在職人員的進修學習，并加強員工之間的學習與競爭。

四、總結

綜上所述，民政系統檔案信息化建設是現代民政部門檔案管理的必然趨勢。雖然就目前而言，在我國的民政系統檔案信息化建設的過程中還存在著許多的不足。但是，只要我們堅持不斷的改革創新，并采取有效的措施，我國的民政系統檔案信息化的建設一定會取得更好的效果。