論計算機在檔案管理工作中的作用

文／襄州區道路運輸管理所　賀鵬程

論計算機在檔案管理工作中的作用

文／襄州區道路運輸管理所賀鵬程

隨著社會經濟和科學技術不斷發展，推動了檔案管理工作走向社會化，傳統檔案管理已經無法滿足現代社會發展需求，面對日益增加的工作量，計算機技術在檔案管理中的滲透，不僅減少了工作量，而且極大地提高了檔案管理工作效率和質量，為檔案管理工作開辟了一條新途徑。本文對計算機在檔案管理工作中的重要作用進行了闡述，并以此為研究基點，著重對計算機技術在檔案管理工作中的具體應用進行了分析與介紹，以期能夠進一步推動我國檔案管理工作效率與水平的提高。

計算機；檔案管理；作用

近年來，社會進步以及科技的發展，使計算機逐漸走進人們的生活中，并被廣泛推廣和普及，為人們的生活和工作帶來了更多便利，特別是在檔案管理工作中，具有十分重要的作用。

一、計算機在檔案管理中的重要作用

（一）工作效率高、速度快。計算機在檔案管理工作中的應用，能夠規范檔案管理信息數據，使用者可以通過計算機快速查找到自己需要的資料，突破傳統檔案管理手工編目和查詢慢等不足之處，能夠有效提高工作效率。另外，傳統手工編目容易出現錯誤，而計算機的應用；能夠解決這一問題，確保檔案信息的準確性與實時性，推動檔案事業發展。

（二）有利于實現資源共享。計算機與互聯網技術的相互融合，為檔案管理工作提供了支持，能夠實現異地管理，解決地域差距問題，打破時間和空間限制，為多個使用者提供幫助，實現資源共享以及統一管理，進而提高檔案總體服務水平。

（三）有助于保護檔案信息。傳統檔案是紙質檔案，紙質檔案不易保管、且易臟、易毀，增加了檔案管理工作的難度，不僅管理成本大，且效果不明顯。相比較而言，計算機在檔案管理工作中的應用，使工作人員能夠直接在計算機上查詢信息資料，而且能夠通過終端權限瀏覽非涉密級檔案以及涉密檔案，不僅避免了外界因素對檔案的影響，還能夠有效保護檔案，發揮保護作用以及物理隔離，逐漸成為未來檔案管理工作發展的重要趨勢。

（四）有助于節約空間，增加儲備量。計算機對檔案信息的管理，主要采取光盤、微縮膠盤以及磁盤等形式對信息進行儲存，這些形式都具有儲存量大、記錄速度快等優勢，能夠滿足檔案管理工作的需求，并且，在管理方式和方法上，與紙質檔案管理方式互通，能夠節約實際空間，避免占用過多庫房，降低成本費用，為構建檔案管理體系奠定了技術基礎。另外，光盤作為季度檔案的重要載體，能夠確保檔案圖像的真實性，實現檔案全文儲存，在使用者進行查詢過程中，能夠有效避免人們直接接觸檔案原件，對檔案造成的損壞，延長檔案使用壽命，減少管理成本，為傳統檔案管理開辟了一條新道路，從而實現檔案管理現代化目標。

（五）有助于優化資源配置。傳統檔案管理工作主要是通過人工對檔案信息管理進行收集、整理等工作，需要消耗大量人力、物力，增加了檔案管理成本，且工作效率并不高，工作成果也不明顯，與快速發展的現代社會需求相背離，通過計算機在檔案管理工作中的運用，在提高檔案信息儲存量的同時，還增加了信息使用頻率，推動檔案信息轉化為實際生產力，優化資源配置，為實現節約型社會發展目標作出貢獻，是堅持科學發展以及可持續發展原則的重要體現。

二、計算機在檔案管理工作中的應用

（一）明確案卷概念。傳統案卷文件存在組合體和報關單位雙重屬性，但是，這種方式已經無法適應計算機時代發展需求，計算機能夠存儲大量電子案卷，且案卷也會存在于不同的保管單位。因此，在進行計算機檔案管理過程中，需要建立全面、科學以及嚴謹的全宗檔案分類方案，并將其作為案卷分類的主要依據，為計算機檔案管理工作的推廣和普及奠定基礎，從而提高工作效率和質量，確保檔案信息的真實性和有效性，促進檔案管理工作更上一層樓。

（二）增強檔案管理意識。在社會發展新形勢下，人們生活在計算機網絡時代，檔案管理工作不僅要重視技術方面內容，還需要增強檔案工作人員現代管理意識，轉變工作人員傳統觀念，建立以電子檔案為基礎的管理模式，積極推行計算機技術，另外，加強對檔案的規劃，結合自身實際情況，制定一套適合自身發展目標的管理制度，規范計算機檔案管理工作十分重要，特別是在人力、物力等具體細節上的設計，確保檔案管理工作有序進行。

（三）完善網絡信息管理體系。計算機檔案管理的推廣和普及，需要加強計算機控制和管理，深入研究自身檔案管理實際情況，并配備統一的計算機硬件和軟件系統，通過與現代通信技術有機結合，開發智能和網絡檢索方式，推動檢索方式走向現代化，實現文檔一體化建設目標，從而提高工作效率和質量，促進檔案管理全面發展。

三、結論

綜上所述，計算機技術的發展在檔案管理工作中具有十分重要的地位和作用。因此，我國相關部門要認識到計算機應用的重要性，加大資金投入力度，推廣和普及計算機技術在檔案管理工作中的應用，提高檔案管理工作效率，從而推動我國檔案事業可持續、健康發展。