企業檔案管理工作淺析

文／深圳廣播電影電視集團檔案室　劉偉能

企業檔案管理工作淺析

文／深圳廣播電影電視集團檔案室劉偉能

檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

檔案管理；問題；信息一體化

現代企業之所以越來越注重檔案的管理，是因為檔案管理能夠促進企業的制度的健康發展。在企業生產經營及管理活動中產生的對企業有意義的文件作為保存材料而形成檔案?，F代的檔案內容主要包括紙質的文字材料，統計數據的圖標及設計圖紙，電子的音頻及視頻材料。檔案關乎著企業的諸多方面，如果檔案管理不合理，會造成企業記錄混亂，有可能會在短期內造成企業的經營活動混亂。做好企業的檔案管理可以有效維護企業的利益，還原企業的歷史面貌，使企業的科技得到長足發展，使企業的經濟效益得到較大提高，因此，檔案管理成為企業管理的不可松懈的一環。

一、建立新機制，認真組織，責任明確

一個新的企業檔案管理系統的建立是實現檔案信息資源的有效開發的基礎，是企業運行機制的創新是一個重要的新課題。在舊的經濟模式下，企業檔案部門長期處于封閉狀態，等待用戶的查找，是個被動角色，在由各種各樣的剛性約束的限制下，影響了檔案信息的開發利用，造成信息資源的浪費。在現代社會的飛速發展，信息瞬間轉變的情況下，可以決定公司跌宕起伏。為企業適應市場經濟的變化，在競爭中站穩腳跟，必須高度重視以信息為中心的文件的各種信息資源，而開發，以歷史和現實結合檔案信息才能準確地觀察其發展變化的方向，然后牢牢把握企業的發展機遇。因此，一個新的企業檔案信息管理機制的建立，充分開發檔案信息中心的各種信息，是現代企業生存與發展的需要。同時要為檔案部門配置具有良好政治覺悟、較高業務素質的專職檔案管理人員，確保檔案部門的穩定，工作分配到人，責任明確到個人，嚴格執行檔案工作制度對企業各個部門形成有效的資料搜集、整理、立卷及歸檔進行監督指導，確保檔案的完整、準確。

二、建立企業檔案服務理念，使檔案利用最大化

企業檔案管理工作的目的是促進企業的經營和發展，因此，必須建立一套完善的服務體系，強化服務功能，以提高效率，促進檔案的規范化、制度化。服務模式由封閉、半封閉的模式下轉變為開放模式；服務方法由過去的被動服務轉變為主動了解生產、科技中對檔案的需求上；檔案的服務手段上，把傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，使檔案信息網絡化，實現檔案信息在企業內部共享。

三、實現信息化

所謂信息一體化管理是企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。企業通常將這種綜合性的信息管理機構叫做信息中心。信息中心不僅要為企業提供歷史和現時的信息，還要注重采集、篩選、提供具有超前性和預測性的信息。利用檔案史料中的信息編寫成的編研成果，可以反映企業的發展歷程以及企業文化，可以更詳實、生動的展現企業的歷史，從而有利于提高企業的市場影響力和社會效益；也可利用現代信息技術在網上搜集企業業務相關信息，然后對這些信息進行篩選、匯編，這些信息可為企業在科學決策和管理方面提供參考。這樣的管理模式利于計算機管理系統的建立，可以實現對信息資源的聯合開發利用。一方面，檔案部門對企業的信息化和建設提出的要求都是基于檔案管理的要求；另一方面，開展紙質檔案的數字化工作以及檔案管理和利用，要基于企業信息化的技術手段和網絡平臺。實現企業檔案信息化是基于在檔案管理中運用計算機應用技術。檔案信息管理系統可以實現檔案管理和信息網絡的有效鏈接運用，從而可以達到共享檔案信息，企業的檔案信息化進程得以加速推進，提供更便捷的信息，更好的服務于企業的可持續發展。

事實上，信息綜合管理是指企業檔案工作的智能化、集成化的工作。在企業中，這一綜合信息管理機構一般稱為信息中心。在過程企業信息服務中心，我們應注意提供歷史信息和當前信息，但也要注意采集先進的預測信息。企業在發展過程中所形成的企業文化和一系列的成果，我們都可以通過信息的編寫來反映，從而為提高企業的市場影響力提供詳實的憑據；在企業進行科學決策與管理的時候可以利用現代信息技術和網絡技術通過對企業相關信息的采集、組合，從而為做出正確的決策提供參考。這樣的管理模式利于計算機管理系統的建立，可以實現對信息資源的聯合開發利用。一方面，檔案部門對企業的信息化和建設提出的要求都是基于檔案管理的要求；另一方面，要在紙質檔案管理中采用數字化，充分在檔案管理中運用計算機信息技術，從而加速企業檔案信息網絡化的實現。在文件管理功能上，通過檔案信息系統可以實現信息網絡的連通性和有效性，為促進企業的可持續發展提供了快捷的信息服務。

四、電子檔案與傳統檔案的區別

1.隨著辦公自動化的普及，辦公室檔案管理也進入了檔案電子化，電子檔案在歸檔方式上與傳統檔案存在不同，電子檔案運用電子編碼的方式，在對檔案進行修改時不會留下痕跡，存儲媒介沒辦法固定，檔案的原始憑證也可修改，這就使電子檔案的說服力上存在質疑。

2.現代歸檔電子檔案與傳統檔案的歸檔時間不一樣。電子檔案歸檔時間更加及時，也可以固定時間統一歸檔。

3.電子檔案與傳統檔案的利用方式不同。由于存儲媒介的不同，對檔案的保管要求更高，電子檔案的利用方式也不同于傳統的檔案利用方式。

4.現代電子檔案與傳統檔案保管上不同。電子檔案的承接媒介容易老化，會影響檔案的長期可讀性。

5.電子檔案在檔案分類、編目上跟傳統檔案存在不同。

6.現代電子檔案與傳統檔案在查詢利用上也存在不同，只有擁有查閱權限的人員才能注冊、登記成為電子檔案的查閱者，查閱人員可以通過遠程登陸，通過電子檔案中心的身份確認就可獲得查閱權限，對所需檔案進行查詢。

五、檔案管理人員的培養

（一）具有較高的政治素質。提高檔案專業人員的政治素質，首先要認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平的中國特色社會主義理論和實際檔案工作相結合，努力解決個人價值觀問題，為檔案事業發展奠定堅實的思想和理論基礎。

（二）具有較高的職業道德素質。檔案專業人員必須具備良好的職業道德，牢固樹立用戶至上，提高服務質量的目的，提供優質服務。人員應尊重檔案文件，尊重歷史，堅持真實的文件；必須要有嚴格的保密觀念，確保檔案安全。

（三）應具備較高的專業素質。必須有扎實的理論基礎，掌握檔案工作的方法和規律，在熟練的掌握檔案工作的基礎上，熟悉、豐富計算機知識，將檔案從傳統的手工轉移到現代化電子管理工作上。

（四）要有創新意識。創新是工作推進的直接動力，知識經濟的到來，必須學和創新一起，需要創造性學習，善于發現新事物，要研究新問題和新方法。要抓住機遇，解放思想，開拓性的工作，以新思路和新的策略來解決問題，力爭檔案管理工作提高到一個新水平。

六、結語

因此，企業要注重檔案管理人才培養，制定企業檔案管理的發展規劃，將培訓加入到考核相關人員工作中，促進檔案管理人員接受培訓的積極性；加大對檔案管理人員的考核力度，提高獎勵力度，對于檔案管理人員在工作中的突出表現予以獎勵。