淺談加強(qiáng)高校檔案管理中保密工作的重要性

文／解放軍裝甲兵學(xué)院　唐昭春　潘麗娜

淺談加強(qiáng)高校檔案管理中保密工作的重要性

文／解放軍裝甲兵學(xué)院唐昭春潘麗娜

高校檔案管理是高校工作的重要組成部分，其中涉密資料的管理最為關(guān)鍵。加強(qiáng)高校檔案保密工作不僅對(duì)學(xué)校乃至社會(huì)建設(shè)有指導(dǎo)意義，同時(shí)給人才提供公平競(jìng)爭(zhēng)的平臺(tái)，是高校檔案安全維護(hù)檔案的基本保障。高校檔案管理工作需從人員素質(zhì)提高、制度法規(guī)建立健全、安全設(shè)施的增強(qiáng)完善等方面來(lái)改進(jìn)提高；同時(shí)完善監(jiān)督體系，保密工作責(zé)任制，為社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

高校檔案；保密工作；重要性；保密措施

隨著改革開(kāi)放和當(dāng)前政治經(jīng)濟(jì)體制改革的深入發(fā)展，高校檔案管理工作也愈來(lái)愈受到高校的重視。在高校日常檔案管理過(guò)程中，難免會(huì)有一些檔案涉及科技成果、教學(xué)情況以及其它秘密的文件資料等等，這些資料是事關(guān)高校及其部門(mén)或師生個(gè)人甚至國(guó)家的機(jī)密事件，一旦發(fā)生泄漏，將會(huì)給師生個(gè)人、學(xué)校及其有關(guān)部門(mén)甚至國(guó)家?guī)?lái)非常嚴(yán)重的后果。因此，作為一名高校檔案管理工作者，在努力加強(qiáng)科學(xué)管理、提高服務(wù)水平，使檔案管理工作規(guī)范化、完善化的同時(shí)，更要充分認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性，切實(shí)做好檔案管理保密工作。尤其是在當(dāng)前電子檔案應(yīng)用日趨成熟、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的新時(shí)期，竊密的技術(shù)和手段越來(lái)越高，檔案保密工作的難度也大大增加。這種形勢(shì)下，加強(qiáng)學(xué)校檔案的保密管理，將對(duì)學(xué)校改革發(fā)展的順利進(jìn)行起著至關(guān)重要的作用。在此，本文從高校檔案的保密管理重要性及如何加強(qiáng)提高兩方面作一探討。

一、高校檔案管理保密工作的重要性

高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案管理中心是收集著高校教學(xué)科研成果、學(xué)校發(fā)展歷史過(guò)程等重要參考文件，為教學(xué)、科研工作保留原始資料，還原高等院校歷史真實(shí)面貌的重要基地。近年來(lái)，我國(guó)大部分高校的檔案管理中心每年都會(huì)收錄大量的、具有較高學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值的學(xué)術(shù)期刊、論文和科研項(xiàng)目等，其中有不少科研項(xiàng)目有關(guān)國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)、軍事重點(diǎn)等重要內(nèi)容。①因此，必須大力加強(qiáng)高校檔案管理保密工作。

（一）高校檔案保密工作是高等學(xué)校管理的基礎(chǔ)，具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義。我國(guó)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條規(guī)定：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。”然而，保密工作又是檔案管理的關(guān)鍵，因此，加強(qiáng)高效檔案保密工作是檔案工作者務(wù)必重視的問(wèn)題。高等學(xué)校是知識(shí)傳播和應(yīng)用的搖籃，更是國(guó)家很多重大項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)與研究基地；高校檔案中不少資料涉及國(guó)家的科技公關(guān)、國(guó)防軍工、公共安全等方面機(jī)密，保證其安全有利于推動(dòng)國(guó)家科學(xué)研究事業(yè)的發(fā)展和高校的科研進(jìn)步；同時(shí)，這些資料都是科研工作者認(rèn)真鉆研努力的結(jié)晶，加強(qiáng)保密工作不僅是保證其知識(shí)產(chǎn)權(quán)不被侵犯，更是保證了科研者的心血被尊重；這些資料一旦丟失，將會(huì)給科研者、項(xiàng)目組乃至黨和國(guó)家都會(huì)造成巨大的損失。②因此，必須重點(diǎn)保護(hù)檔案資料不被竊取。由此可見(jiàn)，保密工作如果做得不好，將會(huì)影響到改革開(kāi)放的發(fā)展和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)高校檔案保密工作，是維護(hù)檔案安全的基本保障。由于高校檔案涉及到國(guó)家機(jī)密，具有較強(qiáng)的政治意義，因而確保檔案的安全是高校檔案管理工作的重心。③檔案安全與否，檔案保密工作是否到位，直接關(guān)系到國(guó)家、學(xué)校及有關(guān)部門(mén)、師生個(gè)人的隱私權(quán)益受到侵害。因此，應(yīng)該在管理工作中努力提高保密意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的保密義務(wù)；反之，如果在檔案管理工作出現(xiàn)疏漏、錯(cuò)誤，就可能導(dǎo)致一系列隱患出現(xiàn)，甚至影響到檔案安全。基于保密工作的特殊重要性，在檔案管理過(guò)程中，管理人員需高度重視檔案保密工作，認(rèn)真負(fù)責(zé)、恪盡職守，盡一切能力確保檔案資料的安全。

（三）加強(qiáng)高校檔案保密工作，是人才公平競(jìng)爭(zhēng)的基礎(chǔ)條件

高校學(xué)生檔案客觀真實(shí)地記錄著學(xué)生在校期間的種種表現(xiàn)，從資料上可以充分反映出其在校期間學(xué)習(xí)、政治、思想、生活等方面的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，從而作為判斷學(xué)生各方面素質(zhì)優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)。因此，高校檔案的管理工作必須做到高度保密，確保檔案資料的安全有效。一旦保密工作稍有差錯(cuò)，可能會(huì)產(chǎn)生一些漏洞，為不良分子篡改學(xué)生信息提供可趁之機(jī)，從而有失公正。由此可見(jiàn)，嚴(yán)格的保密措施，是為學(xué)生提供公平競(jìng)爭(zhēng)平臺(tái)的基礎(chǔ)。

二、我國(guó)高校檔案管理保密工作存在的主要問(wèn)題

當(dāng)下，尤其是在檔案管理工作電子化以后，傳統(tǒng)的管理理念與先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)之間有著很多相悖的地方，這導(dǎo)致檔案管理保密工作尚有很多問(wèn)題亟待解決。具體如下：

（一）檔案人員保密意識(shí)薄弱，業(yè)務(wù)管理能力不強(qiáng)。檔案的安全性是由檔案管理有關(guān)人員直接負(fù)責(zé)，這就要求工作人員在具備全面優(yōu)秀業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，更要有高度的責(zé)任心。但是目前高校的大部分檔案工作人員均缺乏專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，他們保密意識(shí)淡薄，在日常工作中無(wú)法做到嚴(yán)格把關(guān)，從而導(dǎo)致有關(guān)資料在使用、借閱、歸檔以及銷毀等環(huán)節(jié)中信息外泄，及檔案丟失損毀。④目前，大部分高校的檔案管理工作都是由非相關(guān)專業(yè)人員擔(dān)任。正是因?yàn)楣芾砣藛T的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識(shí)水平的欠缺，很大程度上影響了管理工作的科學(xué)有效性。在電子化檔案管理技術(shù)應(yīng)用以來(lái)，由于管理者缺乏系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理知識(shí)及相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，不能把檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類，更別談進(jìn)行細(xì)化創(chuàng)新，因此經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)普通檔案和涉密檔案混為一談、雜亂無(wú)章，從而使有些涉密資料因缺乏保密工作而泄露。

（二）管理制度不健全，硬件設(shè)備缺乏。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度是保證檔案管理保密工作有效實(shí)施的保障，只有建立明確的規(guī)章流程制度才能使檔案管理工作有章可循。目前很多高校仍沿用多年前的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，涉密檔案管理制度陳舊不堪，跟不上當(dāng)代檔案管理的發(fā)展步伐；再者，部分高校因經(jīng)費(fèi)預(yù)算的問(wèn)題，限制檔案管理部門(mén)的經(jīng)濟(jì)開(kāi)支，致使管理部門(mén)在一些基礎(chǔ)保障設(shè)施上滯后，譬如說(shuō)檔案室防盜報(bào)警技術(shù)、防盜門(mén)窗的應(yīng)用等方面都比較落后，這些因素均對(duì)涉密檔案的安全管理造成很大的隱患。

三、提升高校檔案管理保密工作能力的方法

要想確實(shí)提升高校涉密檔案的管理水平，必須從根源出發(fā)，同時(shí)在管理人員和安全設(shè)備上下功夫，做到雙管齊下、共同提高，具體方法如下：

（一）加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)管理能力。各大高校可通過(guò)開(kāi)展檔案管理保密工作的相關(guān)學(xué)習(xí)班來(lái)積極創(chuàng)造條件進(jìn)行人員培訓(xùn)，借此學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)向管理者講授涉密檔案的重要性以及如何加強(qiáng)努力做好檔案管理保密工作，使工作人員具備高度的責(zé)任心與良好的工作態(tài)度應(yīng)對(duì)這一重要工作，做到熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè)；同時(shí)為工作人員傳授系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，使他們熟悉所管理的檔案內(nèi)容，掌握檔案法規(guī)；增強(qiáng)工作人員的文化素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)技能，使他們能在檔案工作中探索規(guī)律，做到涉密檔案的萬(wàn)無(wú)一失。

（二）建立健全管理制度，完善管理硬件設(shè)施。根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展形勢(shì)，制定適應(yīng)新時(shí)期高校的檔案管理制度，堅(jiān)決做到去陳推新，摒棄原有過(guò)時(shí)的管理觀念及法規(guī)制度；同時(shí)嚴(yán)格按照新制度的管理流程執(zhí)行，認(rèn)真做到一切借閱、回收記錄有章可查、有據(jù)可循。⑤針對(duì)硬件設(shè)施方面，學(xué)校應(yīng)該做到專款專用，設(shè)置專項(xiàng)資金用于安全設(shè)備的升級(jí)改造，積極完善防盜門(mén)窗、保險(xiǎn)柜和視頻監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)等基礎(chǔ)保密設(shè)施。同時(shí)針對(duì)絕密檔案采取單獨(dú)成卷保存，建立文件密級(jí)編制目錄和卡片，對(duì)密級(jí)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和嚴(yán)密的監(jiān)督。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上，高校涉密檔案的管理工作至關(guān)重要，需要認(rèn)真對(duì)待，及學(xué)習(xí)利用取長(zhǎng)補(bǔ)短來(lái)彌補(bǔ)自身不足，采取科學(xué)有效的措施予以嚴(yán)密保障。高校檔案保密工作良針對(duì)高校教育事業(yè)的發(fā)展具有戰(zhàn)略性意義，應(yīng)從提高管理人員素質(zhì)、完善健全管理制度法規(guī)、增強(qiáng)安全設(shè)備等方面入手，加強(qiáng)完善監(jiān)督體系、明確監(jiān)督職責(zé)、制定回避制度，各司其職，正確處理好檔案合理應(yīng)用與加強(qiáng)保密二者之間的關(guān)系，從而確保檔案工作科學(xué)有效的良好開(kāi)展，為高校發(fā)展、社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)更好的服務(wù)。

注釋：

①溫宏.淺談檔案管理工作的保密性[J].科技信息,2008(25):284.

②王瓊芬.淺談檔案在保密工作中的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(2): 44-45.

③袁曉鳳.論開(kāi)放環(huán)境下高校涉密文件檔案的管理[J].蘭臺(tái)世界,2006(3).

④宋云馳.淺析我國(guó)高校涉密檔案管理[J].科技視界,2012(24):262-263.

⑤陳建群,吳世明,申細(xì)秀.論高校檔案管理中的保密工作[J].文教資料, 2009(10):186-188.