淺談合并高校干部人事檔案管理存在的問題和對策

文／福建江夏學院　楊靜

淺談合并高校干部人事檔案管理存在的問題和對策

文／福建江夏學院楊靜

干部人事檔案作為學校檔案管理的主要組成部分，是一個干部的真實寫照和德、能、勤、績、廉的綜合反映，是組織人事部門全面地考察了解和正確選拔、使用人才的重要依據。因此，加強干部人事檔案管理不僅僅是服務日常干部人事工作的需要，更是培養、選拔和聘用人才的需要。本文從合并高校的視角，分析了高校合并后檔案管理的現狀，指出了其普遍存在的問題，并對如何加強干部人事檔案管理提出了相應對策。

干部人事檔案；管理；問題

一、引言

隨著國家高等教育體制改革的深入，為優化整合教育資源，提高辦學水平和辦學效益，全國高校掀起了一股合并、重組的浪潮。在院校合并的同時，各項管理工作經歷了相應的改革和發展，高校人事檔案管理也毫不例外。改革的過程中充滿了問題和矛盾，過去工作中積累的一些問題逐漸浮出水面，而伴隨著教育機制改革發展所出現的種種新問題也接踵而至。干部人事檔案是一個干部的真實寫照和德、能、勤、績、廉的綜合反映，是組織人事部門全面地考察了解和正確選拔、使用人才的重要依據。如何從管理制度、工作方法、人員配備等方面考慮，解決合并后高校人事檔案管理中存在的問題并使其發揮重要作用，是合并高校人事檔案工作者需要思考的問題。

二、高校合并后干部人事檔案管理的現狀

（一）檔案管理機構設置有差異。干部人事檔案在很多高校中被劃歸到不同的部門管理，有的高校設有檔案館，干部人事檔案與其他綜合檔案一并屬于檔案館管理；有的高校則把干部人事檔案的職能劃歸組織人事部門。如何設置機構是高校合并后干部人事檔案工作所要面臨的首要問題。由于干部人事檔案的特殊性，把其劃歸綜合檔案室或檔案館存在種種弊端，既不利于組織人事部門的頻繁使用，也不利于檔案材料的及時整理收集，更無法保證干部人事檔案的保密性，因此，由組織人事部門負責干部人事檔案的管理是更為科學合理的選擇。

（二）檔案管理基礎有差距。高校合并前，各高校的人事檔案工作基礎不一樣，有的學校已經通過了上級部門的檢查驗收，達到了干部檔案管理目標一級、二級或三級標準，有的還沒有驗收，有的規模較小的學校甚至都沒有按新標準整理過。目前干部檔案管理工作要求越來越嚴格，如何把幾所高校的檔案規范化的整合在一起，并達到一個等級或是更高水平是檔案管理人員面臨的一個新的考驗。

（三）檔案管理任務相當繁重。高校合并一般要經歷幾年的過渡期，在這段時間，干部人事檔案管理職能機構并不健全，更談不上配備專職，檔案工作一直處于“只存不管”狀態中，過渡期內每人每年度產生的新材料未能及時歸檔。各校合并后，其校區也進行整合，干部人事檔案庫房隨之搬遷，在庫房搬遷過程中，存在檔案材料散亂甚至部分遺失的現象，檔案重新整理入庫工作量非常大。隨著高校合并后辦學規模的擴大，教職工人數增多，其檔案卷數也相應增多，老教職工檔案還未能整理規范，而新教職工檔案又不斷增多，檔案管理任務勢必越來越繁重。

三、高校合并后干部人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理體制不統一。高校合并之前，各校都有本校的檔案管理體系，合并之后，高校就面臨著建立統一的管理制度和標準的問題。由于各校管理干部人事檔案的機構設置不一樣，其辦事風格各有不同，這必然加大了建立統一的科學合理的管理制度和標準的難度。

（二）材料收集歸檔把關不嚴格。人事檔案記錄的是教職工各方面的資料，在檔案材料收集的過程中，涉及面寬，有些部門管理職責不到位，相關材料表格辦理完畢后遲遲無法交到人事檔案部門，有的即使交來也是手續不完備，該簽字的沒簽字，該蓋章的沒蓋章。檔案管理人員對于收集來的歸檔材料也沒有認真審核把關，對關鍵的簽字蓋章、落款時間把控不嚴，這些都會影響到人事檔案的完整性和利用價值。

（三）檔案整理方法老舊。高校合并前，各學校的人事檔案管理基礎存在差距，這個問題在檔案整理方法上體現得尤為明顯。有些學校檔案仍使用牛皮紙板的舊版檔案盒，檔案裝訂也是采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害；在卷內材料整理過程中，不少學校檔案材料還處于手工抄寫階段，如檔案目錄、頁碼等材料花費了大量人力和時間進行手工抄寫。這些過時的整理方法不僅影響了檔案的外觀，更重要的是達不到檔案的保管和利用的要求。

（四）檔案材料不完整。一方面，檔案內容不全面，檔案中大量的是履歷表、學籍材料、職務變動和工資變動方面的材料，缺少對個人“德”“能”“勤”“績”的記載，其中關于教職工教學水平、業務能力、科研能力、工作表現方面的材料寥寥無幾，不能為高校選拔、考核干部提供足夠的依據。另一方面，檔案材料丟失現象和無頭檔案現象并存。檔案管理人員經常性變動，造成檔案管理工作移交頻繁，由于檔案的形成有其歷史性，頻繁移交不利于檔案責任落實，發生檔案遺失也難以追究責任。隨著教育體制改革和高校間競爭的日益激烈，人員分流和人員調動越來越頻繁，個人檔案要求及時跟隨人員流動轉遞，由于檔案轉遞和檔案材料補充不及時，或轉出不徹底，加之檔案工作人員頻繁易人，交接手續不嚴格，制度不完善，必然造成無頭檔案的增加。

（五）檔案管理人員不得力。高校合并后均實行定崗定編，對黨政管理人員編制進行了精簡和壓縮，這種情況下，配備專職幾乎不可能，檔案管理員多為兼職人員，一般同時要兼顧人事、工資、職稱等，往往無暇顧及繁瑣的人事檔案工作。此外，檔案管理員無論兼職還是專職，往往都不是檔案管理專業畢業，缺乏相應的專業知識，走上崗位后又沒有接受系統的培訓，而干部人事檔案工作政策性、業務性非常強，檔案管理人員的知識和能力都無法達到要求。檔案工作屬專業技術崗位，工資待遇直接與職稱晉升掛鉤，職稱晉升與發表論文文章有關，與崗位業績是否突出沒有直接聯系，檔案管理工作又比較單一枯燥，以上原因使得管理人員工作缺乏主動性。

四、解決高校合并后干部人事檔案管理中存在問題的對策

（一）領導重視，建立實行檔案工作責任制。干部人事檔案工作是一項艱苦細致、默默無聞的事業，不僅需要檔案工作人員自身努力，更需要各級領導的大力支持和教職工的積極配合。學校領導要提高對檔案管理的重視程度，把檔案管理提上日程，在機構設置和人員編制上給予充分保障。人事檔案工作關系到教職工的切身利益，要建立并落實檔案工作責任制，保證責任層層分解到各相關責任部門和責任人，對于檔案遺失、檔案弄虛作假等行為要追究相關責任人的責任。

（二）建章立制，確保檔案管理科學化和規范化。高校合并后，針對各學校檔案管理制度不統一的情況，要根據《中華人民共和國檔案法》、中組部《干部檔案工作條例》等法律法規和上級的有關規定，結合目前檔案管理工作現狀，全面分析檔案工作存在的問題，查找管理漏洞，并吸取以前的經驗和教訓，繼承和發揚原來規章制度中的科學合理的部分，建立一整套全新的統一的人事檔案工作制度，其中包括干部人事檔案管理部門的部門職能和檔案管理人員的崗位職責，檔案收集、整理、查閱、轉遞和利用等一些列規章制度，使檔案管理標準化、規范化。同時，要在宣貫和落實制度上下工夫，通過網上辦公系統公告、組織業務學習、制度規范上墻等方式，使廣大教職工了解自己在干部人事檔案工作中承擔的義務和責任，為做好干部人事檔案工作打好群眾基礎。

（三）抓好收集工作，保證檔案材料完整性和規范性。收集工作是健全干部人事檔案的重要手段，是檔案管理工作的起點和基礎。干部人事檔案的形成，涉及多個部門，要保證檔案的齊全和質量，單靠檔案管理部門單方面的能力是很難辦到的，因此要從以下三個方面入手改進檔案收集歸檔工作：一是檔案管理部門要履行職責，對報送歸檔的材料進行嚴格把關，對新接收的檔案內容，逐頁逐項核對，保證材料完整、齊全，對填寫不規范、手續不完整的材料，要責令形成材料的有關部門重新填寫、補辦手續；二是相關部門要主動配合，及時規范的將歸檔材料報送檔案管理部門歸檔，不發生報送材料無簽字蓋章、無時間落款或未辦結就歸檔等現象；三是建立干部人事檔案材料收集聯絡網，學校各部門挑選一名作風正派、思想素質好、工作認真負責的干部作為兼職檔案員，負責本部門檔案材料的收集工作。人事部門應對兼職檔案員進業務培訓，了解干部人事檔案的收集范圍、收集辦法及應注意的事項。

（四）加強檔案員隊伍建設，提高管理水平。一是按照《干部檔案工作條例》規定，選配政治可靠、作風正派、責任心強、業務素質好的人員從事干部檔案工作。注重檔案管理人員的業務培訓，有計劃地對在崗人員進行崗位培訓，不斷提高檔案管理人員的政治素質、業務能力和工作水平，培養和造就一批掌握多元知識結構的復合型檔案工作人才。二是把從嚴管理和關心愛護結合起來，從思想、學習、工作、生活等方面關心干部檔案工作人員，及時幫助解決實際困難，充分調動他們工作的積極性，努力建設一支愛崗敬業、默默奉獻的干部檔案隊伍，不斷提高檔案管理水平，推動學校干部人事檔案工作上新臺階。

（五）加大經費投入，確保硬件設施達標。俗話說“巧婦難為無米之炊”，無經費保障，硬件設施要達標就只是空談。學校應重視檔案工作的基礎設施建設，一方面干部檔案管理工作所需必要的設備和業務經費應單獨立項，列入部門預算統籌解決，學校黨委應給予足夠的支持，劃撥充足的經費，為檔案工作提供物質保證；另一方面安排合適的場地建設庫房，為檔案工作提供必要的空間。根據《干部檔案工作條例》的要求，配置檔案庫房、閱檔室和辦公室并實現三室分開，建立專用檔案庫房，配置鐵皮的檔案柜，庫房內安裝空調、除濕機、滅火器等防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的“六防”設施，逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。

（六）以干部檔案目標管理達標為契機，促進檔案工作上臺階。1996年，中組部出臺了《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目標管理考評標準》，在全國范圍組織開展干部檔案工作目標管理活動，管理干部檔案在500卷以上的機關、事業單位都要參與考評，高校動輒上千份的人事檔案卷數必然在考評范圍內。高校應參照中組部《干部人事檔案工作目標管理檢查驗收標準》，以干部檔案目標管理達標為契機，查找問題，采取措施，促使干部檔案管理逐級達標。

五、結束語

高校合并使各項資源不斷進行優化整合，在整合、重組的同時會產生一些列的問題和矛盾，這對人事檔案管理而言，既是一種機遇，又是一種挑戰。高校要抓住機遇，迎接挑戰，借合并的東風，結合高校人事管理的特點，不斷加強干部人事檔案建設，使干部人事檔案管理符合時代的要求，適應高校改革和發展的需要。

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