淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設

文／國家新聞出版廣電總局五八二臺 楊卉 劉敏

一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢

檔案是國家機關、社會組織和個人在社會活動中形成的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，檔案管理工作在事業(yè)單位的日常管理工作中占據著十分重要的位置。而檔案電子化管理，就是用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，以供人們利用的過程。可以說，事業(yè)單位檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢主要體現在以下四個方面。

首先，提高了檔案管理工作的效率。電腦不僅具有快捷、高效的特點，同時它還有儲存音頻、視頻、圖像等多種儲存功能。檔案電子化管理用電腦代替了傳統(tǒng)的人力勞動，將傳統(tǒng)的紙質檔案通過信息化形式向社會提供信息的服務，不僅大大減輕了相關工作人員的工作量，還提高了信息的集中性，綜合各類相關信息集一體，避免信息查詢時出現漏洞，有效提高了檔案管理工作的效率。

其次，降低了成本。檔案電子化管理方式可以進行一次性低成本的投入，并進行多次產出。這有效改善了以往檔案信息的采集、編制、以及出版成本花費較高的問題。此外，電子檔案的信息無需固定的物理位置，其復制、傳輸與調閱都較為方便。

再者，有利于遺漏文件的補漏增缺。在傳統(tǒng)的檔案管理中，如果遇到了檔案不齊或漏交歸檔時，必須要拆卷重做才能夠完成補漏增缺工作。而現代的檔案電子化管理便能夠有效、便捷的處理這一問題。它通過電子網絡處理系統(tǒng)，用微機按“件”進行整理歸檔，便可隨時對其進行有效的補漏增缺工作。在提升辦公效率的同時，還大大節(jié)省了人力物力，使得員工能有足夠的時間去提升自身的業(yè)務水平。

最后，有利于文檔的保密。在以往的檔案查閱中，由于所提供的是整卷的檔案資料，這不僅加大了查閱的難度，還給查閱者泄露了其他的檔案信息資料，這是不符合檔案管理的保密要求的。而檔案電子化管理，能夠為查閱者提供有針對性的單份的文件，這不僅有效提升了查閱的效率還保證了檔案信息數據的安全性。

二、我國事業(yè)單位目前電子檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案的安全性得不到保障。檔案的安全性對事業(yè)單位有著至關重要的影響作用，因此，檔案的安全性問題也成為我國事業(yè)單位目前電子檔案管理中最嚴重的問題之一。究其原因，主要由以下兩點原因造成的：其一，電子檔案管理人員對電子檔案的安全意識淡薄，未能認識到檔案信息保密工作的重要性，且電子檔案管理工作沒有特殊的工作區(qū)域，與其他部門工作人員混雜在一起不做工作分區(qū)。其二，相關硬件、軟件質量相對落后，且未能及時進行更新與維護。使得電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改，嚴重威脅到檔案的安全性。

（二）電子檔案管理不夠規(guī)范。當前，我國事業(yè)單位的部分檔案管理人員仍未能及時轉變思路，只知道紙質檔案保存的重要性，而未能認識到電子檔案保存的重要性。在日常的檔案管理工作中，將一些重要的檔案的物質載體，如光盤、U盤和移動硬盤隨意放置，未能進行妥善的保管。另外，在信息的備份工作上也欠缺規(guī)范性。在一些系統(tǒng)、數據、文檔的備份管理上，檔案管理人員往往不能明確哪些數據文檔需要備份，需要以何種介質備份，這很大程度上影響了事業(yè)單位檔案電子化建設的發(fā)展進程。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素質不高。首先，部分檔案管理人員對檔案管理的認識存在不足或偏差。提到檔案管理，不少單位單純的認為只是將檔案資料輸入到電腦中就完成了事業(yè)單位的電子信息化管理。甚至有些人知識水平及思想觀念具有局限性，未能積極主動的學習檔案電子信息管理的新技術與新理念。有的單位職員甚至是產生抵觸情緒，排斥對新技術、理念的學習與吸收。這種不充分的認識與滯后的思想觀念很大程度上阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理的電子化建設進程。

其次，較傳統(tǒng)紙質檔案管理來說，事業(yè)單位的電子檔案管理對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。它不僅需要其掌握一般的計算機操作水平，同時還要求其具備較高的知識層次和全面的技術素質。然而從目前情況來看，我國大部分事業(yè)單位的檔案管理部門都或多或少存在人才不足的問題，尤其是對于檔案、信息處理復合型人才就更為奇缺，這很大程度上阻礙了事業(yè)單位檔案管理電子化建設的發(fā)展。

三、電子檔案管理的建議

（一）保證電子檔案在利用中的安全。確保檔案信息的安全性是事業(yè)單位檔案管理工作任務的重中之重。要做好檔案的安全保護工作主要可以從以下兩個方面入手：其一，提高檔案管理人員的安全意識。由于電腦中的電子信息受硬件、斷電、病毒侵害等影響，具有一定的不穩(wěn)定性，而這將會給電子檔案的有效存檔及共享工作帶來嚴重威脅。因此，相關檔案管理人員，尤其是立卷人員，在檔案的存檔過程中，必須要具備足夠的安全意識，對相關辦公軟件進行及時的升級與修護，對電腦的硬件也進行定期的檢修，并養(yǎng)成及時保存信息的良好工作習慣，以最大限度的保障電子檔案信息數據的安全。

（二）完善相關法律法規(guī)。完善的法律法規(guī)與健全的制度是任何管理事物有效運行的重要依據與保障。建立健全電子檔案管理制度，并對其進行規(guī)范化、科學化的管理，能夠給電子檔案管理工作帶來有效指導，提高電子檔案管理工作的效率，從而使電子檔案管理走出無序管理狀態(tài)。具體而言，電子檔案管理規(guī)章制度要對電子檔案文件的制作、審核、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細的規(guī)定，同時，根據單位檔案和單位職能的特點進行完善補充。只有不斷完善電子檔案管理制度，才能使得在電子檔案管理出現問題時，有法可依。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質。檔案工作人員是檔案信息化建設的主體，其信息化觀念，信息化操作手段，對我國事業(yè)單位的檔案管理工作有著至關重要的影響。因此，提升檔案管理人員的綜合素質是有效促進檔案電子化建設的必要前提。其具體措施主要可以從以下兩個方面入手。首先，加大相關檔案管理人員的培訓力度，及時更新其管理理念，使其從根本上轉變傳統(tǒng)的檔案管理模式。另外，督促其加大對相關網絡知識和技術的學習力度，對復雜的信息數據進行分類和有效整合，以使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值，進而提高電子檔案工作的質量和效果。

四、結論

總而言之，事業(yè)單位檔案管理使用現代化的電子化管理手段是我國科學技術進步的必然需求，同時也是符合當前我國市場經濟發(fā)展趨勢的，對我國的社會主義事業(yè)的建設有著極其重要的現實意義。因此，只有做到保證電子檔案在利用中的安全、完善相關法律法規(guī)并努力提升檔案管理人員的綜合素質，才能使檔案管理電子化建設更符合我國發(fā)展的標準，進而提高事業(yè)單位檔案管理的現代化水平，實現事業(yè)單位檔案管理的科學發(fā)展。