基于聲像檔案管理工作的思考

文／江西科技師范大學(xué)理工學(xué)院 王穎

一、引言

聲像檔案亦稱音像檔案、視聽檔案。是以音響、形象等方式記錄知識(shí)信息的特殊載體形式的檔案，包括照片、影片、唱片、錄音、錄像檔案等。聲像檔案主要由通訊社、文化館、報(bào)社、國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)文化宣傳等單位產(chǎn)生，具有真實(shí)記錄、視聽形象、藝術(shù)美感、交流通用、選材典型性的特點(diǎn)，在傳播知識(shí)、宣傳教育、科學(xué)研究、歷史憑證和藝術(shù)欣賞等方面發(fā)揮著重要作用。聲像檔案繼承了文件的原始性，是可以真實(shí)再現(xiàn)歷史的原貌。聲像檔案也具有憑證價(jià)值作用，是直接、原始、真實(shí)并客觀存在的影像，不受其他外在因素的影響和限制，能使人身臨其境，震撼效果更具有穿透性和感染力。

二、聲像檔案發(fā)展的歷史沿革及作用

1826年，Joseph Nièphore Nièpce制得了世界上第一張照片。照片檔案是指各單位和單位各成員之間在其活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的以照片形式來保存歷史真實(shí)的紀(jì)錄，是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的以感光材料為載體，以音響、形象等方式記錄知識(shí)信息的特殊載體形式為主要反映方式的歷史紀(jì)錄。

在檔案管理中，特別值得注意的是作為聲像檔案照片，以直接且真實(shí)的影像實(shí)體展現(xiàn)給照片的使用者，讓照片檔案使用者猶如身臨其境，更具震撼力。由于其真實(shí)客觀的歷史記錄形式，如提供歷史的真實(shí)畫面，重現(xiàn)歷史的輝煌。在檔案利用中占有十分重要的地位。如北京大學(xué)100周年校慶舉辦的校園變遷展，展出了學(xué)校各個(gè)時(shí)期琳瑯滿目的歷史照片檔案，從不同的角度充分展示出學(xué)校辦學(xué)100年來的發(fā)展和變遷歷程，使今天人們直觀地感受到學(xué)校發(fā)生的翻天覆地的變化，親身體會(huì)到幾代教職員工的歷史貢獻(xiàn)和取得的偉大成就。同時(shí)，激發(fā)了在校學(xué)生愛國(guó)愛校的情懷，取得了令人震奮的效果。

三、聲像檔案歸檔范圍

在各個(gè)歷史時(shí)期聲像檔案都是各單位和各部門在社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)時(shí)期、各種特定環(huán)境下特殊事件的真實(shí)反映，特別記錄當(dāng)時(shí)的領(lǐng)導(dǎo)人、有影響的政治活動(dòng)家、重大會(huì)議中的國(guó)家級(jí)、省部級(jí)及各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和名人，聲音和照片都是十分重要的歸檔材料。

聲像檔案范圍包括：在社會(huì)歷史發(fā)展的長(zhǎng)河中，對(duì)社會(huì)產(chǎn)生影響的人和事；領(lǐng)導(dǎo)人在各個(gè)時(shí)期重大公務(wù)活動(dòng)照片，聲音資源，領(lǐng)導(dǎo)者或個(gè)人參加的重要外事活動(dòng)的照片和聲音資料；記錄國(guó)家或單位發(fā)生的重大事件、事故、自然災(zāi)害及其他特殊情況和事由的照片及各種載體材料；記錄著地理環(huán)境、概貌、基本建設(shè)、各級(jí)各類重點(diǎn)工程、各地自然風(fēng)光以及當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗和名人、大師們的照片并涵蓋其他具有保存價(jià)值的照片聲音資料。

四、聲像材料歸檔原則

不論部門還是單位對(duì)照片、聲音等檔案的應(yīng)用都十分廣泛。對(duì)個(gè)體照片、聲音等具體事項(xiàng)本身是對(duì)于各部門、各單位直接反映的重大事件和重大活動(dòng)的直接記錄。但是，任何檔案如果不被開發(fā)利用，那就不能體現(xiàn)其存在的價(jià)值。如果不對(duì)聲像檔案材料按照規(guī)范化要求進(jìn)行加工和處理，若干年后沒有人能考證該聲像檔案所反映的主人姓什名誰。因此，規(guī)范的聲像檔案管理不能缺乏其關(guān)鍵要素，否則，所反映的信息僅是影像或聲音，都不是完整的聲像檔案。

開展聲像檔案材料的實(shí)際整理工作需要嚴(yán)格按照聲像檔案整理的要素要求開展整理工作，如對(duì)每一張照片或一組聲音檔案信息采集都應(yīng)具有完整的文字說明、攝制或錄制的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件和作者等基本信息，以便于今后照片檔案的準(zhǔn)確查找和開發(fā)利用。鑒于攝制照片或錄制聲音的作者不懂照片或聲音檔案的歸檔要求，大多數(shù)只會(huì)注意照片或聲音本身的藝術(shù)性，而不會(huì)考慮其存檔的因素。因此，檔案工作人員必須及時(shí)收集照片聲音材料，及時(shí)補(bǔ)足相關(guān)要素和材料。

（一）聲像檔案整理內(nèi)容。聲像檔案整理內(nèi)容以照片檔案整理為例，包括：底片號(hào)、照片號(hào)、照片題名、頁(yè)碼和備注等。底片經(jīng)過科學(xué)分類后編號(hào)、編制底片目錄登記簿，一張底片或一組相關(guān)的底片確定為一個(gè)基本的保管單位并編制出一個(gè)底片號(hào)。考慮到如果是一組底片，在底片順序號(hào)后面還需要編制出一個(gè)分號(hào)。底片號(hào)是按底片收到的先后次序編號(hào)登記的，對(duì)已經(jīng)確定類別的底片號(hào)再加分類號(hào)。照片檔案的整理應(yīng)遵循照片檔案管理實(shí)施辦法的要求進(jìn)行。在同一個(gè)全宗內(nèi)按年度——問題進(jìn)行分類，保持前后一致，相對(duì)穩(wěn)定。同一事件的一組照片編一個(gè)號(hào)，組內(nèi)的照片編制小流水號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)，格式為全宗號(hào)－底片號(hào)，注意用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號(hào)，同時(shí)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。每張照片都要有說明，一組同事件的照片要有總說明。符號(hào)說明的內(nèi)容包括照片號(hào)、底片號(hào)和參見號(hào)，其中參見號(hào)為與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。文字說明包括六要素，最后編制照片檔案卷內(nèi)目錄，使每張或組照片具有準(zhǔn)確的位置。

（二）電子聲像檔案材料歸檔的管理。電子聲像檔案材料歸檔的管理分電子照片或聲音材料、文字說明兩部分。根據(jù)電子聲像檔案與紙質(zhì)照片檔案不同的特性，注意對(duì)電子照片或錄音的收集、歸檔進(jìn)行科學(xué)管理和指導(dǎo)，以電子照片為例：從形成開始時(shí)就要保證其規(guī)范與安全。數(shù)碼照片采取標(biāo)準(zhǔn)格式TIFF、JPEG。為了保證電子照片的質(zhì)量和清晰度，規(guī)定電子照片必須超過500萬像素?cái)?shù)。掃描照片的線數(shù)必須超過600 dpi。在對(duì)感光膠片數(shù)字化處理時(shí)，其掃描儀的分辨率必須超過1200～2400 dpi。對(duì)館藏永久保存的電子照片，在保存數(shù)字照片檔案時(shí)還必須沖印或打印出紙質(zhì)照片。歸檔時(shí)應(yīng)標(biāo)明互見號(hào)，格式為：全宗號(hào)—光盤號(hào)—照片號(hào)（標(biāo)注于紙質(zhì)照片的文字說明中）或全宗號(hào)—冊(cè)號(hào)—張?zhí)枺?biāo)注于數(shù)碼照片的文字說明中）。

五、聲像檔案管理

聲像檔案的規(guī)范化管理不僅是檔案人員的責(zé)任，而且需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持。

（一）聲像檔案必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。以聲像檔案的主要形式電子照片或紙質(zhì)照片檔案管理為例，需要一定的技術(shù)性設(shè)備條件才能保證安全可靠地進(jìn)行永久保存。檔案館領(lǐng)導(dǎo)必須安排必要的檔案人員，時(shí)刻關(guān)注所管轄單位的大事和大型活動(dòng)情況，及時(shí)與組織單位或部門聯(lián)系，及時(shí)聯(lián)系聲像檔案，如電子照片或紙質(zhì)照片的收集歸檔工作，使聲像檔案的收集率更加齊全、規(guī)范和完整，為檔案館制成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的紙質(zhì)和聲像檔案工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

（二）建章立制確保聲像檔案的安全與穩(wěn)定。檔案館必須根據(jù)檔案管理的要求，制定各門類檔案實(shí)體和聲像檔案管理規(guī)章制度。檔案專業(yè)人員必須指導(dǎo)所屬各單位聲像檔案攝制、錄制人員科學(xué)地拍攝照片、錄制領(lǐng)導(dǎo)講話聲音并及時(shí)向檔案館辦理移交手續(xù)，從制度上保證聲像檔案順利歸檔，做到聲像檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。檔案管理部門必須想方設(shè)法及時(shí)做好聲像檔案的歸檔等基礎(chǔ)性工作。照片材料和錄音材料歸檔后應(yīng)及時(shí)對(duì)其材料進(jìn)行科學(xué)的分類，然后按照科學(xué)地整理方法對(duì)聲像檔案材料進(jìn)行整理。

（三）嚴(yán)格按照聲像檔案管理規(guī)范實(shí)施管理。聲像檔案是館藏檔案的重要組成部分，檔案館必須按照聲像檔案管理規(guī)范的要求嚴(yán)格實(shí)施管理。聲像檔案必須做到安全、可靠、穩(wěn)定，真正實(shí)現(xiàn)聲像檔案材料的永久保存、科學(xué)管理和有效利用。

（四）聲像檔案數(shù)字化應(yīng)用．隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)成為照片、錄音生成的主要手段，機(jī)械地拍攝膠片的照片已經(jīng)成為歷史，數(shù)字化照片的攝制和聲音的錄制方便易行、成本低廉使得數(shù)字化聲像檔案數(shù)量以驚人的速度發(fā)展，檔案網(wǎng)站的建立又為數(shù)字化聲像檔案的收集方式提供了快捷的手段。聲像檔案可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢和利用，數(shù)字化聲像檔案更易實(shí)現(xiàn)的深度開發(fā)得到更有效地利用，這不僅促進(jìn)了聲像檔案的管理，更有力地推動(dòng)聲像檔案管理上新水平，實(shí)現(xiàn)新跨越。

六、結(jié)語

聲像檔案一直的各單位關(guān)注度較高，但做起來又比較難的一項(xiàng)工作，特別是近來的數(shù)字化聲像檔案的發(fā)展超過了人們的想象，學(xué)習(xí)、鉆研數(shù)字化檔案管理成為了當(dāng)今檔案館的一項(xiàng)十分重要的工作和任務(wù)，必須下大力氣去做并且做好。

[1]照片檔案管理規(guī)范.GB/T.11821—89.