淺談電子文檔對檔案工作的影響及對策

文／昌吉州農牧機械化技術推廣站　盛楊華

淺談電子文檔對檔案工作的影響及對策

文／昌吉州農牧機械化技術推廣站盛楊華

隨著信息技術的不斷發展，我國的檔案工作也受到了前所未有的挑戰，在檔案工作的過程中，電子文檔越來越多的運用于其中。本文主要就電子文檔對檔案工作的影響進行分析，并探討如何更好的將電子文檔運用于檔案工作。

檔案工作；電子檔案；電子文檔

一、前言

隨著網絡技術的發展及信息化時代的到來，傳統的檔案工作也受到了前所未有的挑戰。而電子文檔正是依托于網絡技術及計算機手段的一種新型的檔案管理方式，目前電子文檔在檔案工作的應用也越來越廣泛。本文主要就電子文檔對檔案工作的影響進行分析，并探討如何更好的將電子文檔運用于檔案工作，為以后電子文檔在檔案中的廣泛應用提供一點理論依據。

二、電子文檔的特點

以光盤、磁盤和計算機盤片等化學磁性材料為載體，人們工作生活中出現的文字檔案材料稱之為電子文檔。電子文檔包括電子圖紙、電子報表、電子信件、電子文書等等。與傳統的紙質文檔相比，電子文檔的特點有以下幾個方面：電子文檔的環境要求和保存條件與紙質檔案也有很大的差別，電子文檔要求的保存場地面積不大，但是對環境的防磁性、溫濕度等要求很高；通過計算機等現代辦公設備的輔助，電子文檔可以隨時隨地進行快速的處理和傳遞；與傳統的紙質文檔不同，電子文檔需要在不同的現代辦公設備輔助下才能夠進行閱讀；電子文檔不受距離、時間的影響，共享性高。

三、電子文檔對檔案工作的影響

隨著信息技術、網絡技術的不斷發展，電子文檔對檔案工作的影響也越來越大，主要表現在以下幾個方面：

（一）影響檔案管理的保存環境。電子文檔的環境要求和保存條件紙質檔案也有很大的差別，電子文檔要求的保存場地面積不大，但是對環境的防磁性、溫濕度等的要求很高，主要是因為保存電子文檔的載體材料比較特殊，因此其電子靜電、存放環境、磁性干擾、濕度、擠壓碰撞和溫度等均有比較高的要求。

（二）影響檔案管理的安全性。網絡、計算機是處理電子文檔的主要手段，但是網絡、計算機等很容易存在安全隱患，因此在處理電子文檔時要特別注意電子文檔的處理過程的完整和安全性。電子文檔由于其可以隨意復制、粘貼，因此其原始性、完整性以及保密性很容易受到影響。除此之外，很多電子文檔的傳輸需要網絡來進行傳播，因此電子文檔的網絡傳播安全性成為困擾檔案工作管理人員工作的主要問題，特別是黑客的攻擊、病毒的侵襲，如果受到黑客的攻擊、病毒的侵襲，用于電子文檔傳播的載體如計算機硬件設備等也可能受到損害。因此，將電子文檔應用于檔案工作時還要注意網絡安全性。

（三）影響檔案的管理方式。雖然當前電子檔案已經廣泛應用于檔案工作，但是并沒有完全覆蓋，很多地方的檔案管理工作還是根據傳統的檔案管理方式來實現的。因此，當前很多企業或者單位檔案的管理方式都是以傳統紙質管理和電子文檔管理相結合的管理方式。也就是說當前的檔案管理工作人員在管理檔案時，要做好紙質檔案管理到電子文檔檔案管理的過渡，以建立更安全、更快速的檔案管理方式。

四、在檔案工作中應用電子文檔的對策分析

（一）完善電子文檔的保存環境。從理論上來講，電子文檔是可以長期保存的。電子文檔對存放環境中電子靜電、存放環境、磁性干擾、濕度、擠壓碰撞和溫度等均有比較高的要求，因此在檔案工作中要加強這方面的建立，從而更有利于電子文檔的長久保存。除此之外，由于電子文檔的可刪除性，因此對于需要長期保存的電子文檔，應采取定期復制或將電子文件改為只讀性文件，從而避免信息的損失，使電子文檔能夠長期保存。

（二）加強網絡建設和技術支持。電子文檔的生成、輸出、保存、傳播等均需要依托計算機和網絡，因此加強網絡建設和技術支持是將電子文檔應用于檔案工作的重要前提。企業或單位除了要培養檔案工作人員，還應招聘一些網絡技術人員，防止黑客的攻擊、病毒的侵襲對檔案工作的影響，定期維護電子的電腦設備等。

（三）建立立體式的檔案管理方式。當前很多企業或者單位檔案的管理方式都是以傳統紙質管理和電子文檔管理相結合的管理方式，因此要建立一個立體式的檔案管理方式。立體式的檔案管理方式主要是指傳統紙質檔案管理、電子文檔管理、傳統紙質檔案與電子文檔管理聯合管理的檔案管理方式。立體式的檔案管理方式，有利于檔案管理工作人員在工作中選擇適宜的檔案管理方式對檔案進行管理。

五、結語

隨著信息技術的不斷發展，在檔案工作的過程中，電子文檔越來越多的運用于其中。隨著電子文檔的出現，檔案工作文檔的保存環境、檔案管理的安全性、檔案管理的管理方式均受到一定的影響。因此在檔案工作中應用電子文檔，就要加強網絡建設、完善電子文檔的保存條件、建立立體式的檔案管理方式，從而有利于檔案工作中電子文檔更長遠的保存。

[1]安春.電子文件對檔案工作的影響及對策[J].科技創業家,2013,11(02): 249-250.

[2]許巍.淺談電子文檔對檔案管理工作的影響[J].科技創新導報,2013 (12).